Übergabeprotokoll für Büros: Geschäftsräume vollständig und digital dokumentiert
Eine Büroübergabe läuft ähnlich ab wie bei einer Wohnung, nur mit anderen Räumen, anderer Technik und oft höheren Vertragswerten. Serverschränke, Netzwerkdosen, Klimaanlagen, Zugangssysteme: alles, was übergeben wird, gehört ins Übergabeprotokoll Büro. Mit Domudox legen Sie die Raumstruktur frei an und dokumentieren alles mit Fotos und digitaler Unterschrift.
Was bei Büroübergaben anders ist als bei Wohnungen
In einer Bürofläche gibt es Bereiche, die in einer Wohnung schlicht nicht existieren: Serverräume mit technischer Infrastruktur, Empfangsbereiche mit Zutrittssystemen, Besprechungsräume mit fest eingebauter Präsentationstechnik, Teeküchen und Sanitäranlagen mit gewerblicher Ausstattung.
Dazu kommt oft ein komplexeres Schlüsselsystem: Chipkarten, Zugangscodes, separate Schlüssel für einzelne Bereiche oder Etagen.
Das alles muss bei der Übergabe dokumentiert werden, nicht nur der Zustand der Wände. Wer bei einer Büroübergabe nur eine Wohnungsvorlage ausfüllt, hat zwangsläufig Lücken. Weitere Informationen zu Gewerbeimmobilien finden Sie auf unserer Seite zum Gewerbeimmobilie Übergabeprotokoll.
Wenn nicht die Geschäftsführung selbst vor Ort ist
Bei Firmenübergaben ist selten die Geschäftsführung persönlich anwesend. Häufiger übernimmt ein Office Manager, eine Facility-Verantwortliche oder eine andere bevollmächtigte Person die Übergabe im Namen des Unternehmens.
In Domudox lässt sich diese Vertretung direkt im Protokoll festhalten. So bleibt eindeutig dokumentiert, wer die Bürofläche tatsächlich übernommen oder übergeben hat, unabhängig davon, wer den Mietvertrag unterschrieben hat.
Was Domudox bei der Büroübergabe leistet
Freie Raumstruktur für Gewerbe
Legen Sie jeden Bereich selbst an: Empfang, Einzelbüros, Besprechungsräume, Technikräume. Keine starre Vorlage, die nicht zu Ihrer Fläche passt.
Technische Ausstattung erfassen
Klimaanlage, Netzwerkdosen, Präsentationstechnik: legen Sie für jeden Bereich eigene Zustandsfelder und Fotos an.
Zugangssysteme und Schlüssel dokumentieren
Chips, Karten, Codes, physische Schlüssel: alle Zugangsmittel werden mit Bezeichnung und Anzahl im Protokoll festgehalten. Mehr dazu in der Anleitung zur Fotodokumentation.
Digitale Unterschrift mit Zeitstempel
Beide Parteien unterschreiben direkt vor Ort. Das Protokoll hat einen eindeutigen Abschlusszeitpunkt.
PDF für beide Vertragsparteien
Das fertige Protokoll wird per E-Mail versandt, an Mieter, Vermieter und Makler gleichzeitig.
Alle Protokolle archiviert
Auch Jahre später abrufbar, für Verlängerungen, Nachfolgemietverträge oder Rechtsfragen. Details dazu auch im Beitrag zum Verlauf und Archiv.
Häufige Fragen zur Büroübergabe
Wer sollte bei der Übergabe einer Bürofläche seitens des Unternehmens anwesend sein?
Häufig ist nicht die Geschäftsführung selbst vor Ort, sondern eine bevollmächtigte Person wie ein Office Manager oder Facility-Verantwortlicher. Diese Vertretung sollte im Protokoll klar benannt werden, damit später nachvollziehbar bleibt, wer die Fläche im Namen des Unternehmens übernommen oder übergeben hat.
Müssen auch IT- und Netzwerkinfrastruktur im Protokoll auftauchen?
Ja, das empfiehlt sich. Netzwerkdosen, Serverschränke und deren Zustand sind bei Büroflächen oft vertraglich relevant, besonders wenn die Infrastruktur zur Mietsache gehört. Eine genaue Dokumentation mit Fotos beugt späteren Unklarheiten über Zuständigkeiten vor.
Wie geht man mit unterschiedlichen Zugangsmitteln wie Chipkarten und Codes um?
Jedes Zugangsmittel sollte einzeln mit Bezeichnung und Anzahl im Protokoll erfasst werden, nicht nur summarisch als "Zugangskarten übergeben". Das erleichtert später die Rückgabe und verhindert Diskussionen über fehlende oder zusätzliche Karten.
Büroübergabe digital abwickeln
Starten Sie kostenlos und dokumentieren Sie Ihre nächste Büroübergabe vollständig, mit Fotos, Technikerfassung und digitaler Unterschrift.
Preise & Einstieg
Starten Sie kostenlos und testen Sie alle Funktionen direkt im Einsatz. Für größere Teams stehen erweiterte Pläne zur Verfügung.
Sie können sofort starten und erste Übergaben digital erfassen.
Der Einstieg ist kostenlos und ohne Verpflichtung.
Erweitern Sie Ihren Plan, sobald Sie mehr Funktionen benötigen.
