Strukturiertes Protokoll in der App
Raumweise Erfassung von Zustand, Mängeln, Schlüsselanzahl und Sondervereinbarungen. Kein Feld wird übersehen, weil der Ablauf fest vorgegeben ist.
Anleitung: Protokoll erstellen →Für Hausverwaltungen
Digitales Übergabeprotokoll für Hausverwaltungen
Hausverwaltungen betreuen oft viele Einheiten gleichzeitig. Jede Wohnungsübergabe kostet Zeit, verursacht Papierberge und birgt das Risiko, dass später eine Lücke in der Dokumentation fehlt. Mit Domudox läuft der gesamte Ablauf digital, von der Begehung bis zum archivierten PDF.
Alle Mitarbeitenden arbeiten mit demselben Ablauf, Fotos werden raumweise gespeichert, Zählerstände direkt erfasst und beide Parteien unterschreiben digital vor Ort. Das Ergebnis ist ein vollständiges Protokoll ohne Nacharbeit am Schreibtisch.
Was Übergaben auf Papier wirklich kosten
Ein Papierprotokoll ist mit dem Rundgang nicht fertig. Fotos müssen sortiert und zugeordnet, handschriftliche Notizen abgetippt, das Dokument formatiert, ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt und irgendwo abgelegt werden. Bei mehreren Übergaben pro Woche summiert sich diese Nacharbeit spürbar. Diese Zeit fehlt bei der Betreuung der Mieter oder die Bearbeitung von Mängeln fließt.
Der größere Kostenfaktor ist aber das Streitrisiko. Fehlt beim Auszugsprotokoll ein Foto eines Wandschadens oder ist ein Zählerstand unleserlich notiert, lässt sich der Schaden später oft nicht mehr eindeutig der richtigen Mietpartei zuordnen. Landet ein Kautionsstreit vor dem Amtsgericht, entstehen schnell Anwalts- und Gerichtskosten, die eine vollständige Dokumentation von vornherein vermieden hätte. Mehr dazu im Ratgeber zur Kautionsrückgabe.
Sobald mehrere Mitarbeitende Übergaben durchführen, kommt ein weiteres Problem hinzu: unterschiedliche Dokumentationsqualität. Der eine hält Mängel detailliert fest, der andere notiert nur Stichworte. Bei einem späteren Schaden ist dann nicht die Rechtslage das Problem, sondern die eigene Dokumentation. Ein einheitliches digitales Formular löst das, weil jede Übergabe demselben Schema folgt, unabhängig davon, wer den Termin durchführt. Fotos landen außerdem direkt im Protokoll statt in einem separaten Ordner, und alte Protokolle zentral abrufbar sind statt im Aktenschrank zu liegen.
Dazu kommen Datenschutz nach DSGVO, Aufbewahrungsfristen und die Frage der Signaturen. Wer Mieterunterschriften auf Papier einholt und Protokolle im Aktenordner lagert, kann die Einhaltung dieser Pflichten schlechter nachweisen. Auf der Seite Übergabeprotokoll und DSGVO ist erklärt, was digitale Lösungen hier besser können.
Umrechnen lässt sich das leicht. Ein Auszugsprotokoll mit sechs Räumen kostet im Papierprozess inklusive Tippen, Scannen, Ablage und Wiedervorlage 45 bis 60 Minuten Arbeitszeit. Bei 40 Übergaben im Jahr sind das über 35 Stunden, und zwar bevor der erste Kautionsstreit überhaupt angefangen hat.
Die Domudox-Lösung im Überblick
Sechs Kernfunktionen, die Hausverwaltungen täglich Zeit sparen und rechtliche Sicherheit geben.
Fotodokumentation raumweise
Fotos direkt in der App aufnehmen oder hochladen, raumweise zuordnen und mit Kommentaren versehen. Im PDF erscheinen sie automatisch an der richtigen Stelle.
Anleitung: Fotodokumentation →Digitale Unterschrift vor Ort
Mieter und Vermieter unterzeichnen das Protokoll direkt auf dem Tablet oder Smartphone. Drucken, Scannen und das Nachtelefonieren fehlender Unterschriften entfallen.
