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Software für Wohnungsübergaben

Übergabeprotokolle digital, direkt im Termin

Für Hausverwaltungen, Makler und Vermieter. Zustand, Zählerstände und Schlüssel vor Ort erfassen, von beiden Parteien unterschreiben lassen und das Protokoll als PDF versenden, ohne Nacharbeit im Büro.

Tarif Starter dauerhaft kostenlos · keine Kreditkarte · monatlich kündbar

Fotos
je Raum und Position
Unterschrift
beider Parteien, mit Zeitstempel
PDF
per E-Mail noch im Termin
Domudox: Protokollliste und abgeschlossenes Übergabeprotokoll mit PDF-Download
Funktionen

Was Domudox im Übergabetermin übernimmt

Objektdaten einmal anlegen, im Termin nur den Zustand erfassen. Abtippen und Fotos sortieren im Büro entfällt.

Stammdaten wiederverwenden

Räume, Zähler, Schlüssel und Parteien legen Sie einmal je Objekt an. Beim nächsten Mieterwechsel sind sie im neuen Protokoll bereits eingetragen.

Wie nutze ich gespeicherte Stammdaten?

Protokolle duplizieren

Das Einzugsprotokoll dient beim Auszug als Grundlage. Sie wählen aus, was übernommen wird, und prüfen nur noch, was sich verändert hat.

Wie dupliziere ich ein Protokoll?

Fotodokumentation

Fotos werden der jeweiligen Position zugeordnet, etwa „Bad, Waschbecken“, und erscheinen im PDF genau dort. Kein nachträgliches Sortieren.

Wie füge ich Fotos zum Protokoll hinzu?

Bei schlechtem Empfang weiterarbeiten

Im Keller oder in der Tiefgarage erfassen Sie weiter. Die Daten werden synchronisiert, sobald wieder Netz da ist; PDF und E-Mail-Versand folgen dann.

Mehr zur Fotodokumentation erfahren

Ein- & Auszüge dokumentieren

Einzug, Auszug, Verkauf oder Rückgabe: Alle Protokolle eines Objekts liegen chronologisch im Verlauf.

Wie dokumentiere ich Ein- und Auszüge?

PDF und E-Mail-Versand

Beim Abschluss wird das PDF erzeugt und automatisch an alle Beteiligten mit E-Mail-Adresse verschickt. Jede Partei hat das Protokoll noch im Termin.

Wie generiere und versende ich das PDF?

Digitale Unterschriften

Beide Parteien unterschreiben am Gerät, Datum und Uhrzeit stehen im PDF. Danach ist das Protokoll schreibgeschützt.

Wie unterschreiben beide Parteien digital?

Mehrere Nutzer

Im Tarif Verwaltung arbeiten bis zu 20 Nutzer mit denselben Objekten und Vorlagen. Protokolle sehen gleich aus, egal wer den Termin macht.

Alle Funktionen im Detail

Eigenes Logo im PDF

Ab dem Tarif Pro trägt das PDF Ihr Logo und Ihre Firmenangaben statt des Domudox-Logos.

Alle Funktionen im Detail
So funktioniert's

Ablauf einer Übergabe mit Domudox

Vom Objekt bis zum versendeten PDF in einem Termin.

01

Protokoll starten

Objekt auswählen oder neu anlegen. Adresse, Räume, Zähler und Parteien übernimmt das Protokoll aus den Stammdaten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung lesen
Protokoll starten
02

Zustand erfassen

Raum für Raum Zustand und Mängel festhalten, Zählerstände und ausgehändigte Schlüssel eintragen.

Wie dokumentiere ich Ein- und Auszüge?
Zustand erfassen
03

Fotos dokumentieren

Mit der Kamera des Smartphones fotografieren oder vorhandene Bilder hochladen. Jedes Foto hängt an der Position, die es zeigt.

Wie füge ich Fotos zum Protokoll hinzu?
Fotos dokumentieren
04

Unterschreiben & versenden

Beide Parteien unterschreiben am Display, mit Zeitstempel. Das Protokoll wird gesperrt und das PDF per E-Mail an alle Beteiligten verschickt.

