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Alles, was Sie über digitale Wohnungsübergabeprotokolle wissen müssen
Ein digitales Wohnungsübergabeprotokoll dokumentiert den Zustand einer Immobilie bei Übergabe elektronisch. Mit Domudox erfassen Sie Räume, Ausstattung, Zählerstände und Mängel direkt auf dem Smartphone oder Computer. Fotos können unmittelbar zugeordnet werden, digitale Unterschriften werden hinterlegt. Das fertige Protokoll steht als PDF zur Verfügung und kann per E-Mail versendet werden.
Digitale Wohnungsübergabeprotokolle können grundsätzlich als Dokumentation verwendet werden, wenn sie vollständig und nachvollziehbar erstellt sind. Domudox unterstützt Sie dabei mit strukturierter Erfassung, Fotodokumentation und der Möglichkeit zur digitalen Unterschrift.
Domudox spart Zeit und reduziert Fehler bei der Wohnungsübergabe erheblich. Objekte mit Stammdaten lassen sich zentral anlegen und für neue Protokolle wiederverwenden. Die Fotodokumentation erfolgt direkt im Protokoll ohne separate Bildverwaltung. Protokolle können dupliziert werden, etwa wenn ein Einzugsprotokoll als Vorlage für den Auszug dienen soll. Das fertige Protokoll steht sofort als PDF bereit und kann per E-Mail versendet werden.
Mit Domudox können Sie Fotos direkt während der Begehung aufnehmen oder vorhandene Bilder hochladen. Jedes Foto wird einem bestimmten Raum oder einer Ausstattung zugeordnet. Die Bilder werden automatisch in das PDF-Protokoll integriert und sind dort den jeweiligen Positionen zugeordnet. Die mobile Ansicht macht das Fotografieren vor Ort besonders komfortabel.
Ja, Domudox bietet zwei Möglichkeiten zur Wiederverwendung. Erstens können Sie Objekte mit vollständigen Stammdaten anlegen, die bei neuen Protokollen automatisch übernommen werden. Zweitens lassen sich bestehende Protokolle duplizieren. Dies ist besonders praktisch, wenn Sie das Einzugsprotokoll beim Auszug als Vorlage verwenden möchten.
Ein Objekt ist eine gespeicherte Immobilie in Ihrem Konto — zum Beispiel eine Wohnung, eine Garage oder ein Mehrfamilienhaus. Sie legen es einmal an und hinterlegen alle relevanten Stammdaten: Räume, Zählernummern, Schlüssel, Personen und Notizen. Beim nächsten Mieterwechsel erstellen Sie das Protokoll direkt aus dem Objekt heraus — alle Daten sind bereits vorhanden, nichts muss neu eingetragen werden.
Die Wohnungsgeberbestätigung ist ein gesetzlich vorgeschriebenes Dokument nach §19 BMG, das Vermieter bei jedem Einzug ausstellen müssen. Ohne sie kann der Mieter sich nicht beim Einwohnermeldeamt anmelden. In Domudox wird die Bestätigung beim Einzug auf Knopfdruck generiert — alle relevanten Daten aus dem Protokoll werden automatisch übernommen, sodass kein zweites Formular ausgefüllt werden muss.
Domudox erfasst alle relevanten Daten für eine vollständige Dokumentation: allgemeine Angaben wie Übergabedatum und beteiligte Parteien, für jeden Raum Zustand, Ausstattung und Mängel mit Fotos, Zählerstände für Strom, Wasser, Gas und Heizung, Schlüsselübergabe, Heizkosten, individuelle Notizen und digitale Unterschriften aller Beteiligten.
Domudox richtet sich explizit an professionelle Nutzer wie Hausverwaltungen, Immobilienverwalter und Makler. Die Möglichkeit, unbegrenzt Objekte mit Stammdaten anzulegen, vereinfacht die Verwaltung größerer Bestände erheblich. Der Pro-Plan bietet unbegrenzte Protokolle, erweiterten Speicherplatz und Unterstützung für mehrere Benutzer, was die Zusammenarbeit im Team ermöglicht.
Nach Abschluss der Protokollierung können alle beteiligten Parteien direkt in der Anwendung unterschreiben. Dies funktioniert auf dem Smartphone, Tablet oder Computer per Touchscreen oder Maus. Die Unterschrift wird dem Protokoll zugeordnet und im PDF-Export abgebildet. Ein Zeitstempel dokumentiert den Moment der Unterzeichnung.