Anleitung: Digitale Unterschriften →Automatisches PDF mit Versand
Nach Abschluss wird das Protokoll automatisch als vollständiges PDF erzeugt, mit allen Fotos, Unterschriften und Zählerständen. Direkt per E-Mail an alle Beteiligten versendbar.
Anleitung: PDF-Generierung →Stammdaten wiederverwenden
Objekte einmalig anlegen, Grunddaten hinterlegen und bei jeder neuen Übergabe wiederverwenden. Für Hausverwaltungen mit vielen Einheiten spart das erhebliche Vorbereitungszeit.
Anleitung: Stammdaten →Ein- und Auszüge im Vergleich
Einzugs- und Auszugsprotokolle derselben Einheit lassen sich direkt gegenüberstellen. So ist auf einen Blick erkennbar, welche Veränderungen im Verlauf der Mietzeit entstanden sind.
Anleitung: Ein- und Auszüge →
Das fertige Protokoll: sofort, vollständig, archivierbar
Das automatisch generierte PDF enthält alle erfassten Daten in einer sauberen, professionellen Darstellung: Raumliste mit Zustandsbeschreibungen, alle Fotos mit Raum- und Kommentarzuordnung, Zählerstände mit Datum, Schlüsselprotokoll und die Unterschriften beider Parteien mit Zeitstempel.
Dieses Dokument ist sofort versendbar und lässt sich dauerhaft archivieren. Die Hausverwaltung behält eine Kopie, der Mieter erhält seine Version per E-Mail, und zwar bevor er das Gebäude verlassen hat. Das schafft Transparenz und verhindert später entstehende Unklarheiten über den vereinbarten Übergabezustand.
Wie das PDF genau aufgebaut ist und was es enthält, erklärt die Anleitung zur PDF-Generierung. Wer das Protokoll mit Kollegen teilen möchte, findet in der Anleitung zum Protokoll teilen alle Optionen.
Für jedes Objekt speichert Domudox außerdem den vollständigen Protokollverlauf. Alte Dokumentationen sind damit sofort gefunden und nicht erst nach langem Suchen im Aktenordner. Das gilt auch dann, wenn seit der letzten Übergabe schon Jahre vergangen sind oder der zuständige Betreuer gewechselt hat.
Für welche Hausverwaltungen eignet sich Domudox?
Ob Eigentümerin mit ein paar Wohnungen oder Verwaltung mit einem großen Portfolio: Der Ablauf bei der einzelnen Übergabe ist derselbe. Wer nur gelegentlich übergibt, profitiert vor allem vom einfachen, kostenlosen Einstieg ohne Setup-Aufwand. Wer mit mehreren Mitarbeitenden arbeitet, gewinnt zusätzlich durch einheitliche Vorlagen, zentral hinterlegte Stammdaten und ein Archiv, auf das das ganze Team zugreifen kann.
Je größer das Portfolio, desto mehr zählt, dass alle Beteiligten nach demselben Standard dokumentieren. Das reduziert interne Rückfragen und schafft eine lückenlose Historie je Einheit. Für die einzelnen Objekttypen gibt es eigene Vorlagen und Abläufe: Garagen und Stellplätze, Keller und Lagerräume, Mietshäuser mit mehreren Einheiten, Gewerbe und Facility Management sowie Verkauf und Eigentumswohnungen.
So starten Sie in 3 Schritten
Von der Registrierung bis zum ersten fertigen Protokoll ist es nur ein kurzer Weg.
1
Objekte anlegen
Hinterlegen Sie Ihre Verwaltungsobjekte einmalig mit Adresse, Einheitenanzahl und Grunddaten. Diese Stammdaten stehen bei jeder folgenden Übergabe sofort zur Verfügung und müssen nie doppelt eingegeben werden.
Anleitung: Stammdaten wiederverwenden →2
Erste Übergabe erstellen
Starten Sie direkt beim Termin. Wählen Sie das Objekt aus, erfassen Sie raumweise Zustand, Fotos und Zählerstände und lassen Sie beide Parteien am Ende digital unterschreiben. Das PDF wird automatisch erstellt.
Anleitung: Protokoll erstellen →3
Team einbinden
Fügen Sie weitere Mitarbeitende hinzu, die sofort mit demselben Prozess und denselben Objektvorlagen arbeiten. Einzüge und Auszüge werden zentral gespeichert und sind für alle Teammitglieder abrufbar.
