Strukturiertes Protokoll in der App
Raumweise Erfassung von Zustand, Mängeln, Schlüsselanzahl und Sondervereinbarungen. Kein Feld wird übersehen, weil der Ablauf fest vorgegeben ist.
Anleitung: Protokoll erstellen →Für Hausverwaltungen
Digitales Übergabeprotokoll für Hausverwaltungen — die Gesamtlösung
Hausverwaltungen betreuen Dutzende, manchmal Hunderte von Einheiten gleichzeitig. Jede Wohnungsübergabe kostet Zeit, verursacht Papierberge und birgt das Risiko von Lücken in der Dokumentation, die später teuer werden können. Domudox schließt diese Lücke mit einem vollständig digitalen Ablauf, der vom ersten Begehungsschritt bis zum archivierten PDF reicht.
Alle Mitarbeitenden arbeiten mit demselben strukturierten Prozess, Fotos werden raumweise gespeichert, Zählerstände direkt erfasst und beide Parteien unterschreiben digital vor Ort. Das Ergebnis: ein rechtssicheres Protokoll in wenigen Minuten, ohne Nacharbeit am Schreibtisch und ohne Risiko bei späteren Streitigkeiten.
Das Problem: Warum Übergaben im Papier-Zeitalter teuer sind
Eine typische Wohnungsübergabe mit Papierprotokoll kostet eine erfahrene Hausverwalterin im Schnitt 45 Minuten reine Nacharbeit — Fotos sortieren, Notizen eintippen, Protokoll formatieren, ausdrucken, unterschreiben lassen, einscannen, archivieren. Bei zehn Übergaben im Monat summiert sich das auf über sieben Arbeitsstunden, die nicht in die Betreuung der Mieter, die Bearbeitung von Mängeln oder die Verwaltung der Objekte fließen.
Doch der größte Kostenfaktor ist nicht die Zeit, sondern das Streitrisiko. Fehlt beim Auszugsprotokoll ein Foto eines Wandschadens oder ist ein Zählerstand unleserlich notiert, kann die Hausverwaltung den Schaden möglicherweise nicht der richtigen Mietpartei zuordnen. Ein einziger ungelöster Kautionsstreit, der vor dem Amtsgericht landet, kostet leicht zwischen 800 und 2.500 Euro an Anwalts- und Gerichtskosten — plus interner Bearbeitungszeit. Mehr dazu im Ratgeber zur Kautionsrückgabe.
Ein weiteres strukturelles Problem: Sobald mehrere Mitarbeitende Übergaben durchführen, entstehen unterschiedliche Dokumentationsqualitäten. Der eine hält Mängel detailliert fest, der andere notiert nur Stichworte. Bei einem späteren Schaden ist dann nicht die Rechtslage unklar, sondern die interne Dokumentation. Einheitliche digitale Formulare lösen dieses Problem grundlegend — jede Übergabe folgt demselben Schema, unabhängig davon, wer den Termin durchführt.
Hinzu kommen Compliance-Anforderungen: Datenschutz nach DSGVO, Aufbewahrungsfristen und rechtssichere Signaturen. Wer Mieterunterschriften noch auf Papier einholt und Protokolle im Aktenordner lagert, geht unnötige Risiken ein. Auf der Seite Übergabeprotokoll und DSGVO ist erklärt, was digitale Lösungen hier besser können.
Die Domudox-Lösung im Überblick
Sechs Kernfunktionen, die Hausverwaltungen täglich Zeit sparen und rechtliche Sicherheit geben.
Fotodokumentation raumweise
Fotos direkt in der App aufnehmen oder hochladen, raumweise zuordnen und mit Kommentaren versehen. Im PDF erscheinen sie automatisch an der richtigen Stelle.
Anleitung: Fotodokumentation →Digitale Unterschrift vor Ort
Mieter und Vermieter unterzeichnen das Protokoll direkt auf dem Tablet oder Smartphone. Kein Drucken, kein Scannen, keine fehlenden Unterschriften im Nachhinein.
