Wie dupliziere ich ein bestehendes Protokoll?
Bei Mieterwechseln in derselben Wohnung ähneln sich die Protokolle: Dieselben Räume, dieselbe Struktur, nur der Zustand und die Parteien ändern sich. Statt alles neu zu erfassen, duplizierst du ein vorhandenes Protokoll und passt nur die geänderten Felder an.
Was du lernen wirst
In vier Schritten vom bestehenden zum neuen Protokoll.
Protokoll öffnen
Das Protokoll auswählen, das als Vorlage dienen soll.
Duplizieren auswählen
Im Aktionsmenü die Duplikatfunktion starten.
Daten anpassen
Nur die geänderten Felder aktualisieren.
Übergabe abschließen
Fotos, Zustand und Unterschriften ergänzen.
Typische Anwendungsfälle
Die Duplikatfunktion eignet sich besonders, wenn du regelmäßig mit denselben Objekten arbeitest. Nach einer Einzugs-Übergabe duplizierst du das Protokoll für die spätere Auszugsdokumentation — so hast du den Einzugszustand als Referenz direkt im neuen Dokument.
Wann ein Duplikat besser ist als ein neues Protokoll
Wenn das Objekt gleich bleibt, ist ein Duplikat meist der sauberste Weg. Du übernimmst die gewohnte Struktur und konzentrierst dich auf die aktuellen Unterschiede, statt die gesamte Raumliste erneut zu bauen.
1 Bestehendes Protokoll öffnen
Öffne das Protokoll, das du als Grundlage verwenden möchtest. Das kann das Einzugsprotokoll desselben Mieters sein (für den Auszug) oder ein beliebiges anderes Protokoll desselben Objekts.
2 Aktion „Duplizieren" auswählen
Im Aktionsmenü des Protokolls findest du die Option „Duplizieren". Ein Klick darauf erstellt eine vollständige Kopie — mit allen Raumdaten, Ausstattungen und Strukturinformationen. Personenbezogene Daten wie Mieternamen und Unterschriften werden dabei nicht übernommen.
Alternativ findet man die Duplizieren-Option auch in der Protokollübersicht unten links als Schnellaktion. Das Ergebnis ist dasselbe: Ein neues Protokoll wird angelegt, das du dann individuell anpassen kannst.
3 Dupliziertes Protokoll anpassen
Das duplizierte Protokoll wird als neuer Entwurf angelegt. Passe die geänderten Felder an: Neues Datum, anderer Mieter, aktualisierter Übergabegrund, zum Beispiel von „Einzug" zu „Auszug". Die Raumstruktur und Objektdaten sind bereits korrekt ausgefüllt. Die Verknüpfungen zu den Räumen bleiben erhalten, sodass du nur die aktuellen Werte anpassen musst.
4 Übergabe durchführen und abschließen
Gehe mit dem duplizierten Protokoll zur Übergabe. Erfasse den aktuellen Zustand, mache Fotos, trage Zählerstände ein und lasse beide Parteien unterschreiben. Das Duplikat funktioniert ab diesem Punkt wie jedes andere Protokoll.
Häufige Fragen
Wann lohnt sich das Duplizieren eines Protokolls?
Immer dann, wenn Räume und Grundstruktur gleich bleiben und sich nur die beteiligten Personen oder der aktuelle Zustand ändern.
Werden Fotos beim Duplizieren übernommen?
Nein. Fotos werden absichtlich nicht mitkopiert, weil sie den Zustand einer konkreten Übergabe zeigen und nicht erneut verwendet werden sollen.
Kann ich ein dupliziertes Protokoll später noch anpassen?
Ja. Das neue Protokoll ist ein eigenständiger Entwurf und kann beliebig geändert werden, bevor es abgeschlossen wird.
Gut zu wissen: Das Duplizieren erstellt eine unabhängige Kopie. Änderungen am Duplikat haben keinen Einfluss auf das Original. Fotos werden nicht mit dupliziert, da sie den aktuellen Zustand widerspiegeln sollen.