Stammdaten wiederverwenden: Objektdaten in neue Protokolle übernehmen
Hausverwaltungen betreuen Dutzende Objekte mit regelmäßigen Mieterwechseln. Für jede Übergabe Adresse, Räume und Ausstattung neu einzugeben, kostet unnötig Zeit. Diese Anleitung zeigt, wie Sie Objektstammdaten einmal als Objektvorlage hinterlegen und bei jedem Mieterwechsel in das neue Protokoll übernehmen.
Was Sie lernen
Die wichtigsten Schritte zur Nutzung von Stammdaten.
Objekt anlegen
Neues Objekt mit Adresse und Objektart erstellen.
Räume definieren
Alle Räume des Objekts einmalig hinterlegen.
Protokoll aus Objekt starten
Stammdaten werden automatisch übernommen.
Stammdaten aktualisieren
Objektdaten jederzeit anpassen.
Wann ist diese Funktion relevant?
Sobald Sie ein Objekt mehr als einmal übergeben, ob bei regelmäßigen Mieterwechseln oder bei der Verwaltung eines ganzen Bestands. Stammdaten reduzieren den Aufwand pro Übergabe auf das Wesentliche: die Erfassung des aktuellen Zustands.
Stammdaten sparen Arbeit in jeder weiteren Übergabe
Je öfter Sie dieselbe Immobilie übergeben, desto wichtiger werden verlässliche Stammdaten. Sie halten Objekt, Räume und wiederkehrende Details sauber zusammen und machen aus einer neuen Übergabe keinen erneuten Start bei null.
1 Neues Objekt anlegen
Öffnen Sie in der Seitenleiste „Objekte“ und klicken Sie auf „Objekt erstellen“. Vergeben Sie einen Namen und geben Sie die Adresse ein, also Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Stadt. Wählen Sie die Objektart (z. B. Wohnung, Einfamilienhaus, Mehrfamilienhaus, Gewerbeimmobilie oder Garage) und ergänzen Sie je nach Objektart Angaben wie Etage oder Wohnungsnummer. Bei einem Mehrfamilienhaus legen Sie die einzelnen Wohnungen als Unterobjekte an.
2 Räume und Bereiche definieren
Nach dem Anlegen des Objekts legen Sie die Räume und Bereiche fest. Fügen Sie jeden Raum hinzu, der bei einer Übergabe geprüft wird: Wohnzimmer, Schlafzimmer, Küche, Bad, Flur, Balkon oder Keller. Diese Raumliste dient jedem künftigen Protokoll aus diesem Objekt als Vorlage.
Neben Wohn- und Nutzflächen hinterlegen Sie am Objekt auch Personen (z. B. Eigentümer, Mieter, Hausverwaltung), Zähler, Schlüssel, Notizen und Dokumente wie Energieausweis oder Grundriss. So liegen alle Informationen zentral an einem Ort.
3 Neues Protokoll aus dem Objekt starten
Wenn der nächste Mieterwechsel ansteht, öffnen Sie das Objekt und klicken auf „Neues Protokoll erstellen“ (in der Objektliste: „Protokoll erstellen“). Im Dialog „Protokoll vorbereiten“ wählen Sie Anlass, Einzug oder Auszug, das Datum und die beteiligten Personen aus dem Objekt. Domudox übernimmt Adresse, Räume, Zähler, Schlüssel und Notizen in das neue Protokoll. Sie ergänzen nur noch den aktuellen Zustand, Fotos und Zählerstände. Mehr zum Ablauf finden Sie in der Anleitung zum Protokoll erstellen.
4 Stammdaten bei Bedarf aktualisieren
Änderungen am Objekt pflegen Sie direkt in der Objektvorlage, etwa nach einer Renovierung, die aus einem großen Raum zwei kleinere macht. Alle künftigen Protokolle verwenden dann die aktualisierte Raumstruktur. Bestehende Protokolle bleiben davon unberührt.
Im Abschnitt „Protokolle“ der Objektansicht sehen Sie alle Protokolle, die aus diesem Objekt erstellt wurden, mit Status und PDF-Download. So haben Sie vergangene Übergaben im Blick.
Häufige Fragen
Welche Stammdaten sollte ich zuerst anlegen?
Am wichtigsten sind Adresse, Objektart und Raumstruktur. Danach ergänzen Sie Zähler, Schlüssel, Personen und wiederkehrende Notizen.
Kann ich Stammdaten nachträglich ändern?
Ja. Wenn sich ein Objekt ändert, zum Beispiel durch Umbauten oder eine neue Raumaufteilung, können Sie die Stammdaten jederzeit aktualisieren.
Werden ältere Protokolle durch Änderungen überschrieben?
Nein. Änderungen an der Objektvorlage gelten nur für künftige Protokolle. Bereits angelegte und abgeschlossene Protokolle bleiben unverändert.
Tipp: Legen Sie Ihre Objekte an, bevor der nächste Mieterwechsel ansteht. Dann heißt es vor Ort nur noch: Objekt auswählen, Protokoll starten, Zustand erfassen. Wie viele Objekte Sie anlegen können, hängt vom Tarif ab (Starter: 3, Pro: 10, erweiterbar auf 30).