Wie funktioniert die digitale Unterschrift?
Unterschreiben & versenden
Übergabeprotokoll als PDF

So sieht ein fertiges Übergabeprotokoll aus

Das PDF, das beide Parteien nach dem Abschluss per E-Mail erhalten. Es bleibt im Konto abrufbar.

Objektdetails & Stammdaten
Übergabeprotokoll als PDF: Objektdetails

Objekt, Parteien, Datum und Art der Übergabe auf der ersten Seite.

Mobil vor Ort

Auf Smartphone und Tablet, ohne App-Installation

Domudox läuft im Browser. Während der Begehung haben Sie Objekte, frühere Protokolle und Fotos auf dem Gerät, das Sie ohnehin dabeihaben.

Kostenlos testen
Domudox auf dem Smartphone: Objektangaben

Domudox auf dem Smartphone: Objektangaben

Vorteile

Was sich mit dem digitalen Protokoll ändert

Drei Unterschiede zum Papierformular und zur Word-Vorlage.

Vor Ort
abgeschlossen

Keine Nacharbeit im Büro

Protokoll, Fotos und Unterschriften entstehen im Termin. Handschriftliche Notizen abtippen und Fotos zuordnen entfällt.

Fotos
je Position

Nachvollziehbare Dokumentation

Fotos je Position, Zeitstempel bei der Unterschrift, danach schreibgeschützt. Das hilft, wenn es später um Kaution oder Schäden geht.

Ein Format
für alle Übergaben

Einheitlich im Team

Im Tarif Verwaltung arbeiten alle mit denselben Objekten und Stammdaten. Protokolle haben denselben Aufbau, unabhängig davon, wer die Übergabe macht.

Anwendungsfälle

Für Verwaltung, Vermietung und Gewerbe

Ausgelegt auf Wohnungsübergaben, ebenso nutzbar für Häuser, Gewerbeflächen, Garagen und möblierte Objekte.

Vermieter & Eigentümer

Ein- und Auszug mit Zählerständen, Mängeln und Fotos dokumentieren. Für wenige Einheiten reicht der kostenlose Tarif Starter.

Protokoll als Vermieter erstellen

Hausverwaltungen

Einheitliche Protokolle für alle Mitarbeitenden, Objekte mit Stammdaten und alle Protokolle je Einheit im Verlauf. Bis zu 1.500 Objekte und 20 Nutzer im Tarif Verwaltung.

Mehr für Hausverwaltungen

Immobilienmakler

Übergabe an Mieter oder Käufer im Auftrag des Eigentümers. Das PDF mit Ihrem Logo geht direkt an alle Parteien.

Übergaben als Makler dokumentieren

Wohnungsgenossenschaften

Ein einheitlicher Protokollaufbau für den gesamten Bestand. Die Anwendung läuft auf Servern in Deutschland, Fotos und Dateien liegen in einem EU-Speicher.

Protokolle für Genossenschaften

Gewerbeobjekte

Büro-, Laden- und Praxisflächen mit Technik und Sonderausstattung. Räume und Positionen legen Sie frei an.

Gewerbeübergaben digital abwickeln

Mieter & Nachmieter

Den Zustand beim Einzug festhalten und beim Auszug vergleichen. Hilfreich, wenn es um die Rückzahlung der Kaution geht.

Protokoll als Mieter erstellen

Garagen & Stellplätze

Garagen, Tiefgaragenplätze und Carports: Zustand, Schäden, Tor und Handsender bzw. Schlüssel.

Garagenübergabe dokumentieren

Keller & Lagerräume

Separat vermietete Keller- und Lagerräume, inklusive Feuchtigkeit und Mängeln bei Ein- und Auszug.

Kellerübergabe erfassen

Ferienwohnungen

Ausstattung, Mängel und Sauberkeit nach jedem Gast. Ein dupliziertes Protokoll dient als Vorlage für den nächsten Wechsel.

Ferienwohnungen digital übergeben

WG-Zimmer

Einzelne Zimmer und Gemeinschaftsflächen beim Wechsel von Mitbewohnern.

WG-Zimmer-Übergabe protokollieren

Eigentumswohnungen

Übergabe nach dem Verkauf: Zustand, bekannte Mängel, Zählerstände und Schlüssel zum Übergabetag.