Digitale Übergabe
Die Übergabe in der App statt auf Papier
Die zentralen Schritte sind immer gleich: Räume erfassen, Fotos zuordnen, Unterschriften sichern und das PDF versenden. Darum nutzen wir hier sichtbare Übergabe-Screens statt generischer Bilder.
Transparente Preise ohne versteckte Kosten
Starten Sie kostenlos und upgraden Sie, wenn Sie mehr brauchen. Monatlich kündbar.
Starter
Für erste Schritte und private Vermieter
Keine Kreditkarte erforderlich
Protokolle & Objekte
- Protokolle / Monat3
- Objekte3Legen Sie Ihre Objekte einmal an – mit Räumen, Zählern, Schlüsseln und Stammdaten. Bei jeder neuen Übergabe sind alle Daten sofort verfügbar.
- FotodokumentationFotos direkt bei der Übergabe aufnehmen und dem Protokoll zuordnen – für lückenlose Beweissicherung.
- Mobile NutzungProtokolle direkt vor Ort am Smartphone oder Tablet erstellen – kein Büro notwendig.
- Basis-PDFAutomatisch generiertes PDF-Protokoll mit allen erfassten Daten – direkt nach Abschluss verfügbar.
- Verlaufsansicht
- 100 MB SpeicherplatzProtokolle und Fotos werden bis zu 100 MB gespeichert.
Branding & Ausgabe
- Eigenes PDF-Branding
- Wohnungsgeberbestätigung
Team & Nutzer
- Teamfunktionen
Pro
Für regelmäßige Übergaben mit eigenem Branding
zzgl. MwSt.
Monatlich kündbar · zzgl. MwSt.
Protokolle & Objekte
- Protokolle / MonatAnzahl der Übergabeprotokolle pro Monat. Anpassbar von 10 bis 15.10
- ObjekteLegen Sie Ihre Objekte einmal an – mit Räumen, Zählern, Schlüsseln und Stammdaten. Bei jeder neuen Übergabe sind alle Daten sofort verfügbar. Anpassbar von 10 bis 30.10
- FotodokumentationFotos direkt bei der Übergabe aufnehmen und dem Protokoll zuordnen.
- Mobile NutzungProtokolle direkt vor Ort am Smartphone oder Tablet erstellen.
- Basis-PDFAutomatisch generiertes PDF-Protokoll mit allen erfassten Daten.
- VerlaufsansichtAlle Protokolle eines Objekts chronologisch – Einzug, Auszug. Sofort sehen was wann dokumentiert wurde.
- Unbegrenzter SpeicherplatzAlle Protokolle und Fotos werden dauerhaft gespeichert – ohne Speicherlimit.
Branding & Ausgabe
- Eigenes PDF-BrandingLogo und Firmenfarben im PDF-Protokoll.
- WohnungsgeberbestätigungBeim Einzug automatisch generieren – alle Daten aus dem Protokoll werden direkt übernommen. Gesetzlich vorgeschrieben nach §19 BMG.
Team & Nutzer
- Teamfunktionen
Verwaltung
Unbegrenzte Übergaben. Ihr Team. Ihr Logo.
zzgl. MwSt.
Monatlich kündbar · zzgl. MwSt.
Protokolle & Objekte
- Protokolle / MonatUnbegrenztUnbegrenzte Protokollerstellung pro Monat.
- ObjekteLegen Sie Ihre Objekte einmal an – mit Räumen, Zählern, Schlüsseln und Stammdaten. Bei jeder neuen Übergabe sind alle Daten sofort verfügbar. Anpassbar von 50 bis 1500.50
- FotodokumentationFotos direkt bei der Übergabe aufnehmen und dem Protokoll zuordnen.
- Mobile NutzungProtokolle direkt vor Ort am Smartphone oder Tablet erstellen.
- Basis-PDFAutomatisch generiertes PDF-Protokoll mit allen erfassten Daten.
- VerlaufsansichtAlle Protokolle eines Objekts chronologisch – Einzug, Auszug, Begehung. Sofort sehen was wann dokumentiert wurde.
- Unbegrenzter SpeicherplatzAlle Protokolle und Fotos werden dauerhaft gespeichert – ohne Speicherlimit.
Branding & Ausgabe
- Eigenes PDF-BrandingLogo und Firmenfarben im PDF-Protokoll.
- WohnungsgeberbestätigungBeim Einzug automatisch generieren – alle Daten aus dem Protokoll werden direkt übernommen. Gesetzlich vorgeschrieben nach §19 BMG.
Team & Nutzer
- TeamfunktionenMehrere Mitarbeiter arbeiten gemeinsam an Protokollen.
- NutzerAnzahl der Teammitglieder. Weitere Nutzer hinzubuchbar.1
Enterprise
Für große Bestände, Verwaltungsunternehmen und individuelle Anforderungen.
Jahresvertrag möglich · zzgl. MwSt.
Alle Preise zzgl. gesetzlicher MwSt. · Monatlich kündbar · Zahlungsbedingungen
Domudox in der Praxis
Die wichtigsten Arbeitsschritte direkt in der App
Die meisten Seiten auf dieser Website führen letztlich auf denselben Ablauf: Protokoll starten, Fotos zuordnen, Unterschriften holen und das PDF versenden. In Domudox passiert das in einem einzigen, durchgängigen Workflow.
