Wie dokumentiere ich Einzug und Auszug korrekt?
Jedes Mietverhältnis hat einen Anfang und ein Ende. Beide Zeitpunkte verdienen eine saubere Dokumentation — denn die Differenz zwischen Einzugs- und Auszugszustand entscheidet über die Kaution. In dieser Anleitung zeigen wir, wie du beide Varianten professionell abwickelst.
Was du lernen wirst
Von der Objektauswahl bis zur vollständigen Zustandserfassung.
Protokoll starten
Objekt auswählen und neues Protokoll beginnen.
Übergabegrund wählen
Vermietung, Rückgabe oder Verkauf festlegen.
Parteien erfassen
Übergebende und übernehmende Seite eintragen.
Zustand dokumentieren
Raum für Raum den aktuellen Zustand erfassen.
Zähler & Schlüssel
Zählerstände und Schlüsselübergabe festhalten.
Einzug, Auszug, Verkauf
Domudox unterscheidet verschiedene Übergabegründe. Der gewählte Grund beeinflusst, welche Parteien erfasst werden und wie das Protokoll strukturiert ist. Einzugsprotokolle werden dem neuen Mieter zugeordnet, Auszugsprotokolle dem alten.
1 Objekt auswählen und Protokoll starten
Öffne das betreffende Objekt in der Objektliste und starte ein neues Protokoll. Alternativ kannst du auch direkt über „Neues Protokoll" beginnen und das Objekt im nächsten Schritt zuweisen.
Oder ganz einfach über den Button „Neues Protokoll" starten und die Objektdaten manuell eingeben.
2 Übergabegrund festlegen
Wähle den Grund der Übergabe: „Vermietung" (Einzug oder Auszug), „Verkauf" für Eigentumsübergänge. Diese Auswahl wird im PDF dokumentiert und hilft bei der späteren Zuordnung im Archiv.
3 Beteiligte Parteien erfassen
Trage die übergebende und die übernehmende Partei ein. Bei einem Einzug ist die übergebende Partei der Vermieter oder die Verwaltung, die übernehmende Partei der neue Mieter. Bei einem Auszug ist es umgekehrt.
Es gibt die Möglichkeit für jede Partei mehrere Kontakte zu hinterlegen, z.B. bei einer Hausverwaltung mit mehreren Ansprechpartnern oder einem Mieter mit mehreren Bewohnern. Alle eingetragenen Kontakte werden später im PDF aufgeführt und können auch für die E-Mail-Benachrichtigung genutzt werden.
Auch vertretene Parteien können erfasst werden, z.B. ein Makler, der den Verkauf abwickelt, oder ein Handwerker, der die Rückgabe begleitet.
4 Zustand Raum für Raum erfassen
Gehe durch jeden Raum und dokumentiere den Zustand: Wände, Böden, Fenster, Türen, Heizung, Ausstattung. Ergänze Fotos bei Auffälligkeiten und notiere Mängel. Bei einem Einzug dokumentierst du den Ausgangszustand, bei einem Auszug den Rückgabezustand.
5 Zählerstände und Schlüssel eintragen
Erfasse alle relevanten Zählerstände (Strom, Gas, Wasser, Heizung) sowie die Anzahl und Art der übergebenen Schlüssel. Diese Informationen sind für die Nebenkostenabrechnung und die Absicherung beider Parteien relevant.
Tipp: Nutze die Duplikatfunktion: Erstelle beim Einzug ein vollständiges Protokoll und dupliziere es später für den Auszug. So hast du den Einzugszustand als direkte Vergleichsgrundlage.