Übergabeprotokoll digital unterschreiben: So unterschreiben beide Seiten
Mit der digitalen Unterschrift schließen Sie das Protokoll ab. Beide Seiten unterschreiben direkt in Domudox auf demselben Gerät: Smartphone, Tablet oder Computer. Datum und Uhrzeit jeder Unterschrift werden automatisch festgehalten.
Was Sie lernen
In vier Schritten zum unterschriebenen Protokoll.
Unterschrift-Bereich öffnen
„Prüfen und unterschreiben“ öffnen.
Erste Partei unterschreibt
Unterschrift mit Finger, Stift oder Maus zeichnen.
Zweite Partei unterschreibt
Gerät an die andere Seite weiterreichen.
Abschließen
Protokoll abschließen, Datum und Uhrzeit stehen im PDF.
Warum digital unterschreiben?
Digitale Unterschriften sparen den Umweg über Papier. Beide Seiten bestätigen den dokumentierten Zustand direkt vor Ort. Datum und Uhrzeit machen nachträglich nachvollziehbar, wann unterschrieben wurde.
Warum digitale Unterschriften den Ablauf vereinfachen
Der Abschluss der Übergabe ist oft der Moment, an dem Papier am meisten bremst. Mit Domudox bleibt alles an einem Ort: Dokumentation, Unterschrift und später das fertige PDF.
1 Unterschrift-Bereich öffnen
Klicken Sie unten im Protokoll auf „Prüfen und unterschreiben“. Domudox öffnet die Prüfansicht erst, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. Dort sehen Sie eine Zusammenfassung aller Angaben und an deren Ende je ein Unterschriftsfeld für die Vermieter- und die Mieterseite.
Wurden auf einer Seite mehrere Personen erfasst, wählen Sie über „Unterzeichner/in auswählen“, wer für diese Seite unterschreibt. Auch Vertreter einer Person oder Firma stehen dort zur Auswahl; im PDF steht dann, in wessen Namen unterzeichnet wurde.
2 Erste Partei unterschreibt
Die erste Person unterschreibt direkt im Unterschriftsfeld ihrer Seite oder öffnet mit „Feld vergrößern“ ein größeres Feld und bestätigt dort mit „Übernehmen“. Unterschrieben wird mit dem Finger (Smartphone/Tablet), mit einem Stift oder mit der Maus (Computer). Mit „Unterschrift löschen“ lässt sich die Unterschrift neu zeichnen.
3 Zweite Partei unterschreibt
Reichen Sie das Gerät an die andere Seite weiter. Der Ablauf ist identisch: Unterzeichner auswählen, unterschreiben, bei Bedarf mit „Übernehmen“ bestätigen. Eine Unterschrift aus der Ferne, etwa per Link, bietet Domudox nicht an; beide Seiten unterschreiben am selben Gerät.
4 Datum, Uhrzeit und Abschluss
Zu jeder Unterschrift speichert Domudox automatisch Datum und Uhrzeit. Beides erscheint im PDF bei der jeweiligen Unterschrift. Haben beide Seiten unterschrieben, klicken Sie auf „Abschließen und PDF generieren“. Domudox erstellt das PDF, versendet es per E-Mail und sperrt das Protokoll für weitere Änderungen.
Häufige Fragen
Welche rechtliche Qualität hat die Unterschrift auf dem Bildschirm?
Eine auf dem Bildschirm gezeichnete Unterschrift ist eine einfache elektronische Signatur (eIDAS-Verordnung, Art. 3 Nr. 10). Für ein Übergabeprotokoll schreibt das Gesetz keine bestimmte Form vor. Im Streitfall würdigt das Gericht das Protokoll frei als Beweismittel (§ 286 ZPO). Eine qualifizierte elektronische Signatur bietet Domudox nicht an. Dieser Hinweis ist keine Rechtsberatung.
Was ist mit dem Zeitstempel gemeint?
Domudox speichert zu jeder Unterschrift automatisch Datum und Uhrzeit. Im PDF steht unter der Unterschrift „Unterschrieben am … um … Uhr“.
Wer unterschreibt, wenn auf einer Seite mehrere Personen beteiligt sind?
Je Seite unterschreibt eine Person. Sind mehrere Mieter oder Vertreter erfasst, wählen Sie über „Unterzeichner/in auswählen“ aus, wer für die Seite unterschreibt. Unterschreibt ein Vertreter, vermerkt Domudox, in wessen Namen er unterzeichnet.
Tipp: Lassen Sie beide Seiten direkt vor Ort unterschreiben, am besten am Ende der Begehung, wenn alle Räume dokumentiert sind. So bestätigen beide den vollständigen Zustand.