Anleitung: Ein- und Auszüge →Fotodokumentation: der entscheidende Beweis im Streitfall
Fotos sind das wichtigste Beweismittel bei Kautionsstreitigkeiten. Doch nicht jedes Foto ist vor Gericht belastbar. Entscheidend ist, dass Aufnahmen eindeutig einem Raum und einem Zeitpunkt zugeordnet sind, im Protokoll erscheinen und von beiden Parteien durch ihre Unterschrift bestätigt wurden.
In Domudox werden Fotos direkt beim Erfassen einem Raum zugewiesen. Im fertigen PDF erscheint jedes Bild an der richtigen Stelle, mit Raumbeschriftung und optionalem Kommentar. Das schafft eine Dokumentationskette, die im Streitfall schlüssig und nachvollziehbar ist. Mehr dazu auf der Seite zur Fotodokumentation bei der Wohnungsübergabe.
Für Hausverwaltungen, die mehrere Einheiten in einem Haus betreuen, lassen sich Übergaben außerdem als Vorlage duplizieren, sodass die Raumstruktur nicht bei jeder neuen Wohnung neu angelegt werden muss.
Häufige Fragen von Hausverwaltungen
Welchen Plan braucht eine Hausverwaltung?
Den Starter-Plan kann eine Verwaltung zum Testen nutzen, er ist auf 3 Protokolle und 3 Objektvorlagen im Monat begrenzt, bei mehr als zwei Übergaben pro Monat also schnell zu eng. Ab Pro für 5 € im Monat entfällt das Limit: unbegrenzte Protokolle, 50 Objektvorlagen, eigenes Logo im PDF und drei Nutzer. Für Teams, die mehr als 50 Objekte oder mehr als drei Mitarbeitende abdecken, ist Verwaltung ab 15 € im Monat vorgesehen, mit unbegrenzten Nutzern, bis zu 1 500 Objekten und Prioritäts-Support. Details auf der Preisseite.
Was kostet die Nutzung von Domudox für Hausverwaltungen?
Der Einstieg ist kostenlos und ohne Kreditkarte. Für den professionellen Einsatz mit mehreren Mitarbeitenden und unbegrenzten Protokollen gibt es monatliche Tarife, die sich an der Teamgröße orientieren. Die genauen Pakete mit Preisen und enthaltenen Leistungen finden Sie auf der Preisseite. Für größere Verwaltungen mit über 50 Nutzern empfehlen wir ein direktes Gespräch über ein maßgeschneidertes Angebot.
Wie lange dauert es bis zur ersten fertigen Übergabe?
Nach der Registrierung legen Sie das erste Objekt an und können direkt eine Übergabe starten. Wie lange das vollständige Protokoll mit Fotos, Zählerständen und Unterschriften dauert, hängt vom Umfang der Wohnung ab. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung führt durch den gesamten Ablauf.
Können mehrere Mitarbeitende gleichzeitig an verschiedenen Übergaben arbeiten?
Ja. Mehrere Teammitglieder können gleichzeitig und unabhängig voneinander an unterschiedlichen Protokollen arbeiten. Alle Übergaben sind zentral gespeichert und für berechtigte Nutzer im Team jederzeit abrufbar. Das ist besonders für Hausverwaltungen relevant, die an einem Tag mehrere Übergaben parallel in verschiedenen Objekten durchführen.
Ist die digitale Unterschrift im Übergabeprotokoll rechtsgültig?
Die in Domudox verwendete einfache elektronische Signatur ist für Übergabeprotokolle anerkannt und in der Praxis vor Gericht belastbar, da sie mit einem Zeitstempel und dem Kontext des unterzeichneten Dokuments verknüpft ist. Für die Bestätigung eines Übergabezustands ist diese Signaturart ausreichend und in Deutschland üblich. Mehr dazu auf der Seite Digitale Unterschriften für Übergabeprotokolle.
Wie werden die Daten gesichert und gespeichert?
Alle Protokolldaten, Fotos und Dokumente werden verschlüsselt auf Servern in Deutschland gespeichert und verarbeitet. Domudox erfüllt die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Es gibt regelmäßige automatische Backups, und Daten können auf Anfrage exportiert oder gelöscht werden. Die vollständigen Informationen zur Datenverarbeitung sind auf der Seite Übergabeprotokoll und DSGVO zusammengefasst.
