Übergabeprotokolle im Facility Management: Begehungen und Schäden digital dokumentiert
Facility Manager und Gebäudedienstleister führen täglich Begehungen durch: bei Mieterwechseln, nach Instandhaltungsmaßnahmen, bei der Übernahme neuer Objekte oder bei der Rückgabe nach Vertragsende. Was dabei oft fehlt, ist ein einheitliches, mobil nutzbares Werkzeug für die Dokumentation. Domudox bietet genau das: strukturierte Protokolle mit Fotos, Zustandsfeldern und digitaler Unterschrift, direkt am Gerät vor Ort.
Wo Facility Manager Domudox einsetzen
Mieterwechsel in gewerblichen Objekten verlangen dasselbe wie bei Wohnimmobilien: eine vollständige Dokumentation des Zustands, Zählerstände, Schlüsselübergabe und Unterschriften. Bei größeren Flächen kommen technische Anlagen dazu (Klimatechnik, Aufzüge, Serverräume), die einen eigenen Abschnitt im Protokoll bekommen.
Bei der Übernahme neuer Objekte in die eigene Bewirtschaftung wird der Ausgangszustand dokumentiert: was ist vorhanden, was ist beschädigt, was fehlt. Dieser Nachweis schützt den Dienstleister gegenüber dem Auftraggeber. Mehr zur Schadendokumentation in unserem Ratgeber.
Nach abgeschlossenen Instandhaltungsmaßnahmen lässt sich Domudox auch für die Abnahme nutzen: Welche Arbeiten wurden durchgeführt, in welchem Zustand befindet sich die Fläche, und wer hat die Abnahme bestätigt?
Was Domudox für den Außendienst im Facility Management leistet
Mobil und ohne Installation
Domudox läuft im Browser auf Smartphone und Tablet. Kein Download, keine IT-Abteilung nötig. Jeder Außendienstmitarbeitende kann sofort loslegen.
Freie Raumstruktur
Büroflächen, Technikräume, Außenbereiche, Tiefgaragen: legen Sie jeden Bereich selbst an. Keine starre Vorlage, die nicht zum Objekt passt.
Fotos direkt zugeordnet
Jedes Foto landet beim richtigen Raumabschnitt. Kein Sortieren, kein Übertragen. Die Dokumentation ist vollständig, wenn die Begehung abgeschlossen ist. Mehr dazu: Fotodokumentation.
Digitale Abnahme vor Ort
Alle Beteiligten unterschreiben digital am Bildschirm. Das Protokoll ist sofort fertig, keine Nacharbeit im Büro.
PDF für den Auftraggeber
Das fertige Protokoll wird als PDF generiert und kann direkt an den Eigentümer, die Verwaltung oder den Auftraggeber versandt werden.
Protokolle dauerhaft abrufbar
Alle gespeicherten Protokolle bleiben im Konto. Wenn ein Auftraggeber Monate später Fragen hat, ist der Nachweis vorhanden. Siehe auch: Für Hausverwaltungen.
Begehungen und Übergaben jetzt digital dokumentieren
Starten Sie kostenlos und richten Sie Ihr erstes Objekt ein. Kein Setup-Aufwand, sofort einsatzbereit im Außendienst.
Preise & Einstieg
Starten Sie kostenlos und testen Sie alle Funktionen direkt im Einsatz. Für größere Teams stehen erweiterte Pläne zur Verfügung.
Sie können sofort starten und erste Übergaben digital erfassen.
Der Einstieg ist kostenlos und ohne Verpflichtung.
Erweitern Sie Ihren Plan, sobald Sie mehr Funktionen benötigen.
Praxis für Teams
So arbeitet Domudox im Teamalltag
Diese Seiten profitieren von klaren Abläufen und einem zentralen Ort für Protokolle, Fotos und Übergaben. Deshalb zeigen wir hier die App eher im Verwaltungs- und Teamkontext.
Transparente Preise ohne versteckte Kosten
Starten Sie kostenlos und upgraden Sie, wenn Sie mehr brauchen. Monatlich kündbar.
Starter
Für erste Schritte und private Vermieter
Keine Kreditkarte erforderlich
Protokolle & Objekte
- Protokolle / Monat3
- Objekte3Legen Sie Ihre Objekte einmal an – mit Räumen, Zählern, Schlüsseln und Stammdaten. Bei jeder neuen Übergabe sind alle Daten sofort verfügbar.
