Domudox und Ihre Verwaltungssoftware: Protokolle nahtlos integriert
Die meisten professionellen Hausverwaltungen setzen bereits Software ein, für Buchhaltung, Eigentümerportale, Mieterverwaltung oder Betriebskostenabrechnung. Was dabei oft fehlt: ein strukturiertes Werkzeug für die Übergabedokumentation. Domudox schließt diese Lücke. Es fügt sich als eigenständiges Protokoll-Tool in bestehende Abläufe ein, ohne die vorhandene Software zu ersetzen, zu erfordern oder zu belasten.
Warum bestehende Verwaltungssoftware die Übergabe selten vollständig abdeckt
Hausverwaltungssoftware ist für viele Aufgaben gebaut: Mieterkonten, Abrechnungen, Eigentümerprotokolle, Betriebskosten. Die Übergabedokumentation mit Fotos, Zählerständen und digitaler Unterschrift ist in den wenigsten Systemen vollwertig integriert, und wenn, dann oft nicht so, dass Außendienstmitarbeitende sie mobil vor Ort nutzen können.
Die Folge: Übergaben werden parallel in einem eigenen System oder auf Papier dokumentiert, und das Ergebnis muss danach manuell in die Hauptsoftware übertragen werden. Dieser Medienbruch kostet Zeit und ist eine Fehlerquelle.
Domudox schließt diesen Spalt. Das Protokoll entsteht vor Ort, das PDF wird gespeichert und steht danach als Datei bereit: für das Ablagesystem, das Eigentümerportal oder den Aktenschrank. Mehr dazu auf unserer Seite für Anleitungen.
Wie Domudox in bestehende Software-Abläufe eingebunden wird
Domudox funktioniert als eigenständige Web-Anwendung und produziert ein standardisiertes PDF als Ausgabe. Dieses PDF lässt sich in jedes bestehende System einbinden, das Dateianhänge verarbeitet, ob Domus, KARTHAGO, Immoware24 oder ein einfaches Netzlaufwerk.
Ein technischer Export oder eine API-Anbindung ist dafür nicht notwendig. Das Protokoll wird abgeschlossen, das PDF heruntergeladen oder per E-Mail empfangen und anschließend ins gewünschte System hochgeladen. Wer Dateiablage standardisiert hat, integriert Domudox in weniger als einem Arbeitstag in seinen Workflow.
Wie das Zusammenspiel mit bestehenden Daten funktioniert, zeigt unser Ratgeber zum Wiederverwenden von Stammdaten.
Protokollverlauf pro Objekt statt verstreuter PDFs
Gerade bei Objekten mit häufigem Mieterwechsel wird schnell unübersichtlich, welches Protokoll zuletzt erstellt wurde und wo es abgelegt ist. In Domudox lässt sich zu jedem Objekt der vollständige Verlauf aller bisherigen Übergaben anzeigen, sortiert nach Datum, statt einzelne Dateien manuell zusammenzusuchen.
Das erleichtert nicht nur den Alltag im Team, sondern auch Rückfragen von Eigentümern oder neuen Mitarbeitenden, die sich schnell einen Überblick über die Historie eines Objekts verschaffen müssen. Mehr zum Thema Archivierung im Beitrag Wohnungsübergabe: Verlauf und Archiv.
Was Domudox für Verwaltungsteams mit mehreren Mitarbeitenden bringt
Wenn mehrere Mitarbeitende Übergaben durchführen, ist ein einheitlicher Ablauf entscheidend. Jeder sollte dieselben Felder ausfüllen, dieselbe Reihenfolge einhalten und dasselbe Ergebnis produzieren, unabhängig davon, wer den Termin übernimmt.
Domudox gibt allen Mitarbeitenden dieselbe Struktur. Objektvorlagen, die einmal angelegt werden, stehen allen zur Verfügung. Das Protokoll sieht bei jedem Mitarbeitenden gleich aus. Und alle abgeschlossenen Protokolle sind zentral im Konto abrufbar, ohne dass jemand Dateien manuell zusammenführen muss. Mehr dazu: Protokolle duplizieren.
Häufige Fragen zur Integration
Muss Domudox mit meiner bestehenden Verwaltungssoftware verbunden werden?
Nein, eine technische Anbindung oder API-Integration ist nicht notwendig. Domudox erzeugt ein fertiges PDF, das Sie einfach in Ihr bestehendes Ablagesystem, Eigentümerportal oder Ihre Verwaltungssoftware hochladen — genau wie jede andere Datei auch.
Können mehrere Mitarbeitende gleichzeitig mit Domudox arbeiten?
Ja. Alle Mitarbeitenden nutzen dieselben Objektvorlagen und denselben Protokollaufbau, sodass unabhängig von der Person immer ein einheitliches Ergebnis entsteht. Abgeschlossene Protokolle sind zentral im Konto einsehbar.
Wie behalte ich den Überblick über alle Protokolle zu einem Objekt?
Zu jedem Objekt lässt sich der vollständige Protokollverlauf anzeigen — von der ersten Übergabe bis zum aktuellen Stand. So sehen Sie auf einen Blick, wann welches Protokoll erstellt wurde, ohne einzelne PDFs manuell durchsuchen zu müssen.
Lohnt sich Domudox auch für kleinere Verwaltungen mit wenigen Objekten?
Ja, der Einstieg ist bewusst niedrigschwellig gehalten. Auch wer nur wenige Objekte betreut, profitiert von einem einheitlichen, professionellen Protokollformat statt handschriftlicher oder unstrukturierter Notizen.
Domudox neben Ihrer bestehenden Software einsetzen
Testen Sie Domudox kostenlos und führen Sie Ihre nächste Übergabe digital durch. Kein Setup-Aufwand, keine Systemumstellung. Mehr über den Einsatz bei digitalen Protokollen für Hausverwaltungen.