Gibt es eine Begrenzung bei der Anzahl der Objekte oder Protokolle?
Nein. Sie können beliebig viele Objekte anlegen, und jedes Objekt kann unbegrenzt viele Protokolle enthalten. Im Verwaltung-Plan arbeiten bis zu 20 Benutzer zusammen; im Enterprise-Plan gibt es unbegrenzt viele Betreuer-Zugänge, damit auch sehr große Portfolios mit demselben System abgedeckt werden.
Weiterführende Seiten für Hausverwaltungen
Anleitung
Protokoll erstellen
Schritt für Schritt vom leeren Formular zum fertigen Protokoll.
Anleitung
Fotodokumentation
Fotos raumweise zuordnen und im Protokoll sichern.
Anleitung
Digitale Unterschriften
Beide Parteien direkt auf dem Gerät unterzeichnen lassen.
Anwendungsfall
Immobilienverwaltung
Wie professionelle Verwaltungen Domudox im Alltag einsetzen.
Anwendungsfall
Facility Management
Übergaben und Abnahmen in größeren Liegenschaften.
Anwendungsfall
Eigentumswohnungen
Besonderheiten bei Verwaltungen mit WEG-Mandaten.
Ratgeber
Schäden dokumentieren
Was bei der Schadendokumentation rechtlich zählt.
Ratgeber
Kautionsrückgabe
Fristen, Abzüge und häufige Streitpunkte rund um die Kaution.
Ratgeber
Streit vermeiden
Wie vollständige Protokolle Konflikte vor Gericht verhindern.
Weitere Seite
Digitales Übergabeprotokoll
Der vollständige Überblick über digitale Protokolllösungen.
Weitere Seite
Zählerstände dokumentieren
Strom, Wasser, Gas: Zählerstände sicher erfassen und speichern.
Weitere Seite
Fotodokumentation Übergabe
Warum Fotos im Protokoll über Kautionsstreitigkeiten entscheiden.
Jetzt professionell übergeben, kostenlos starten
Kein Papier, keine Nacharbeit im Büro. Domudox ist im Browser eingerichtet und ab der ersten Übergabe im Einsatz.
Zur Nutzung braucht es weder eine Installation noch eine Kreditkarte, und es gibt keine Mindestlaufzeit. Der kostenlose Einstieg gilt ohne zeitliche Begrenzung.
Preise & Einstieg
Starten Sie kostenlos und testen Sie alle Funktionen direkt im Einsatz. Für größere Teams stehen erweiterte Pläne zur Verfügung.
Sie können sofort starten und erste Übergaben digital erfassen.
Der Einstieg ist kostenlos und ohne Verpflichtung.
Erweitern Sie Ihren Plan, sobald Sie mehr Funktionen benötigen.
Digitale Übergabe
Die Übergabe in der App statt auf Papier
Die zentralen Schritte sind immer gleich: Räume erfassen, Fotos zuordnen, Unterschriften sichern und das PDF versenden. Darum nutzen wir hier sichtbare Übergabe-Screens statt generischer Bilder.
Preise
Transparente Preise ohne versteckte Kosten
Starten Sie kostenlos und upgraden Sie, wenn Sie mehr brauchen. Monatlich kündbar.
Starter
Für erste Schritte und private Vermieter
0 € Kostenlos
Kostenlos starten
Keine Kreditkarte erforderlich
Protokolle & Objekte
- Protokolle / Monat3
- Objekte3Legen Sie Ihre Objekte einmal an, mit Räumen, Zählern, Schlüsseln und Stammdaten. Bei jeder neuen Übergabe sind alle Daten sofort verfügbar.
- FotodokumentationFotos direkt bei der Übergabe aufnehmen und dem Protokoll zuordnen, für lückenlose Beweissicherung.
- Mobile NutzungProtokolle direkt vor Ort am Smartphone oder Tablet erstellen, kein Büro notwendig.
- Basis-PDFAutomatisch generiertes PDF-Protokoll mit allen erfassten Daten, direkt nach Abschluss verfügbar.
- Verlaufsansicht
- 100 MB SpeicherplatzProtokolle und Fotos werden bis zu 100 MB gespeichert.