Anleitung: Digitale Unterschriften →Automatisches PDF mit Versand
Nach Abschluss wird das Protokoll automatisch als vollständiges PDF erzeugt — mit allen Fotos, Unterschriften und Zählerständen. Direkt per E-Mail an alle Beteiligten versendbar.
Anleitung: PDF-Generierung →Stammdaten wiederverwenden
Objekte einmalig anlegen, Grunddaten hinterlegen und bei jeder neuen Übergabe wiederverwenden. Für Hausverwaltungen mit vielen Einheiten spart das erhebliche Vorbereitungszeit.
Anleitung: Stammdaten →Ein- und Auszüge im Vergleich
Einzugs- und Auszugsprotokolle derselben Einheit lassen sich direkt gegenüberstellen. So ist auf einen Blick erkennbar, welche Veränderungen im Verlauf der Mietzeit entstanden sind.
Anleitung: Ein- und Auszüge →
Das fertige Protokoll: sofort, vollständig, archivierbar
Das automatisch generierte PDF enthält alle erfassten Daten in einer sauberen, professionellen Darstellung: Raumliste mit Zustandsbeschreibungen, alle Fotos mit Raum- und Kommentarzuordnung, Zählerstände mit Datum, Schlüsselprotokoll und die Unterschriften beider Parteien mit Zeitstempel.
Dieses Dokument ist sofort versendbar und rechtssicher archivierbar. Die Hausverwaltung behält eine Kopie, der Mieter erhält seine Version per E-Mail — noch bevor er das Gebäude verlassen hat. Das schafft Transparenz und verhindert später entstehende Unklarheiten über den vereinbarten Übergabezustand.
Wie das PDF genau aufgebaut ist und was es enthält, erklärt die Anleitung zur PDF-Generierung. Wer das Protokoll mit Kollegen teilen möchte, findet in der Anleitung zum Protokoll teilen alle Optionen.
Für welche Hausverwaltungen eignet sich Domudox?
Ob Eigentümerin mit zwei Wohnungen oder professionelle Verwaltung mit 300 Einheiten — der Ablauf ist derselbe, die Zeitersparnis wächst mit der Portfoliogröße.
Kleine Verwaltung
1 – 20 Einheiten
Privatvermieter und kleine Hausverwaltungen profitieren sofort vom kostenlosen Einstieg. Kein Setup-Aufwand, keine Schulung notwendig. Einfach registrieren und die erste Übergabe innerhalb von zehn Minuten abschließen.
Typisch: Einzelperson betreut eigenes Mehrfamilienhaus oder übernimmt Verwaltungsmandate als Nebengeschäft.
Anwendungsfall Privatvermieter →Mittlere Verwaltung
20 – 200 Einheiten
Mehrere Mitarbeitende führen Übergaben durch und arbeiten mit denselben Vorlagen und Prozessen. Stammdaten für alle Objekte sind hinterlegt, jede neue Übergabe startet in Sekunden. Protokolle werden zentral archiviert und sind für das ganze Team abrufbar.
Typisch: Professionelle Hausverwaltung mit gemischtem Portfolio aus Miet- und Eigentumswohnungen.
Anwendungsfall Immobilienverwaltung →Große Verwaltung
200+ Einheiten
Bei großen Portfolios entscheidet die Prozessqualität über die Rentabilität. Domudox bringt alle Mitarbeitenden auf denselben Ablaufstandard, reduziert interne Rückfragen und schafft eine lückenlose Dokumentationshistorie für jede Einheit.
Typisch: Wohnungsgenossenschaften, kommunale Wohnungsgesellschaften oder größere gewerbliche Hausverwaltungen.
Anwendungsfall Wohnungsgenossenschaften →Spezialisierte Szenarien: Facility Management, Hausmeister und Objektbetreuer, Eigentumswohnungen
So starten Sie in 3 Schritten
Von der Registrierung bis zum ersten fertigen Protokoll vergehen keine 20 Minuten.
1
Objekte anlegen
Hinterlegen Sie Ihre Verwaltungsobjekte einmalig mit Adresse, Einheitenanzahl und Grunddaten. Diese Stammdaten stehen bei jeder folgenden Übergabe sofort zur Verfügung und müssen nie doppelt eingegeben werden.