Domudox legt höchsten Wert auf Datenschutz und Datensicherheit. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und auf deutschen Servern gespeichert. Die Anwendung ist vollständig DSGVO-konform. Sie behalten jederzeit die volle Kontrolle über Ihre Daten. Die verwendeten Sicherheitsstandards entsprechen den Anforderungen für sensible personenbezogene Daten.
Domudox ist für die mobile Nutzung optimiert und funktioniert auf Smartphones und Tablets aller gängigen Betriebssysteme. Sie können das Protokoll direkt vor Ort während der Begehung ausfüllen. Fotos nehmen Sie mit der Kamera Ihres Geräts auf und ordnen sie sofort zu. Die Anwendung benötigt keine Installation und funktioniert im Webbrowser.
Domudox bietet einen kostenlosen Starter-Plan mit bis zu 3 Übergabeprotokollen pro Monat. Für professionelle Nutzer stehen die Pro und Verwaltungspläne zur Verfügung mit flexiblen Protokollen, Objekte, Benutzer und unbegrenztem Speicherplatz. Es gibt keine versteckten Kosten oder Einrichtungsgebühren.
Ihre erstellten Protokolle gehören Ihnen und bleiben auch nach Beendigung des Abonnements in Ihrem Besitz. Vor dem Ablauf haben Sie die Möglichkeit, alle Protokolle als PDF herunterzuladen und lokal zu sichern. Der Starter-Plan bleibt dauerhaft kostenlos verfügbar, sodass Sie Domudox auch mit begrenztem Funktionsumfang weiterverwenden können.
Nein, abgeschlossene Protokolle sind in Domudox bewusst schreibgeschützt. Sobald alle Parteien unterschrieben haben und das PDF generiert wurde, kann das Protokoll nicht mehr verändert werden. Das stellt sicher, dass das Dokument als verlässlicher Nachweis dient und nachträglich keine Inhalte manipuliert werden können. Wenn Sie Änderungen benötigen, erstellen Sie ein neues Protokoll oder duplizieren das bestehende als Grundlage.
Ja, Domudox ist speziell auch für größere Hausverwaltungen und Immobilienunternehmen konzipiert.
Sie erreichen uns jederzeit per E-Mail an [email protected]. Unser Team hilft Ihnen bei technischen Fragen oder sonstigen Anliegen gerne weiter.
Ja, Sie können Domudox mit jedem Gerät nutzen, das über einen aktuellen Webbrowser verfügt. Das umfasst Desktop-Computer, Laptops, Tablets und Smartphones. Domudox ist eine webbasierte Anwendung, sodass Sie keine Software herunterladen oder installieren müssen. Besuchen Sie einfach die Domudox-Webseite in Ihrem Browser und nutzen Sie alle Funktionen der Web-Version.
Grundsätzlich wird eine Internetverbindung benötigt. Domudox ist jedoch dafür vorbereitet, auch in Bereichen mit schlechtem Empfang, wie z. B. Kellern, weiterhin zu funktionieren. Sobald Sie wieder online sind, werden alle Daten automatisch synchronisiert.
Ja, Sie können Domudox kostenlos nutzen. Die kostenlose Version umfasst alle grundlegenden Funktionen. Allerdings beinhaltet der Starter-Plan keinen Zugang zu Pro-Funktionen wie unbegrenztem Speicherplatz oder der Teammitglieder-Verwaltung.
Sie können per Kreditkarte oder PayPal bezahlen. Eine Quittung wird automatisch erstellt. Für Unternehmenskunden ist auch eine Zahlung per Rechnung möglich.
Sie können Ihr Jahresabonnement jederzeit über Ihr Domudox-Dashboard kündigen. Die Kündigung bedeutet, dass der Plan nach dem aktuellen Abrechnungszeitraum nicht automatisch verlängert wird. Bitte beachten Sie, dass eine vorzeitige Kündigung keine anteilige Rückerstattung für den verbleibenden Zeitraum zur Folge hat.
Mit Domudox erstellen Sie Übergabeprotokolle komplett digital: Räume, Zählerstände, Fotos und Unterschriften werden direkt vor Ort auf dem Smartphone oder Tablet erfasst. Das fertige Protokoll steht sofort als PDF bereit, ohne Nacharbeit im Büro. Stammdaten legen Sie einmal an und verwenden sie bei jeder neuen Übergabe wieder. Der gesamte Papierkram entfällt, weil alles in einem System liegt.
Noch Fragen? Wir helfen Ihnen gerne weiter.
support@domudox.de