Wie generiere und versende ich das Protokoll als PDF?
Nach der Übergabe wollen alle Beteiligten ein Dokument in der Hand halten. Domudox generiert aus deinem digitalen Protokoll ein professionelles PDF und versendet es auf Wunsch direkt per E-Mail an alle Parteien.
Was du lernen wirst
Vom fertigen Protokoll zum versendeten PDF in vier Schritten.
Protokoll abschließen
Alle Angaben prüfen und finalisieren.
PDF generieren
Das Dokument mit einem Klick erstellen.
PDF prüfen
Vorschau ansehen und Vollständigkeit sicherstellen.
Per E-Mail versenden
An alle Beteiligten mit einem Klick verschicken.
Voraussetzung
Das Protokoll muss vollständig ausgefüllt und von allen Parteien unterschrieben sein, bevor das PDF generiert werden kann. Fehlende Pflichtfelder werden dir vor dem Abschluss angezeigt.
So hängt der Versand mit dem Protokoll zusammen
Der PDF Versand ist kein separater Arbeitsschritt, sondern der Abschluss des gesamten Übergabeprozesses. Wenn du wissen möchtest, wie die Ausgangsdaten sauber vorbereitet werden, schau dir zuerst die Anleitung zum Protokoll erstellen und die Fotodokumentation an.
1 Protokoll abschließen
Prüfe alle Angaben im Protokoll: Objektdaten, Parteien, Raumzustände, Zählerstände, Schlüssel und Unterschriften. Domudox zeigt dir fehlende Pflichtfelder an, sodass du nichts vergisst. Sobald alles vollständig ist, kannst du das Protokoll finalisieren.
2 PDF generieren
Klicke auf „Abschließen und PDF generieren". Domudox generiert aus allen erfassten Daten ein formatiertes PDF-Dokument. Fotos, Unterschriften, Zählerstände und Mängelnotizen werden automatisch an der richtigen Stelle eingebettet.
3 PDF prüfen und herunterladen
Nach der Generierung kannst du das PDF direkt in der App ansehen. Prüfe die Darstellung von Fotos und Unterschriften. Das Dokument kann jederzeit erneut heruntergeladen werden — es bleibt dauerhaft in deinem Account gespeichert. Unter dem Bereich Dokumente kannst du das generierte PDF jederzeit erneut herunterladen oder per E-Mail versenden.
4 Per E-Mail versenden
E-Mail Versand erfolgt automatisch an alle Parteien, sobald das Protokoll abgeschlossen und das PDF generiert wurde. Alle Empfänger erhalten eine E-Mail mit dem PDF als Anhang. Du kannst den Empfängerkreis vor dem Versand anpassen und bei Bedarf weitere Empfänger hinzufügen.
Tipp: Hinterlege die E-Mail-Adressen aller Parteien bereits bei der Erfassung. So musst du beim Versand nichts mehr manuell eingeben und kannst das PDF mit einem einzigen Klick verschicken.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn das Protokoll noch unvollständig ist?
Domudox weist dich vor dem Abschluss auf fehlende Pflichtfelder hin. Erst wenn alle relevanten Angaben vorhanden sind, wird das PDF erzeugt.
Kann ich das PDF nach dem Versand noch einmal herunterladen?
Ja. Das Dokument bleibt im Konto gespeichert und kann jederzeit erneut geöffnet, heruntergeladen oder verschickt werden.
An wen kann ich das PDF senden?
Du kannst das PDF an alle beteiligten Personen senden. In der Regel sind das Vermieter, Mieter und gegebenenfalls die Verwaltung.