- FotodokumentationFotos direkt bei der Übergabe aufnehmen und dem Protokoll zuordnen – für lückenlose Beweissicherung.
- Mobile NutzungProtokolle direkt vor Ort am Smartphone oder Tablet erstellen – kein Büro notwendig.
- Basis-PDFAutomatisch generiertes PDF-Protokoll mit allen erfassten Daten – direkt nach Abschluss verfügbar.
- Verlaufsansicht
- 100 MB SpeicherplatzProtokolle und Fotos werden bis zu 100 MB gespeichert.
Branding & Ausgabe
- Eigenes PDF-Branding
- Wohnungsgeberbestätigung
Team & Nutzer
- Teamfunktionen
Pro
Für regelmäßige Übergaben mit eigenem Branding
zzgl. MwSt.
Monatlich kündbar · zzgl. MwSt.
Protokolle & Objekte
- Protokolle / MonatAnzahl der Übergabeprotokolle pro Monat. Anpassbar von 10 bis 15.10
- ObjekteLegen Sie Ihre Objekte einmal an – mit Räumen, Zählern, Schlüsseln und Stammdaten. Bei jeder neuen Übergabe sind alle Daten sofort verfügbar. Anpassbar von 10 bis 30.10
- FotodokumentationFotos direkt bei der Übergabe aufnehmen und dem Protokoll zuordnen.
- Mobile NutzungProtokolle direkt vor Ort am Smartphone oder Tablet erstellen.
- Basis-PDFAutomatisch generiertes PDF-Protokoll mit allen erfassten Daten.
- VerlaufsansichtAlle Protokolle eines Objekts chronologisch – Einzug, Auszug. Sofort sehen was wann dokumentiert wurde.
- Unbegrenzter SpeicherplatzAlle Protokolle und Fotos werden dauerhaft gespeichert – ohne Speicherlimit.
Branding & Ausgabe
- Eigenes PDF-BrandingLogo und Firmenfarben im PDF-Protokoll.
- WohnungsgeberbestätigungBeim Einzug automatisch generieren – alle Daten aus dem Protokoll werden direkt übernommen. Gesetzlich vorgeschrieben nach §19 BMG.
Team & Nutzer
- Teamfunktionen
Verwaltung
Unbegrenzte Übergaben. Ihr Team. Ihr Logo.
zzgl. MwSt.
Monatlich kündbar · zzgl. MwSt.
Protokolle & Objekte
- Protokolle / MonatUnbegrenztUnbegrenzte Protokollerstellung pro Monat.
- ObjekteLegen Sie Ihre Objekte einmal an – mit Räumen, Zählern, Schlüsseln und Stammdaten. Bei jeder neuen Übergabe sind alle Daten sofort verfügbar. Anpassbar von 50 bis 1500.50
- FotodokumentationFotos direkt bei der Übergabe aufnehmen und dem Protokoll zuordnen.
- Mobile NutzungProtokolle direkt vor Ort am Smartphone oder Tablet erstellen.
- Basis-PDFAutomatisch generiertes PDF-Protokoll mit allen erfassten Daten.
- VerlaufsansichtAlle Protokolle eines Objekts chronologisch – Einzug, Auszug, Begehung. Sofort sehen was wann dokumentiert wurde.
- Unbegrenzter SpeicherplatzAlle Protokolle und Fotos werden dauerhaft gespeichert – ohne Speicherlimit.
Branding & Ausgabe
- Eigenes PDF-BrandingLogo und Firmenfarben im PDF-Protokoll.
- WohnungsgeberbestätigungBeim Einzug automatisch generieren – alle Daten aus dem Protokoll werden direkt übernommen. Gesetzlich vorgeschrieben nach §19 BMG.
Team & Nutzer
- TeamfunktionenMehrere Mitarbeiter arbeiten gemeinsam an Protokollen.
- NutzerAnzahl der Teammitglieder. Weitere Nutzer hinzubuchbar.1
Enterprise
Für große Bestände, Verwaltungsunternehmen und individuelle Anforderungen.
Jahresvertrag möglich · zzgl. MwSt.
Alle Preise zzgl. gesetzlicher MwSt. · Monatlich kündbar · Zahlungsbedingungen
Domudox in der Praxis
Die wichtigsten Arbeitsschritte direkt in der App
Die meisten Seiten auf dieser Website führen letztlich auf denselben Ablauf: Protokoll starten, Fotos zuordnen, Unterschriften holen und das PDF versenden. In Domudox passiert das in einem einzigen, durchgängigen Workflow.
