Übergabeprotokolle im Facility Management: Begehungen und Schäden digital dokumentiert
Facility Manager und Gebäudedienstleister führen täglich Begehungen durch: bei Mieterwechseln, nach Instandhaltungsmaßnahmen, bei der Übernahme neuer Objekte oder bei der Rückgabe nach Vertragsende. Was dabei oft fehlt, ist ein einheitliches, mobil nutzbares Werkzeug für die Dokumentation. Domudox bietet genau das: strukturierte Protokolle mit Fotos, Zustandsfeldern und digitaler Unterschrift, direkt am Gerät vor Ort.
Wo Facility Manager Domudox einsetzen
Mieterwechsel in gewerblichen Objekten verlangen dasselbe wie bei Wohnimmobilien: eine vollständige Dokumentation des Zustands, Zählerstände, Schlüsselübergabe und Unterschriften. Bei größeren Flächen kommen technische Anlagen dazu (Klimatechnik, Aufzüge, Serverräume), die einen eigenen Abschnitt im Protokoll bekommen.
Bei der Übernahme neuer Objekte in die eigene Bewirtschaftung wird der Ausgangszustand dokumentiert: was ist vorhanden, was ist beschädigt, was fehlt. Dieser Nachweis schützt den Dienstleister gegenüber dem Auftraggeber. Mehr zur Schadendokumentation in unserem Ratgeber.
Nach abgeschlossenen Instandhaltungsmaßnahmen lässt sich Domudox auch für die Abnahme nutzen: Welche Arbeiten wurden durchgeführt, in welchem Zustand befindet sich die Fläche, und wer hat die Abnahme bestätigt?
Was Domudox für den Außendienst im Facility Management leistet
Mobil und ohne Installation
Domudox läuft im Browser auf Smartphone und Tablet. Kein Download, keine IT-Abteilung nötig. Jeder Außendienstmitarbeitende kann sofort loslegen.
Freie Raumstruktur
Büroflächen, Technikräume, Außenbereiche, Tiefgaragen: legen Sie jeden Bereich selbst an. Keine starre Vorlage, die nicht zum Objekt passt.
Fotos direkt zugeordnet
Jedes Foto landet beim richtigen Raumabschnitt. Kein Sortieren, kein Übertragen. Die Dokumentation ist vollständig, wenn die Begehung abgeschlossen ist. Mehr dazu: Fotodokumentation.
Digitale Abnahme vor Ort
Alle Beteiligten unterschreiben digital am Bildschirm. Das Protokoll ist sofort fertig, keine Nacharbeit im Büro.
PDF für den Auftraggeber
Das fertige Protokoll wird als PDF generiert und kann direkt an den Eigentümer, die Verwaltung oder den Auftraggeber versandt werden.
Protokolle dauerhaft abrufbar
Alle gespeicherten Protokolle bleiben im Konto. Wenn ein Auftraggeber Monate später Fragen hat, ist der Nachweis vorhanden. Siehe auch: Für Hausverwaltungen.
Begehungen und Übergaben jetzt digital dokumentieren
Starten Sie kostenlos und richten Sie Ihr erstes Objekt ein. Kein Setup-Aufwand, sofort einsatzbereit im Außendienst.
Preise & Einstieg
Starten Sie kostenlos und testen Sie alle Funktionen direkt im Einsatz. Für größere Teams stehen erweiterte Pläne zur Verfügung.
Sie können sofort starten und erste Übergaben digital erfassen.
Der Einstieg ist kostenlos und ohne Verpflichtung.
Erweitern Sie Ihren Plan, sobald Sie mehr Funktionen benötigen.
Transparente Preise ohne versteckte Kosten
Starten Sie kostenlos und upgraden Sie, wenn Sie mehr brauchen. Keine Einrichtungsgebühren, monatlich kündbar.
Starter
- Bis zu 3 Protokolle pro Monat Erstellen Sie bis zu 3 Übergabeprotokolle monatlich. Ideal für Vermieter mit wenigen Wohnungen.
- 3 Objektvorlagen Speichern Sie bis zu 3 Objektvorlagen, um wiederkehrende Protokolle schneller zu erstellen.
- Fotodokumentation Fügen Sie Fotos direkt in das Protokoll ein, um den Zustand der Wohnung visuell festzuhalten.
- Digitale Unterschriften Lassen Sie die Parteien digital unterschreiben, direkt am Tablet oder Handy.
- PDF-Generierung & E-Mail-Versand Generieren Sie professionelle PDFs und versenden Sie diese direkt per E-Mail an alle Beteiligten.
- Support per E-Mail Unser Support-Team hilft Ihnen bei Fragen und Problemen per E-Mail weiter.
- 100 MB Speicherplatz Speicherplatz für Ihre Fotos und Dokumente. Ausreichend für mehrere Protokolle mit Bildern.
- Domudox Logo entfernt im PDF
- Eigenes Logo & Branding im PDF
- Wohnungsgeberbestätigung (automatisch erstellen & PDF)
- Keine Team-Funktionen
Pro
- Unbegrenzte Protokolle Erstellen Sie so viele Übergabeprotokolle wie Sie benötigen – ohne monatliches Limit.
- 50 Objektvorlagen Speichern Sie bis zu 50 Objektvorlagen für schnellere Protokollerstellung bei vielen Objekten.
- Fotodokumentation Fügen Sie Fotos direkt in das Protokoll ein, um den Zustand der Wohnung visuell festzuhalten.
- Digitale Unterschriften Lassen Sie die Parteien digital unterschreiben, direkt am Tablet oder Handy.
- PDF-Generierung & E-Mail-Versand Generieren Sie professionelle PDFs und versenden Sie diese direkt per E-Mail an alle Beteiligten.
- Support per E-Mail Unser Support-Team hilft Ihnen bei Fragen und Problemen per E-Mail weiter.
- Unbegrenzter Speicherplatz Laden Sie beliebig viele Fotos und Dokumente hoch – ohne Speicherlimit.
- Domudox Logo entfernt im PDF Das Domudox-Logo wird nicht mehr im generierten PDF angezeigt. Für ein professionelleres Erscheinungsbild.
- Eigenes Logo & Branding im PDF Laden Sie Ihr eigenes Logo hoch und passen Sie das PDF-Design an Ihre Marke an.
- Wohnungsgeberbestätigung (automatisch erstellen & PDF) Erstellen Sie automatisch eine Wohnungsgeberbestätigung als PDF – direkt aus dem Protokoll heraus.
- Team-Funktionen mit 3 Benutzern Laden Sie bis zu 3 Teammitglieder ein, um gemeinsam Protokolle zu erstellen und zu verwalten.
Enterprise
- Alle Pro-Funktionen Enthält alle Funktionen des Pro-Plans als Grundlage für Ihr Enterprise-Paket.
- 50+ Objektvorlagen Speichern Sie mehr als 50 Objektvorlagen für große Immobilienportfolios.
- 3+ Benutzer Fügen Sie mehr als 3 Teammitglieder hinzu – ideal für größere Verwaltungen.
- Prioritäts-Support Erhalten Sie bevorzugten Support mit kürzeren Antwortzeiten und direktem Ansprechpartner.
- Individuelle Integrationen Wir entwickeln individuelle Anbindungen an Ihre bestehenden Systeme und Software.
Sie können Ihren Plan jederzeit upgraden oder downgraden und Teammitglieder nach Bedarf hinzufügen oder entfernen. Der Einstieg ist kostenlos und ohne Verpflichtung. Siehe AGB.