Übergabeprotokoll und DSGVO: was bei der digitalen Dokumentation gilt
Wer ein Übergabeprotokoll DSGVO-konform erstellt, verarbeitet personenbezogene Daten: Namen, Adressen, Fotos von Wohnräumen. Das fällt unter die Datenschutz-Grundverordnung. Was das konkret bedeutet, welche Pflichten entstehen und wie Domudox damit umgeht, beantwortet diese Seite.
Welche personenbezogenen Daten in einem Übergabeprotokoll stecken
Ein Protokoll enthält in der Regel Namen und Kontaktdaten beider Parteien, die Objektadresse, Fotos von Räumen (die bei bewohnten Wohnungen mitunter persönliche Gegenstände zeigen) sowie Unterschriften und Datum.
Das sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Wer diese Informationen erhebt und speichert, ist verantwortlich, ob privater Vermieter oder gewerbliche Hausverwaltung. Die Datenschutzpflichten gelten für beide, wenn auch mit unterschiedlicher Intensität.
Was bei der Verarbeitung von Mieterdaten im Protokoll zu beachten ist
Grundsätzlich gilt: Daten dürfen nur für den Zweck verwendet werden, für den sie erhoben wurden. Ein Übergabeprotokoll dient der Dokumentation des Wohnungszustands. Die enthaltenen Angaben dürfen nicht für andere Zwecke genutzt werden.
Mieter haben das Recht, Auskunft über die gespeicherten Daten zu erhalten und Löschung zu verlangen, sobald der Speicherzweck entfallen ist. Die Aufbewahrungsdauer richtet sich nach möglichen Ansprüchen: Verjährungsfristen für Schadensersatz aus dem Mietverhältnis betragen in der Regel drei Jahre.
Für Hausverwaltungen, die Mieterdaten DSGVO Hausverwaltung-konform verarbeiten müssen, bedeutet das: klare Zweckbindung, definierte Löschfristen und Auskunftsfähigkeit.
Warum der Serverstandort bei digitalen Protokollen eine Rolle spielt
Wer ein Cloud-Tool für Übergabeprotokolle nutzt, übermittelt Daten an den Anbieter. Liegt der Server außerhalb der EU, entsteht ein Drittlandtransfer mit zusätzlichen Absicherungspflichten.
Domudox verarbeitet alle Daten auf Servern in Deutschland. Ein Drittlandtransfer findet nicht statt. Für gewerbliche Verwaltungen und Makler, die gegenüber Mandanten Datenschutz Übergabeprotokoll-Konformität nachweisen müssen, ist das ein relevantes Auswahlkriterium.
Was Domudox konkret zum Datenschutz beiträgt
Protokolldaten werden verschlüsselt auf deutschen Servern gespeichert. Der Zugriff ist auf den jeweiligen Account beschränkt. Fotos und Dokumente werden nicht an Dritte weitergegeben. Die vollständigen Angaben zur Datenverarbeitung finden Sie in der Datenschutzerklärung.
Wer als gewerblicher Nutzer einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) benötigt, findet entsprechende Informationen in den rechtlichen Dokumenten oder kann den Support kontaktieren.
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