Branding & Ausgabe
- Eigenes PDF-Branding
- Wohnungsgeberbestätigung
Team & Nutzer
- Teamfunktionen
Beliebt
Pro
Für regelmäßige Übergaben mit eigenem Branding
5,00 € / Monat
zzgl. MwSt.
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Monatlich kündbar · zzgl. MwSt.
Protokolle & Objekte
- Protokolle / MonatAnzahl der Übergabeprotokolle pro Monat. Anpassbar von 10 bis 15.10
- ObjekteLegen Sie Ihre Objekte einmal an, mit Räumen, Zählern, Schlüsseln und Stammdaten. Bei jeder neuen Übergabe sind alle Daten sofort verfügbar. Anpassbar von 10 bis 30.10
- FotodokumentationFotos direkt bei der Übergabe aufnehmen und dem Protokoll zuordnen.
- Mobile NutzungProtokolle direkt vor Ort am Smartphone oder Tablet erstellen.
- Basis-PDFAutomatisch generiertes PDF-Protokoll mit allen erfassten Daten.
- VerlaufsansichtAlle Protokolle eines Objekts chronologisch. Einzug, Auszug. Sofort sehen was wann dokumentiert wurde.
- Unbegrenzter SpeicherplatzAlle Protokolle und Fotos werden dauerhaft gespeichert, ohne Speicherlimit.
Branding & Ausgabe
- Eigenes PDF-BrandingLogo und Firmenfarben im PDF-Protokoll.
- WohnungsgeberbestätigungBeim Einzug automatisch generieren, alle Daten aus dem Protokoll werden direkt übernommen. Gesetzlich vorgeschrieben nach §19 BMG.
Team & Nutzer
- Teamfunktionen
Verwaltung
Unbegrenzte Übergaben. Ihr Team. Ihr Logo.
15,00 € / Monat
zzgl. MwSt.
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Monatlich kündbar · zzgl. MwSt.
Protokolle & Objekte
- Protokolle / MonatUnbegrenztUnbegrenzte Protokollerstellung pro Monat.
- ObjekteLegen Sie Ihre Objekte einmal an, mit Räumen, Zählern, Schlüsseln und Stammdaten. Bei jeder neuen Übergabe sind alle Daten sofort verfügbar. Anpassbar von 50 bis 1500.50
- FotodokumentationFotos direkt bei der Übergabe aufnehmen und dem Protokoll zuordnen.
- Mobile NutzungProtokolle direkt vor Ort am Smartphone oder Tablet erstellen.
- Basis-PDFAutomatisch generiertes PDF-Protokoll mit allen erfassten Daten.
- VerlaufsansichtAlle Protokolle eines Objekts chronologisch. Einzug, Auszug, Begehung. Sofort sehen was wann dokumentiert wurde.
- Unbegrenzter SpeicherplatzAlle Protokolle und Fotos werden dauerhaft gespeichert, ohne Speicherlimit.
Branding & Ausgabe
- Eigenes PDF-BrandingLogo und Firmenfarben im PDF-Protokoll.
- WohnungsgeberbestätigungBeim Einzug automatisch generieren, alle Daten aus dem Protokoll werden direkt übernommen. Gesetzlich vorgeschrieben nach §19 BMG.
Team & Nutzer
- TeamfunktionenMehrere Mitarbeiter arbeiten gemeinsam an Protokollen.
- NutzerAnzahl der Teammitglieder. Weitere Nutzer hinzubuchbar.1
Enterprise
Für große Bestände, Verwaltungsunternehmen und individuelle Anforderungen.
Auf Anfrage Individuelles Angebot
Jahresvertrag möglich · zzgl. MwSt.
Unbegrenzte Nutzer Beliebig viele Teammitglieder möglich
Alle Verwaltung Funktionen inklusive
Großer Immobilienbestand Tausende Objekte ohne Limit
Alle Preise zzgl. gesetzlicher MwSt. · Monatlich kündbar · Zahlungsbedingungen
Domudox in der Praxis
Die wichtigsten Arbeitsschritte direkt in der App
Die meisten Seiten auf dieser Website führen letztlich auf denselben Ablauf: Protokoll starten, Fotos zuordnen, Unterschriften holen und das PDF versenden. In Domudox passiert das in einer einzigen Sitzung, ohne Werkzeugwechsel.