Preise & Einstieg
Starten Sie kostenlos und testen Sie alle Funktionen direkt im Einsatz. Für größere Teams stehen erweiterte Pläne zur Verfügung.
Sie können sofort starten und erste Übergaben digital erfassen.
Der Einstieg ist kostenlos und ohne Verpflichtung.
Erweitern Sie Ihren Plan, sobald Sie mehr Funktionen benötigen.
Praxis für Teams
So arbeitet Domudox im Teamalltag
Diese Seiten profitieren von klaren Abläufen und einem zentralen Ort für Protokolle, Fotos und Übergaben. Deshalb zeigen wir hier die App eher im Verwaltungs- und Teamkontext.
Transparente Preise ohne versteckte Kosten
Starten Sie kostenlos und upgraden Sie, wenn Sie mehr brauchen. Monatlich kündbar.
Starter
Für erste Schritte und private Vermieter
Keine Kreditkarte erforderlich
Protokolle & Objekte
- Protokolle / Monat3
- Objekte3Legen Sie Ihre Objekte einmal an – mit Räumen, Zählern, Schlüsseln und Stammdaten. Bei jeder neuen Übergabe sind alle Daten sofort verfügbar.
- FotodokumentationFotos direkt bei der Übergabe aufnehmen und dem Protokoll zuordnen – für lückenlose Beweissicherung.
- Mobile NutzungProtokolle direkt vor Ort am Smartphone oder Tablet erstellen – kein Büro notwendig.
- Basis-PDFAutomatisch generiertes PDF-Protokoll mit allen erfassten Daten – direkt nach Abschluss verfügbar.
- Verlaufsansicht
- 100 MB SpeicherplatzProtokolle und Fotos werden bis zu 100 MB gespeichert.
Branding & Ausgabe
- Eigenes PDF-Branding
- Wohnungsgeberbestätigung
Team & Nutzer
- Teamfunktionen
Pro
Für regelmäßige Übergaben mit eigenem Branding
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Monatlich kündbar · zzgl. MwSt.
Protokolle & Objekte
- Protokolle / MonatAnzahl der Übergabeprotokolle pro Monat. Anpassbar von 10 bis 15.10
- ObjekteLegen Sie Ihre Objekte einmal an – mit Räumen, Zählern, Schlüsseln und Stammdaten. Bei jeder neuen Übergabe sind alle Daten sofort verfügbar. Anpassbar von 10 bis 30.10
- FotodokumentationFotos direkt bei der Übergabe aufnehmen und dem Protokoll zuordnen.
- Mobile NutzungProtokolle direkt vor Ort am Smartphone oder Tablet erstellen.
- Basis-PDFAutomatisch generiertes PDF-Protokoll mit allen erfassten Daten.
- VerlaufsansichtAlle Protokolle eines Objekts chronologisch – Einzug, Auszug. Sofort sehen was wann dokumentiert wurde.
- Unbegrenzter SpeicherplatzAlle Protokolle und Fotos werden dauerhaft gespeichert – ohne Speicherlimit.
Branding & Ausgabe
- Eigenes PDF-BrandingLogo und Firmenfarben im PDF-Protokoll.
- WohnungsgeberbestätigungBeim Einzug automatisch generieren – alle Daten aus dem Protokoll werden direkt übernommen. Gesetzlich vorgeschrieben nach §19 BMG.
Team & Nutzer
- Teamfunktionen
Verwaltung
Unbegrenzte Übergaben. Ihr Team. Ihr Logo.
zzgl. MwSt.
Monatlich kündbar · zzgl. MwSt.
Protokolle & Objekte
- Protokolle / MonatUnbegrenztUnbegrenzte Protokollerstellung pro Monat.
- ObjekteLegen Sie Ihre Objekte einmal an – mit Räumen, Zählern, Schlüsseln und Stammdaten. Bei jeder neuen Übergabe sind alle Daten sofort verfügbar. Anpassbar von 50 bis 1500.50
- FotodokumentationFotos direkt bei der Übergabe aufnehmen und dem Protokoll zuordnen.
- Mobile NutzungProtokolle direkt vor Ort am Smartphone oder Tablet erstellen.
- Basis-PDFAutomatisch generiertes PDF-Protokoll mit allen erfassten Daten.
- VerlaufsansichtAlle Protokolle eines Objekts chronologisch – Einzug, Auszug, Begehung. Sofort sehen was wann dokumentiert wurde.
- Unbegrenzter SpeicherplatzAlle Protokolle und Fotos werden dauerhaft gespeichert – ohne Speicherlimit.
Branding & Ausgabe
- Eigenes PDF-BrandingLogo und Firmenfarben im PDF-Protokoll.
- WohnungsgeberbestätigungBeim Einzug automatisch generieren – alle Daten aus dem Protokoll werden direkt übernommen. Gesetzlich vorgeschrieben nach §19 BMG.
Team & Nutzer
- TeamfunktionenMehrere Mitarbeiter arbeiten gemeinsam an Protokollen.
- NutzerAnzahl der Teammitglieder. Weitere Nutzer hinzubuchbar.1
Enterprise
Für große Bestände, Verwaltungsunternehmen und individuelle Anforderungen.
Jahresvertrag möglich · zzgl. MwSt.
Alle Preise zzgl. gesetzlicher MwSt. · Monatlich kündbar · Zahlungsbedingungen
Domudox in der Praxis
Die wichtigsten Arbeitsschritte direkt in der App
Die meisten Seiten auf dieser Website führen letztlich auf denselben Ablauf: Protokoll starten, Fotos zuordnen, Unterschriften holen und das PDF versenden. In Domudox passiert das in einem einzigen, durchgängigen Workflow.