Anleitung: Stammdaten wiederverwenden →2
Erste Übergabe erstellen
Starten Sie direkt beim Termin. Wählen Sie das Objekt aus, erfassen Sie raumweise Zustand, Fotos und Zählerstände und lassen Sie beide Parteien am Ende digital unterschreiben. Das PDF wird automatisch erstellt.
Anleitung: Protokoll erstellen →3
Team einbinden
Fügen Sie weitere Mitarbeitende hinzu, die sofort mit demselben Prozess und denselben Objektvorlagen arbeiten. Einzüge und Auszüge werden zentral gespeichert und sind für alle Teammitglieder abrufbar.
Anleitung: Ein- und Auszüge →Fotodokumentation: der entscheidende Beweis im Streitfall
Fotos sind das wichtigste Beweismittel bei Kautionsstreitigkeiten. Doch nicht jedes Foto ist vor Gericht belastbar. Entscheidend ist, dass Aufnahmen eindeutig einem Raum und einem Zeitpunkt zugeordnet sind, im Protokoll erscheinen und von beiden Parteien durch ihre Unterschrift bestätigt wurden.
In Domudox werden Fotos direkt beim Erfassen einem Raum zugewiesen. Im fertigen PDF erscheint jedes Bild an der richtigen Stelle, mit Raumbeschriftung und optionalem Kommentar. Das schafft eine Dokumentationskette, die im Streitfall schlüssig und nachvollziehbar ist. Mehr dazu auf der Seite zur Fotodokumentation bei der Wohnungsübergabe.
Für Hausverwaltungen, die mehrere Einheiten in einem Haus betreuen, lassen sich Übergaben außerdem als Vorlage duplizieren, sodass die Raumstruktur nicht bei jeder neuen Wohnung neu angelegt werden muss.
Häufige Fragen von Hausverwaltungen
Was kostet die Nutzung von Domudox für Hausverwaltungen?
Der Einstieg ist kostenlos und ohne Kreditkarte. Für den professionellen Einsatz mit mehreren Mitarbeitenden und unbegrenzten Protokollen gibt es monatliche Tarife, die sich an der Teamgröße orientieren. Die genauen Pakete mit Preisen und enthaltenen Leistungen finden Sie auf der Preisseite. Für größere Verwaltungen mit über 50 Nutzern empfehlen wir ein direktes Gespräch über ein maßgeschneidertes Angebot.
Wie lange dauert es bis zur ersten fertigen Übergabe?
Nach der Registrierung können Sie innerhalb von etwa 10 Minuten das erste Objekt anlegen und eine Übergabe starten. Ein vollständiges Protokoll mit Fotos, Zählerständen und Unterschriften ist in der Regel in 20 bis 30 Minuten abgeschlossen — abhängig vom Umfang der Wohnung. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung führt durch den gesamten Ablauf.
Können mehrere Mitarbeitende gleichzeitig an verschiedenen Übergaben arbeiten?
Ja. Mehrere Teammitglieder können gleichzeitig und unabhängig voneinander an unterschiedlichen Protokollen arbeiten. Alle Übergaben sind zentral gespeichert und für berechtigte Nutzer im Team jederzeit abrufbar. Das ist besonders für Hausverwaltungen relevant, die an einem Tag mehrere Übergaben parallel in verschiedenen Objekten durchführen.
Ist die digitale Unterschrift im Übergabeprotokoll rechtsgültig?
Die in Domudox verwendete einfache elektronische Signatur ist für Übergabeprotokolle anerkannt und in der Praxis vor Gericht belastbar, da sie mit einem Zeitstempel und dem Kontext des unterzeichneten Dokuments verknüpft ist. Für die Bestätigung eines Übergabezustands ist diese Signaturart ausreichend und in Deutschland üblich. Mehr dazu auf der Seite Digitale Unterschriften für Übergabeprotokolle.
Wie werden die Daten gesichert und gespeichert?