Übergabe beim Verkauf dokumentieren

Möblierte Wohnungen

Möbel und Geräte als Ausstattung je Raum, mit Zustand und Fotos. Bei der Rückgabe vergleichen beide Seiten mit dem Einzugsprotokoll.

Möblierte Wohnung übergeben
Preise

Tarife im Überblick

Starter ist dauerhaft kostenlos. Pro und Verwaltung sind monatlich kündbar, ohne Einrichtungsgebühr.

Starter

Für erste Schritte und private Vermieter

0 € Kostenlos

 

Kostenlos starten

Keine Kreditkarte erforderlich


Protokolle & Objekte

  • Protokolle / Monat
    3
  • Objekte
    Legen Sie Ihre Objekte einmal an, mit Räumen, Zählern, Schlüsseln und Stammdaten. Bei jeder neuen Übergabe sind alle Daten sofort verfügbar.
    3
  • Fotodokumentation
    Fotos direkt bei der Übergabe aufnehmen und der jeweiligen Position im Protokoll zuordnen.
  • Mobile Nutzung
    Protokolle direkt vor Ort am Smartphone oder Tablet erstellen, kein Büro notwendig.
  • Basis-PDF
    Automatisch generiertes PDF-Protokoll mit allen erfassten Daten, direkt nach Abschluss verfügbar.
  • Nicht enthalten: Verlaufsansicht
  • 100 MB Speicherplatz
    Für Fotos und Dokumente stehen im Tarif Starter insgesamt 100 MB zur Verfügung.

Branding & Ausgabe

  • Nicht enthalten: Eigenes PDF-Branding
  • Nicht enthalten: Wohnungsgeberbestätigung

Team & Nutzer

  • Nicht enthalten: Teamfunktionen
Alle Funktionen vergleichen →

Verwaltung

Für Hausverwaltungen und Teams mit vielen Übergaben

ab 15,00 € / Monat

zzgl. MwSt.

Jetzt starten

Monatlich kündbar · zzgl. MwSt.


Protokolle & Objekte

  • Protokolle / Monat
    Unbegrenzte Protokollerstellung pro Monat.
    Unbegrenzt
  • Objekte
    Legen Sie Ihre Objekte einmal an, mit Räumen, Zählern, Schlüsseln und Stammdaten. Bei jeder neuen Übergabe sind alle Daten sofort verfügbar. Anpassbar von 50 bis 1500.
    50
  • Fotodokumentation
    Fotos direkt bei der Übergabe aufnehmen und dem Protokoll zuordnen.
  • Mobile Nutzung
    Protokolle direkt vor Ort am Smartphone oder Tablet erstellen.
  • Basis-PDF
    Automatisch generiertes PDF-Protokoll mit allen erfassten Daten.
  • Verlaufsansicht
    Alle Protokolle eines Objekts chronologisch. Einzug und Auszug. Sofort sehen, was wann dokumentiert wurde.
  • Unbegrenzter Speicherplatz
    Für Fotos und Dokumente gibt es in diesem Tarif kein Speicherlimit.

Branding & Ausgabe

  • Eigenes PDF-Branding
    Logo und Firmenangaben im PDF-Protokoll.
  • Wohnungsgeberbestätigung
    Beim Einzug aus den Protokolldaten erzeugen. Der Vermieter ist nach § 19 BMG zur Ausstellung verpflichtet.

Team & Nutzer

  • Teamfunktionen
    Mehrere Mitarbeiter arbeiten gemeinsam an Protokollen.
  • Nutzer
    Anzahl der Teammitglieder. Weitere Nutzer hinzubuchbar.
    1
Alle Funktionen vergleichen →

Enterprise

Für große Bestände, Verwaltungsunternehmen und individuelle Anforderungen.

Auf Anfrage Individuelles Angebot

Jahresvertrag möglich · zzgl. MwSt.

Mehr Nutzer Mehr als 20 Nutzer nach Vereinbarung
Alle Funktionen des Tarifs Verwaltung
Großer Immobilienbestand Mehr als 1.500 Objekte nach Vereinbarung

Alle Preise zzgl. gesetzlicher MwSt. · Monatlich kündbar · Zahlungsbedingungen

Domudox in der Praxis

Die wichtigsten Arbeitsschritte direkt in der App

Protokoll starten, Fotos dem Raum zuordnen, Unterschriften holen, PDF versenden: In Domudox erledigen Sie das in einem Termin vor Ort, ohne Nacharbeit am Schreibtisch.

