Einzug und Auszug mit Domudox dokumentieren
Jedes Mietverhältnis hat einen Anfang und ein Ende. Beide Zeitpunkte verdienen eine sorgfältige Dokumentation, denn der Vergleich zwischen Einzugs- und Auszugszustand ist häufig die Grundlage für die Abrechnung der Kaution. Diese Anleitung zeigt, wie Sie beide Varianten in Domudox erfassen.
Was Sie lernen
Von der Objektauswahl bis zur vollständigen Zustandserfassung.
Protokoll starten
Objekt auswählen und neues Protokoll beginnen.
Anlass und Art wählen
Vermietung mit Einzug oder Auszug, oder Verkauf.
Parteien erfassen
Vermieter- und Mieterseite eintragen.
Zustand dokumentieren
Raum für Raum den aktuellen Zustand erfassen.
Zähler & Schlüssel
Zählerstände und Schlüsselübergabe festhalten.
Einzug, Auszug, Verkauf
Domudox unterscheidet als Anlass „Vermietung“ und „Verkauf“, bei einer Vermietung zusätzlich Einzug und Auszug. Die Auswahl bestimmt die Bezeichnungen der Parteien und Termine. Bei einem Einzug können Sie zusätzlich die Wohnungsgeberbestätigung erzeugen (ab Tarif Pro), bei einem Auszug die neue Anschrift des Mieters erfassen.
Einzug und Auszug sauber miteinander verbinden
Wer Einzug und Auszug getrennt dokumentiert, kann Veränderungen später deutlich besser nachvollziehen. Deshalb legen Sie in Domudox für jede Übergabe ein eigenes Protokoll an.
1 Objekt auswählen und Protokoll starten
Haben Sie das Objekt unter „Objekte“ angelegt, klicken Sie in der Objektliste auf „Protokoll erstellen“. Im Dialog „Protokoll vorbereiten“ wählen Sie Anlass, Einzug oder Auszug, Datum und die beteiligten Personen; Räume, Zähler, Schlüssel und Notizen übernimmt Domudox aus dem Objekt.
Alternativ starten Sie unter „Protokolle“ mit „Neues Protokoll“ und geben die Objektdaten im Protokoll von Hand ein.
2 Anlass und Art der Übergabe festlegen
Wählen Sie im Abschnitt „Allgemein“ unter „Anlass“ entweder „Vermietung“ oder „Verkauf“. Bei einer Vermietung legen Sie unter „Ein- oder Auszug?“ fest, ob es sich um einen Einzug oder einen Auszug handelt. Passend dazu heißt das Datumsfeld „Einzugstermin“ oder „Auszugstermin“. Die Auswahl steht später auch im PDF.
3 Beteiligte Parteien erfassen
Im Abschnitt „Parteien“ tragen Sie beide Seiten ein: oben „Vermieter/in / Eigentümer/in“ (z. B. Vermieter oder Verwaltung), darunter „Mieter/in“. Die Seiten bleiben bei Einzug und Auszug gleich; beim Einzug übernimmt der Mieter die Wohnung, beim Auszug gibt er sie zurück. Bei einem Auszug können Sie zusätzlich die „Verzugsadresse bei Auszug“ des Mieters erfassen.
Über „Weitere Person hinzufügen“ hinterlegen Sie auf jeder Seite mehrere Personen, z. B. mehrere Eigentümer oder mehrere Mieter. Alle eingetragenen Personen werden im PDF aufgeführt und erhalten das Protokoll nach dem Abschluss per E-Mail.
Mit „Vertreter/in hinzufügen“ erfassen Sie Personen, die für eine Partei handeln, z. B. einen Makler oder einen bevollmächtigten Angehörigen.
4 Zustand Raum für Raum erfassen
Gehen Sie durch jeden Raum und dokumentieren Sie den Zustand: Wände, Böden, Fenster, Türen, Heizung, Ausstattung. Legen Sie dazu über „Merkmale hinzufügen“ Ausstattung und Mängel an und ergänzen Sie Fotos. Bei einem Einzug dokumentieren Sie den Ausgangszustand, bei einem Auszug den Rückgabezustand. Für Mängel können Sie festhalten, wer sie behebt („Wird behoben von“).
5 Zählerstände und Schlüssel eintragen
Erfassen Sie alle relevanten Zählerstände (Strom, Gas, Wasser, Heizung) mit Zählernummer und Foto sowie Art und Anzahl der übergebenen Schlüssel. Diese Angaben sind für die Nebenkostenabrechnung und die Absicherung beider Seiten wichtig.
Häufige Fragen
Worin liegt der Unterschied zwischen Einzug und Auszug?
Beim Einzug dokumentieren Sie den Zustand zu Beginn des Mietverhältnisses. Beim Auszug halten Sie fest, wie die Wohnung bei der Rückgabe aussieht. In Domudox wählen Sie dafür im Abschnitt „Allgemein“ bei „Ein- oder Auszug?“ die passende Option.
Kann ich beide Protokolle miteinander vergleichen?
Eine automatische Gegenüberstellung bietet Domudox nicht. Sie können aber das Einzugsprotokoll als PDF neben das Auszugsprotokoll legen oder es duplizieren und als Ausgangspunkt für den Auszug verwenden. So vergleichen Sie Eintrag für Eintrag.
Welche Daten sollten immer enthalten sein?
Wichtig sind Objekt, Parteien, Anlass, Raumzustand mit Ausstattung und Mängeln, Zählerstände, Schlüssel, Fotos und die Unterschriften beider Seiten.
Tipp: Nutzen Sie die Duplikatfunktion: Erstellen Sie beim Einzug ein vollständiges Protokoll und duplizieren Sie es später für den Auszug. Stellen Sie im Duplikat „Auszug“ ein und aktualisieren Sie Zustand, Fotos und Zählerstände.