Alle Protokolldaten, Fotos und Dokumente werden verschlüsselt auf Servern in Deutschland gespeichert und verarbeitet. Domudox erfüllt die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Es gibt regelmäßige automatische Backups, und Daten können auf Anfrage exportiert oder gelöscht werden. Die vollständigen Informationen zur Datenverarbeitung sind auf der Seite Übergabeprotokoll und DSGVO zusammengefasst.
Weiterführende Seiten für Hausverwaltungen
Anleitung
Protokoll erstellen
Schritt für Schritt vom leeren Formular zum fertigen Protokoll.
Anleitung
Fotodokumentation
Fotos raumweise zuordnen und im Protokoll sichern.
Anleitung
Digitale Unterschriften
Beide Parteien direkt auf dem Gerät unterzeichnen lassen.
Anwendungsfall
Immobilienverwaltung
Wie professionelle Verwaltungen Domudox im Alltag einsetzen.
Anwendungsfall
Facility Management
Übergaben und Abnahmen in größeren Liegenschaften.
Anwendungsfall
Eigentumswohnungen
Besonderheiten bei Verwaltungen mit WEG-Mandaten.
Ratgeber
Schäden dokumentieren
Was bei der Schadendokumentation rechtlich zählt.
Ratgeber
Kautionsrückgabe
Fristen, Abzüge und häufige Streitpunkte rund um die Kaution.
Ratgeber
Streit vermeiden
Wie vollständige Protokolle Konflikte vor Gericht verhindern.
Weitere Seite
Digitales Übergabeprotokoll
Der vollständige Überblick über digitale Protokolllösungen.
Weitere Seite
Zählerstände dokumentieren
Strom, Wasser, Gas — Zählerstände sicher erfassen und speichern.
Weitere Seite
Fotodokumentation Übergabe
Warum Fotos im Protokoll über Kautionsstreitigkeiten entscheiden.
Jetzt professionell übergeben — kostenlos starten
Kein Papier, keine Nacharbeit, kein Streitrisiko. Domudox ist in wenigen Minuten eingerichtet und ab der ersten Übergabe produktiv.
Keine Installation, keine Kreditkarte, keine Mindestlaufzeit. Der kostenlose Einstieg gilt ohne zeitliche Begrenzung.
Preise & Einstieg
Starten Sie kostenlos und testen Sie alle Funktionen direkt im Einsatz. Für größere Teams stehen erweiterte Pläne zur Verfügung.
Sie können sofort starten und erste Übergaben digital erfassen.
Der Einstieg ist kostenlos und ohne Verpflichtung.
Erweitern Sie Ihren Plan, sobald Sie mehr Funktionen benötigen.
Digitale Übergabe
Die Übergabe in der App statt auf Papier
Die zentralen Schritte sind immer gleich: Räume erfassen, Fotos zuordnen, Unterschriften sichern und das PDF versenden. Darum nutzen wir hier sichtbare Übergabe-Screens statt generischer Bilder.
Preise
Transparente Preise ohne versteckte Kosten
Starten Sie kostenlos und upgraden Sie, wenn Sie mehr brauchen. Monatlich kündbar.
Starter
Für erste Schritte und private Vermieter
0 € Kostenlos
Kostenlos starten
Keine Kreditkarte erforderlich
Protokolle & Objekte
- Protokolle / Monat3
- Objekte3Legen Sie Ihre Objekte einmal an – mit Räumen, Zählern, Schlüsseln und Stammdaten. Bei jeder neuen Übergabe sind alle Daten sofort verfügbar.
- FotodokumentationFotos direkt bei der Übergabe aufnehmen und dem Protokoll zuordnen – für lückenlose Beweissicherung.
- Mobile NutzungProtokolle direkt vor Ort am Smartphone oder Tablet erstellen – kein Büro notwendig.
- Basis-PDFAutomatisch generiertes PDF-Protokoll mit allen erfassten Daten – direkt nach Abschluss verfügbar.
- Verlaufsansicht
- 100 MB SpeicherplatzProtokolle und Fotos werden bis zu 100 MB gespeichert.
Branding & Ausgabe
- Eigenes PDF-Branding
- Wohnungsgeberbestätigung
Team & Nutzer
- Teamfunktionen
Beliebt
Pro
Für regelmäßige Übergaben mit eigenem Branding
5,00 € / Monat
zzgl. MwSt.