Kostenlos starten

Tarif Starter: 3 Protokolle im Monat kostenlos
Keine Kreditkarte nötig

  1. Domudox Protokoll auf dem Smartphone starten
    Schritt 1 Protokoll direkt auf dem mobilen Gerät starten.
  2. Foto-Vorschau in Domudox bei der Fotodokumentation
    Schritt 2 Fotos direkt im passenden Raum erfassen.
  3. Fertiges Übergabeprotokoll als PDF aus Domudox
    Schritt 3 Das fertige PDF entsteht automatisch aus den erfassten Daten.
FAQ

Häufig gestellte Fragen

Zu Funktionen, Rechtslage, Datenschutz und Tarifen

Was ist ein digitales Wohnungsübergabeprotokoll?

Ein digitales Wohnungsübergabeprotokoll dokumentiert den Zustand einer Immobilie bei Übergabe elektronisch. Mit Domudox erfassen Sie Räume, Ausstattung, Zählerstände und Mängel direkt auf dem Smartphone oder Computer. Fotos können unmittelbar zugeordnet werden, digitale Unterschriften werden hinterlegt. Das fertige Protokoll steht als PDF zur Verfügung und kann per E-Mail versendet werden. Mehr dazu auf der Seite digitales Übergabeprotokoll.

Ist ein digitales Übergabeprotokoll rechtlich gültig?

Für Übergabeprotokolle schreibt das Gesetz keine bestimmte Form vor. Ein digitales Protokoll ist deshalb ebenso zulässig wie eines auf Papier. Die Unterschrift am Bildschirm ist eine einfache elektronische Signatur. Im Streitfall würdigt das Gericht das Protokoll wie andere Beweismittel frei (§ 286 ZPO). Wichtig ist, dass es vollständig und nachvollziehbar ist und beide Parteien es unterschreiben.

Welche Vorteile bietet Domudox gegenüber Papierprotokollen?

Das Protokoll ist am Ende des Termins fertig, ohne Abtippen im Büro. Objekte mit Stammdaten lassen sich zentral anlegen und für neue Protokolle wiederverwenden. Die Fotodokumentation erfolgt direkt im Protokoll ohne separate Bildverwaltung. Protokolle können dupliziert werden, etwa wenn ein Einzugsprotokoll als Vorlage für den Auszug dienen soll. Das fertige Protokoll steht sofort als PDF bereit und kann per E-Mail versendet werden.

Wie funktioniert die Fotodokumentation in Domudox?

Mit Domudox können Sie Fotos direkt während der Begehung aufnehmen oder vorhandene Bilder hochladen. Jedes Foto wird einem bestimmten Raum oder einer Ausstattung zugeordnet. Die Bilder werden automatisch in das PDF-Protokoll integriert und sind dort den jeweiligen Positionen zugeordnet. Details dazu finden Sie auf der Seite Fotodokumentation.

Kann ich bestehende Protokolle für neue Übergaben wiederverwenden?

Ja, und zwar auf zwei Wegen. Sie können Objektvorlagen mit vollständigen Stammdaten anlegen, die bei neuen Protokollen automatisch übernommen werden. Außerdem lassen sich bestehende Protokolle duplizieren. Dies ist besonders praktisch, wenn Sie das Einzugsprotokoll beim Auszug als Vorlage verwenden möchten.

Was ist ein Objekt in Domudox?

Ein Objekt ist eine gespeicherte Immobilie in Ihrem Konto, zum Beispiel eine Wohnung, eine Garage oder ein Mehrfamilienhaus. Sie legen es einmal an und hinterlegen alle relevanten Stammdaten: Räume, Zählernummern, Schlüssel, Personen und Notizen. Beim nächsten Mieterwechsel erstellen Sie das Protokoll direkt aus dem Objekt heraus, alle Daten sind bereits vorhanden, nichts muss neu eingetragen werden. Mehr dazu auf der Seite Objektvorlagen.

Was ist die Wohnungsgeberbestätigung und wie funktioniert sie in Domudox?

