Übergabeprotokoll und DSGVO: was bei der digitalen Dokumentation gilt
Wer ein Übergabeprotokoll DSGVO-konform erstellt, verarbeitet personenbezogene Daten: Namen, Adressen, Fotos von Wohnräumen. Das fällt unter die Datenschutz-Grundverordnung. Was das konkret bedeutet, welche Pflichten entstehen und wie Domudox damit umgeht, beantwortet diese Seite.
Welche personenbezogenen Daten in einem Übergabeprotokoll stecken
Ein Protokoll enthält in der Regel Namen und Kontaktdaten beider Parteien, die Objektadresse, Fotos von Räumen (die bei bewohnten Wohnungen mitunter persönliche Gegenstände zeigen) sowie Unterschriften und Datum.
Das sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Wer diese Informationen erhebt und speichert, ist verantwortlich, ob privater Vermieter oder gewerbliche Hausverwaltung. Die Datenschutzpflichten gelten für beide, wenn auch mit unterschiedlicher Intensität.
Was bei der Verarbeitung von Mieterdaten im Protokoll zu beachten ist
Grundsätzlich gilt: Daten dürfen nur für den Zweck verwendet werden, für den sie erhoben wurden. Ein Übergabeprotokoll dient der Dokumentation des Wohnungszustands. Die enthaltenen Angaben dürfen nicht für andere Zwecke genutzt werden.
Mieter haben das Recht, Auskunft über die gespeicherten Daten zu erhalten und Löschung zu verlangen, sobald der Speicherzweck entfallen ist. Die Aufbewahrungsdauer richtet sich nach möglichen Ansprüchen: Verjährungsfristen für Schadensersatz aus dem Mietverhältnis betragen in der Regel drei Jahre.
Für Hausverwaltungen, die Mieterdaten DSGVO Hausverwaltung-konform verarbeiten müssen, bedeutet das: klare Zweckbindung, definierte Löschfristen und Auskunftsfähigkeit.
Warum der Serverstandort bei digitalen Protokollen eine Rolle spielt
Wer ein Cloud-Tool für Übergabeprotokolle nutzt, übermittelt Daten an den Anbieter. Liegt der Server außerhalb der EU, entsteht ein Drittlandtransfer mit zusätzlichen Absicherungspflichten.
Domudox verarbeitet alle Daten auf Servern in Deutschland. Ein Drittlandtransfer findet nicht statt. Für gewerbliche Verwaltungen und Makler, die gegenüber Mandanten Datenschutz Übergabeprotokoll-Konformität nachweisen müssen, ist das ein relevantes Auswahlkriterium.
Was Domudox konkret zum Datenschutz beiträgt
Protokolldaten werden verschlüsselt auf deutschen Servern gespeichert. Der Zugriff ist auf den jeweiligen Account beschränkt. Fotos und Dokumente werden nicht an Dritte weitergegeben. Die vollständigen Angaben zur Datenverarbeitung finden Sie in der Datenschutzerklärung.
Wer als gewerblicher Nutzer einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) benötigt, findet entsprechende Informationen in den rechtlichen Dokumenten oder kann den Support kontaktieren.
DSGVO-konform und digital dokumentieren
Starten Sie mit einem Tool, das auf deutschen Servern läuft und Datenschutz von Anfang an mitdenkt.
Kostenlos startenWeiterführende Inhalte
Datenschutzerklärung
Vollständige Datenschutzinformationen für Domudox-Nutzer.
Für Hausverwaltungen
Digitales Übergabeprotokoll für professionelle Verwaltungen.
Anleitung: Digitale Unterschriften
Wie die Signatur in Domudox rechtssicher funktioniert.
Für Makler
DSGVO-konformes Protokollieren auch im Maklereinsatz.
Anleitung: Protokoll erstellen
Schritt für Schritt ein datenschutzkonformes Protokoll anlegen.
Für Privatvermieter
Was Privatvermieter bei der Datenhaltung beachten sollten.
Digitale Unterschriften erklärt
Rechtsgültigkeit und technische Grundlage der Signatur.
Streit vermeiden
Wie rechtssichere Protokolle Konflikte verhindern.
Ratgeber: Kautionsrückgabe
Was beim Kautionsabzug rechtlich gilt und wie man vorsorgt.
Transparente Preise ohne versteckte Kosten
Starten Sie kostenlos und upgraden Sie, wenn Sie mehr brauchen. Monatlich kündbar.
Starter
Für erste Schritte und private Vermieter
Keine Kreditkarte erforderlich
Protokolle & Objekte
- Protokolle / Monat3
- Objekte3Legen Sie Ihre Objekte einmal an – mit Räumen, Zählern, Schlüsseln und Stammdaten. Bei jeder neuen Übergabe sind alle Daten sofort verfügbar.