Jetzt upgraden
Monatlich kündbar · zzgl. MwSt.
Protokolle & Objekte
- Protokolle / MonatAnzahl der Übergabeprotokolle pro Monat. Anpassbar von 10 bis 15.10
- ObjekteLegen Sie Ihre Objekte einmal an – mit Räumen, Zählern, Schlüsseln und Stammdaten. Bei jeder neuen Übergabe sind alle Daten sofort verfügbar. Anpassbar von 10 bis 30.10
- FotodokumentationFotos direkt bei der Übergabe aufnehmen und dem Protokoll zuordnen.
- Mobile NutzungProtokolle direkt vor Ort am Smartphone oder Tablet erstellen.
- Basis-PDFAutomatisch generiertes PDF-Protokoll mit allen erfassten Daten.
- VerlaufsansichtAlle Protokolle eines Objekts chronologisch – Einzug, Auszug. Sofort sehen was wann dokumentiert wurde.
- Unbegrenzter SpeicherplatzAlle Protokolle und Fotos werden dauerhaft gespeichert – ohne Speicherlimit.
Branding & Ausgabe
- Eigenes PDF-BrandingLogo und Firmenfarben im PDF-Protokoll.
- WohnungsgeberbestätigungBeim Einzug automatisch generieren – alle Daten aus dem Protokoll werden direkt übernommen. Gesetzlich vorgeschrieben nach §19 BMG.
Team & Nutzer
- Teamfunktionen
Verwaltung
Unbegrenzte Übergaben. Ihr Team. Ihr Logo.
15,00 € / Monat
zzgl. MwSt.
Jetzt starten
Monatlich kündbar · zzgl. MwSt.
Protokolle & Objekte
- Protokolle / MonatUnbegrenztUnbegrenzte Protokollerstellung pro Monat.
- ObjekteLegen Sie Ihre Objekte einmal an – mit Räumen, Zählern, Schlüsseln und Stammdaten. Bei jeder neuen Übergabe sind alle Daten sofort verfügbar. Anpassbar von 50 bis 1500.50
- FotodokumentationFotos direkt bei der Übergabe aufnehmen und dem Protokoll zuordnen.
- Mobile NutzungProtokolle direkt vor Ort am Smartphone oder Tablet erstellen.
- Basis-PDFAutomatisch generiertes PDF-Protokoll mit allen erfassten Daten.
- VerlaufsansichtAlle Protokolle eines Objekts chronologisch – Einzug, Auszug, Begehung. Sofort sehen was wann dokumentiert wurde.
- Unbegrenzter SpeicherplatzAlle Protokolle und Fotos werden dauerhaft gespeichert – ohne Speicherlimit.
Branding & Ausgabe
- Eigenes PDF-BrandingLogo und Firmenfarben im PDF-Protokoll.
- WohnungsgeberbestätigungBeim Einzug automatisch generieren – alle Daten aus dem Protokoll werden direkt übernommen. Gesetzlich vorgeschrieben nach §19 BMG.
Team & Nutzer
- TeamfunktionenMehrere Mitarbeiter arbeiten gemeinsam an Protokollen.
- NutzerAnzahl der Teammitglieder. Weitere Nutzer hinzubuchbar.1
Enterprise
Für große Bestände, Verwaltungsunternehmen und individuelle Anforderungen.
Auf Anfrage Individuelles Angebot
Jahresvertrag möglich · zzgl. MwSt.
Unbegrenzte Nutzer Beliebig viele Teammitglieder möglich
Alle Verwaltung Funktionen inklusive
Großer Immobilienbestand Tausende Objekte ohne Limit
Alle Preise zzgl. gesetzlicher MwSt. · Monatlich kündbar · Zahlungsbedingungen
Domudox in der Praxis
Die wichtigsten Arbeitsschritte direkt in der App
Die meisten Seiten auf dieser Website führen letztlich auf denselben Ablauf: Protokoll starten, Fotos zuordnen, Unterschriften holen und das PDF versenden. In Domudox passiert das in einem einzigen, durchgängigen Workflow.