Die Wohnungsgeberbestätigung nach § 19 Bundesmeldegesetz braucht der Mieter, um sich nach dem Einzug bei der Meldebehörde anzumelden. Der Vermieter muss sie innerhalb von zwei Wochen nach dem Einzug ausstellen. In Domudox erstellen Sie sie in den Tarifen Pro und Verwaltung beim Einzug aus den Daten des Protokolls, ein zweites Formular ist nicht nötig. Mehr dazu auf der Seite Wohnungsgeberbestätigung.

Welche Informationen werden in einem Übergabeprotokoll erfasst?

In Domudox erfassen Sie allgemeine Angaben wie Übergabedatum und beteiligte Parteien, für jeden Raum Zustand, Ausstattung und Mängel mit Fotos, Zählerstände etwa für Strom, Wasser, Gas und Heizung, Heizkostenverteiler, übergebene Schlüssel, Notizen und die Unterschriften der Beteiligten.

Ist Domudox auch für Hausverwaltungen und Makler geeignet?

Domudox richtet sich explizit an professionelle Nutzer wie Hausverwaltungen, Immobilienverwalter und Makler. Objekte legen Sie einmal mit Stammdaten an und verwenden sie bei jeder Übergabe wieder. Der Tarif Verwaltung bietet unbegrenzte Protokolle, bis zu 1.500 Objekte und bis zu 20 Nutzer, damit das Team mit denselben Vorlagen arbeitet.

Wie funktioniert die digitale Unterschrift bei Domudox?

Nach Abschluss der Protokollierung können alle beteiligten Parteien direkt in der Anwendung unterschreiben. Dies funktioniert auf dem Smartphone, Tablet oder Computer per Touchscreen oder Maus. Die Unterschrift wird dem Protokoll zugeordnet und im PDF-Export abgebildet. Ein Zeitstempel dokumentiert den Moment der Unterzeichnung. Mehr dazu auf der Seite digitale Unterschriften.

Wie sicher sind meine Daten bei Domudox?

Alle Daten werden verschlüsselt übertragen. Die Anwendung läuft auf Servern in Deutschland (Strato), Fotos und Dateien liegen in einem EU-Speicher (Cloudflare R2). Details stehen in der Datenschutzerklärung, Fragen zur Auftragsverarbeitung beantworten wir über die Kontaktseite. Ihre Protokolle können Sie jederzeit als PDF herunterladen.

Kann ich Domudox auch mobil vor Ort bei der Übergabe nutzen?

Ja. Domudox ist fürs Handy gebaut und läuft im Browser auf Smartphones und Tablets, ohne Installation. Sie füllen das Protokoll während der Begehung aus und ordnen Fotos, die Sie mit der Kamera Ihres Geräts aufnehmen, sofort zu.

Welche Kosten entstehen bei der Nutzung von Domudox?

Der Tarif Starter ist kostenlos und enthält 3 Protokolle im Monat. Der Tarif Pro kostet ab 5 € im Monat und enthält 10 Protokolle und 10 Objekte, beides erweiterbar. Der Tarif Verwaltung kostet ab 15 € im Monat, ohne Protokoll-Limit und mit 1 Nutzer, erweiterbar auf 20. Alle Preise zzgl. MwSt. Einrichtungsgebühren gibt es nicht. Alle Details finden Sie auf der Preisseite.

Was passiert mit meinen Protokollen, wenn ich das Abonnement beende?

Ihre Protokolle gehören Ihnen. Ihr Konto wechselt in den kostenlosen Tarif Starter, Ihre Daten bleiben erhalten, und Sie können Ihre Protokolle weiterhin als PDF herunterladen. Für neue Protokolle gelten dann die Limits des Tarifs Starter.

Kann ich nach dem Abschließen Protokolle in Domudox bearbeiten?

Nein, abgeschlossene Protokolle sind in Domudox bewusst schreibgeschützt. Nach dem Abschluss lässt sich das Protokoll in Domudox nicht mehr verändern. Zum fertigen PDF speichert Domudox außerdem einen Prüfwert (SHA-256), an dem sich später erkennen lässt, ob eine Datei verändert wurde. Wenn Sie Änderungen benötigen, erstellen Sie ein neues Protokoll oder duplizieren das bestehende als Grundlage.

