Digitale Unterschriften für Übergabeprotokolle: Stufen, Beweiskraft und ein häufiger Irrtum

Die drei Stufen elektronischer Signaturen

Der Begriff digitale Unterschrift wird im Alltag oft pauschal verwendet, rechtlich unterscheidet die eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 jedoch klar zwischen drei Stufen elektronischer Signaturen, die sich in Sicherheit, Aufwand und rechtlicher Wirkung deutlich unterscheiden.

Die einfache elektronische Signatur (SES) umfasst jede Form elektronischer Daten, die zur Unterzeichnung genutzt werden, etwa eine mit dem Finger auf dem Touchscreen gezeichnete Signatur oder eine eingetippte Namensbestätigung. Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) muss zusätzlich eindeutig der unterzeichnenden Person zugeordnet werden können und nachträgliche Änderungen am Dokument erkennbar machen. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) schließlich erfordert ein Zertifikat eines akkreditierten Vertrauensdiensteanbieters und eine vorherige Identitätsprüfung, meist per Video-Ident-Verfahren oder persönlich.

Nach Artikel 25 der eIDAS-Verordnung darf keiner dieser drei Stufen die Rechtswirkung allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch vorliegt. Nur die qualifizierte elektronische Signatur wird der handschriftlichen Unterschrift ausdrücklich gleichgestellt.

Welche Signaturstufe braucht ein Übergabeprotokoll?

Für viele Erklärungen im Mietrecht schreibt das Gesetz eine bestimmte Form vor. Die Kündigung eines Wohnraummietvertrags etwa braucht laut § 568 BGB die schriftliche Form. Soll eine solche gesetzliche Schriftform durch eine elektronische Erklärung ersetzt werden, verlangt § 126a BGB zwingend eine qualifizierte elektronische Signatur, die einfachere Signaturstufen reichen dafür nicht aus.

Für das Übergabeprotokoll selbst gibt es dagegen keine vergleichbare gesetzliche Formvorschrift. Es ist weder Vertrag noch Kündigung, sondern eine Bestandsaufnahme des Wohnungszustands zum Übergabezeitpunkt. Da keine Schriftform vorgeschrieben ist, greift auch § 126a BGB nicht, und eine einfache elektronische Signatur ist grundsätzlich ausreichend.

Beweiskraft vor Gericht: der Unterschied zwischen einfacher und qualifizierter Signatur

Rechtlich zulässig zu sein und im Streitfall leicht beweisbar zu sein, sind zwei unterschiedliche Fragen. Hier liegt der eigentliche Unterschied zwischen den Signaturstufen.

Nur die qualifizierte elektronische Signatur genießt nach § 371a ZPO einen gesetzlichen Anscheinsbeweis für die Echtheit der Erklärung. Wer eine QES anzweifeln will, muss konkrete Tatsachen vorbringen, die ernstliche Zweifel begründen, die Beweislast liegt also faktisch bei der Gegenseite.

Eine einfache elektronische Signatur genießt diesen automatischen Anscheinsbeweis nicht. Sie wird stattdessen nach § 286 ZPO frei gewürdigt, ein Richter entscheidet nach eigener Überzeugung, ob die Dokumentation glaubwürdig ist. In der Praxis heißt das: Je vollständiger und nachvollziehbarer das gesamte Protokoll ist, mit Fotos, Zeitstempel und klarer Struktur, desto überzeugender wirkt auch eine einfache Signatur vor Gericht.

Häufiger Irrtum: eine eingescannte Unterschrift ist keine elektronische Signatur

Ein Missverständnis begegnet in der Praxis besonders oft. Wird ein eingescanntes Bild einer handschriftlichen Unterschrift in ein PDF eingefügt, entsteht dadurch keine elektronische Signatur im rechtlichen Sinne. Es handelt sich lediglich um eine Bilddatei ohne technischen Nachweis, wer sie tatsächlich eingefügt hat, wann das geschah oder ob das Dokument seither verändert wurde.

Der Beweiswert eines solchen Dokuments unterscheidet sich in der Praxis kaum von einer gewöhnlichen E-Mail. Eine echte elektronische Signatur, wie sie beim Signieren direkt am Touchscreen entsteht, unterscheidet sich davon grundlegend: Sie ist technisch mit dem konkreten Dokument, dem Zeitpunkt und meist weiteren Metadaten verbunden. Wer eine App zur Übergabedokumentation auswählt, sollte deshalb genau prüfen, ob tatsächlich eine live erfasste Signatur mit Protokolldaten entsteht, oder ob am Ende nur ein Bild in ein Dokument eingefügt wird.

So erhöhen Sie den Beweiswert einer einfachen Signatur in der Praxis

Da eine einfache elektronische Signatur frei gewürdigt wird, kommt es auf das Gesamtbild an. Diese Punkte stärken die Aussagekraft eines digital unterschriebenen Protokolls unabhängig davon, welche konkrete Lösung Sie einsetzen.

Häufige Fragen zur digitalen Unterschrift