- FotodokumentationFotos direkt bei der Übergabe aufnehmen und dem Protokoll zuordnen – für lückenlose Beweissicherung.
- Mobile NutzungProtokolle direkt vor Ort am Smartphone oder Tablet erstellen – kein Büro notwendig.
- Basis-PDFAutomatisch generiertes PDF-Protokoll mit allen erfassten Daten – direkt nach Abschluss verfügbar.
- Verlaufsansicht
- 100 MB SpeicherplatzProtokolle und Fotos werden bis zu 100 MB gespeichert.
Branding & Ausgabe
- Eigenes PDF-Branding
- Wohnungsgeberbestätigung
Team & Nutzer
- Teamfunktionen
Pro
Für regelmäßige Übergaben mit eigenem Branding
zzgl. MwSt.
Monatlich kündbar · zzgl. MwSt.
Protokolle & Objekte
- Protokolle / MonatAnzahl der Übergabeprotokolle pro Monat. Anpassbar von 10 bis 15.10
- ObjekteLegen Sie Ihre Objekte einmal an – mit Räumen, Zählern, Schlüsseln und Stammdaten. Bei jeder neuen Übergabe sind alle Daten sofort verfügbar. Anpassbar von 10 bis 30.10
- FotodokumentationFotos direkt bei der Übergabe aufnehmen und dem Protokoll zuordnen.
- Mobile NutzungProtokolle direkt vor Ort am Smartphone oder Tablet erstellen.
- Basis-PDFAutomatisch generiertes PDF-Protokoll mit allen erfassten Daten.
- VerlaufsansichtAlle Protokolle eines Objekts chronologisch – Einzug, Auszug. Sofort sehen was wann dokumentiert wurde.
- Unbegrenzter SpeicherplatzAlle Protokolle und Fotos werden dauerhaft gespeichert – ohne Speicherlimit.
Branding & Ausgabe
- Eigenes PDF-BrandingLogo und Firmenfarben im PDF-Protokoll.
- WohnungsgeberbestätigungBeim Einzug automatisch generieren – alle Daten aus dem Protokoll werden direkt übernommen. Gesetzlich vorgeschrieben nach §19 BMG.
Team & Nutzer
- Teamfunktionen
Verwaltung
Unbegrenzte Übergaben. Ihr Team. Ihr Logo.
zzgl. MwSt.
Monatlich kündbar · zzgl. MwSt.
Protokolle & Objekte
- Protokolle / MonatUnbegrenztUnbegrenzte Protokollerstellung pro Monat.
- ObjekteLegen Sie Ihre Objekte einmal an – mit Räumen, Zählern, Schlüsseln und Stammdaten. Bei jeder neuen Übergabe sind alle Daten sofort verfügbar. Anpassbar von 50 bis 1500.50
- FotodokumentationFotos direkt bei der Übergabe aufnehmen und dem Protokoll zuordnen.
- Mobile NutzungProtokolle direkt vor Ort am Smartphone oder Tablet erstellen.
- Basis-PDFAutomatisch generiertes PDF-Protokoll mit allen erfassten Daten.
- VerlaufsansichtAlle Protokolle eines Objekts chronologisch – Einzug, Auszug, Begehung. Sofort sehen was wann dokumentiert wurde.
- Unbegrenzter SpeicherplatzAlle Protokolle und Fotos werden dauerhaft gespeichert – ohne Speicherlimit.
Branding & Ausgabe
- Eigenes PDF-BrandingLogo und Firmenfarben im PDF-Protokoll.
- WohnungsgeberbestätigungBeim Einzug automatisch generieren – alle Daten aus dem Protokoll werden direkt übernommen. Gesetzlich vorgeschrieben nach §19 BMG.
Team & Nutzer
- TeamfunktionenMehrere Mitarbeiter arbeiten gemeinsam an Protokollen.
- NutzerAnzahl der Teammitglieder. Weitere Nutzer hinzubuchbar.1
Enterprise
Für große Bestände, Verwaltungsunternehmen und individuelle Anforderungen.
Jahresvertrag möglich · zzgl. MwSt.
Alle Preise zzgl. gesetzlicher MwSt. · Monatlich kündbar · Zahlungsbedingungen
Datenschutz
Übergaben dokumentieren und Daten sauber verarbeiten
Diese Seite passt zu Domudox, weil die App Daten nicht nur erfasst, sondern nachvollziehbar und strukturiert verarbeitet. Das ist für saubere Übergaben und DSGVO-konforme Abläufe wichtig.