Ist Domudox für große Verwaltungen geeignet?

Ja. Im Tarif Verwaltung sind bis zu 1.500 Objekte und bis zu 20 Nutzer möglich. Für größere Hausverwaltungen und Immobilienunternehmen gibt es Enterprise auf Anfrage. Mit Verlauf und Archiv behalten Sie den Überblick über alle Objekte.

Wie erreiche ich den Support?

Sie erreichen uns per E-Mail an [email protected]. Wir helfen Ihnen bei technischen Fragen und allen anderen Anliegen.

Kann ich Domudox mit jedem Gerät nutzen?

Ja, mit jedem Gerät mit aktuellem Webbrowser: Computer, Laptop, Tablet oder Smartphone. Domudox ist eine Webanwendung, eine Installation ist nicht nötig.

Funktioniert Domudox auch ohne Internet?

Teilweise. Bricht die Verbindung ab, etwa im Keller, erfassen Sie Räume, Zähler, Schlüssel und Fotos weiter; die Daten werden auf dem Gerät gespeichert und synchronisiert, sobald wieder Netz da ist. Sie können auch offline unterschreiben und abschließen. Das PDF wird aber erst erzeugt und per E-Mail verschickt, wenn das Gerät wieder online ist.

Kann ich Domudox kostenlos nutzen?

Ja. Der Tarif Starter ist dauerhaft kostenlos: 3 Protokolle im Monat und 3 Objekte, mit Fotos, Unterschrift und PDF. Nicht enthalten sind das eigene Logo im PDF und die Wohnungsgeberbestätigung (ab Tarif Pro) sowie mehrere Nutzer (Tarif Verwaltung).

Welche Zahlungsmethoden stehen zur Verfügung?

Sie können per Kreditkarte, PayPal, Klarna oder SEPA-Lastschrift bezahlen. Die Rechnung wird automatisch erstellt. Unternehmen können nach Absprache auch per Überweisung auf Rechnung zahlen.

Wie kann ich mein Abonnement kündigen?

Sie kündigen in der App unter Einstellungen, Tarif und Abrechnung, oder per E-Mail an [email protected]. Der Tarif läuft bis zum Ende des bezahlten Abrechnungszeitraums und wird danach nicht verlängert. Für den laufenden Zeitraum gibt es keine anteilige Rückerstattung. Die Einzelheiten regeln die AGB.

Wie stellt eine Hausverwaltung von Papier auf digitale Übergabeprotokolle um?

Legen Sie zuerst die Objekte mit ihren Stammdaten an: Räume, Zähler, Schlüssel. Danach erfassen Ihre Mitarbeitenden bei jeder Übergabe nur noch Zustand, Fotos und Unterschriften auf dem Smartphone oder Tablet. Das PDF steht am Ende des Termins bereit und wird per E-Mail verschickt; Abtippen und Einscannen entfallen. Details für Ihren Anwendungsfall finden Sie auf der Seite Übergabeprotokoll für Hausverwaltungen.

Warum ist das Einzugsprotokoll für Schönheitsreparaturen wichtig?

Ob der Mieter beim Auszug Schönheitsreparaturen schuldet, hängt auch vom Zustand bei Einzug ab. Nach der Rechtsprechung des BGH ist eine Formularklausel in der Regel unwirksam, wenn die Wohnung unrenoviert übergeben wurde und der Mieter dafür keinen angemessenen Ausgleich erhalten hat. Ein Einzugsprotokoll mit Fotos zeigt später, in welchem Zustand die Wohnung tatsächlich übergeben wurde. Mehr dazu im Ratgeber Schönheitsreparaturen im Übergabeprotokoll. Mit der interaktiven Wohnungsübergabe-Checkliste dokumentieren Sie den Zustand direkt.

Weitere Fragen beantworten wir per E-Mail.

support@domudox.de

Testen Sie Domudox bei Ihrer nächsten Übergabe

Der Tarif Starter ist dauerhaft kostenlos und enthält 3 Protokolle im Monat. Für Verwaltungen mit mehreren Mitarbeitenden gibt es den Tarif Verwaltung oder ein Angebot auf Anfrage.

Keine Kreditkarte nötig Server in Deutschland, Dateien in der EU