Verlauf und Archiv – die komplette Objekthistorie
Eine Wohnung hat eine Geschichte. Mieter kommen und gehen, der Zustand verändert sich über die Jahre. Wer diese Geschichte nicht dokumentiert, verliert den Überblick. Wann wurde zuletzt renoviert? Welcher Mieter hatte Schäden hinterlassen? Wie sah die Wohnung vor drei Jahren aus?
Domudox speichert jedes Protokoll chronologisch unter dem jeweiligen Objekt. Über die Zeit entsteht eine lückenlose Dokumentation – Ihr digitales Archiv für Übergabeprotokolle, jederzeit abrufbar, durchsuchbar und ohne Aktenordner.
Warum ein Protokoll-Archiv wertvoll ist
Stellen Sie sich vor: Ein Mieter behauptet, der Parkettkratzer sei schon bei Einzug vorhanden gewesen. Ohne Archiv prüfen Sie mühsam Papierordner. Mit Domudox öffnen Sie das Einzugsprotokoll von vor zwei Jahren – in Sekunden. Das Foto vom Einzug zeigt klar: Der Boden war intakt. Fall erledigt.
Für Hausverwaltungen mit vielen Objekten ist das Archiv noch wertvoller: Auf einen Blick sehen Sie die gesamte Übergabehistorie eines Objekts. Wann war der letzte Mieterwechsel? Wie viele Übergaben gab es in den letzten 5 Jahren? Welche Mängel tauchen wiederholt auf?
Diese Informationen helfen bei der Entscheidung über Renovierungen, bei der Kautionsabrechnung und bei der Kommunikation mit Eigentümern.
Chronologischer Verlauf pro Objekt
Jedes Objekt in Domudox zeigt seinen kompletten Protokollverlauf: Einzug Januar 2022, Auszug Dezember 2023, Einzug Januar 2024. Alle Protokolle chronologisch geordnet, mit Datum und Status auf einen Blick.
Von der Übersicht können Sie jedes einzelne Protokoll öffnen und alle Details einsehen – inklusive der damals aufgenommenen Fotos und Unterschriften. Nichts geht verloren, nichts verblasst.
Verlauf: Alle Protokolle eines Objekts in chronologischer Reihenfolge.
Einzug und Auszug vergleichen
Die wahre Stärke eines Archivs zeigt sich beim Vergleich: Öffnen Sie das Einzugsprotokoll und das Auszugsprotokoll nebeneinander. Welche Mängel sind neu hinzugekommen? Welche waren schon vorhanden? Welche wurden behoben?
Dieser Vergleich ist die sachliche Grundlage für jede Kautionsabrechnung. Keine Erinnerungslücken, keine Interpretationen – nur dokumentierte Fakten aus zwei verschiedenen Zeitpunkten.
Für Vermieter mit mehreren Mieterwechseln pro Jahr spart das Archiv nicht nur Zeit, sondern verhindert auch Konflikte. Wenn beide Parteien wissen, dass alles dokumentiert ist, sinkt die Bereitschaft zu unbegründeten Forderungen erheblich.
Bauen Sie Ihr digitales Archiv auf
Jedes Protokoll, das Sie heute erstellen, ist ein Beleg für morgen. Starten Sie kostenlos.
Kostenlos startenHäufige Fragen
Wie lange werden die Protokolle gespeichert?
Ihre Protokolle bleiben dauerhaft in Ihrem Account gespeichert – ohne zeitliche Begrenzung. Solange Ihr Account existiert, haben Sie Zugriff auf alle jemals erstellten Dokumente.
Kann ich ältere Protokolle noch einmal als PDF herunterladen?
Ja. Jedes Protokoll kann jederzeit erneut als PDF heruntergeladen oder per E-Mail versendet werden. Das Original wird dabei nicht verändert.
Kann ich mehrere Protokolle eines Objekts vergleichen?
Alle Protokolle eines Objekts werden chronologisch angezeigt. Sie können Einzugs- und Auszugsprotokolle öffnen und den dokumentierten Zustand visuell vergleichen.
Was passiert mit meinen Daten, wenn ich meinen Account kündige?
Sie können alle Ihre Protokolle vorher als PDF exportieren. Nach Löschung des Accounts werden die Daten gemäß DSGVO entfernt.
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Objektvorlagen
Vorlagen als Basis für den Verlauf
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Starten Sie kostenlos und upgraden Sie, wenn Sie mehr brauchen. Keine Einrichtungsgebühren, monatlich kündbar.
Starter
- Bis zu 3 Protokolle pro Monat Erstellen Sie bis zu 3 Übergabeprotokolle monatlich. Ideal für Vermieter mit wenigen Wohnungen.
- 3 Objektvorlagen Speichern Sie bis zu 3 Objektvorlagen, um wiederkehrende Protokolle schneller zu erstellen.
- Fotodokumentation Fügen Sie Fotos direkt in das Protokoll ein, um den Zustand der Wohnung visuell festzuhalten.
- Digitale Unterschriften Lassen Sie die Parteien digital unterschreiben, direkt am Tablet oder Handy.
- PDF-Generierung & E-Mail-Versand Generieren Sie professionelle PDFs und versenden Sie diese direkt per E-Mail an alle Beteiligten.
- Support per E-Mail Unser Support-Team hilft Ihnen bei Fragen und Problemen per E-Mail weiter.
- 100 MB Speicherplatz Speicherplatz für Ihre Fotos und Dokumente. Ausreichend für mehrere Protokolle mit Bildern.
- Domudox Logo entfernt im PDF
- Eigenes Logo & Branding im PDF
- Wohnungsgeberbestätigung (automatisch erstellen & PDF)
- Keine Team-Funktionen
Pro
- Unbegrenzte Protokolle Erstellen Sie so viele Übergabeprotokolle wie Sie benötigen – ohne monatliches Limit.
- 50 Objektvorlagen Speichern Sie bis zu 50 Objektvorlagen für schnellere Protokollerstellung bei vielen Objekten.
- Fotodokumentation Fügen Sie Fotos direkt in das Protokoll ein, um den Zustand der Wohnung visuell festzuhalten.
- Digitale Unterschriften Lassen Sie die Parteien digital unterschreiben, direkt am Tablet oder Handy.
- PDF-Generierung & E-Mail-Versand Generieren Sie professionelle PDFs und versenden Sie diese direkt per E-Mail an alle Beteiligten.
- Support per E-Mail Unser Support-Team hilft Ihnen bei Fragen und Problemen per E-Mail weiter.
- Unbegrenzter Speicherplatz Laden Sie beliebig viele Fotos und Dokumente hoch – ohne Speicherlimit.
- Domudox Logo entfernt im PDF Das Domudox-Logo wird nicht mehr im generierten PDF angezeigt. Für ein professionelleres Erscheinungsbild.
- Eigenes Logo & Branding im PDF Laden Sie Ihr eigenes Logo hoch und passen Sie das PDF-Design an Ihre Marke an.
- Wohnungsgeberbestätigung (automatisch erstellen & PDF) Erstellen Sie automatisch eine Wohnungsgeberbestätigung als PDF – direkt aus dem Protokoll heraus.
- Team-Funktionen mit 3 Benutzern Laden Sie bis zu 3 Teammitglieder ein, um gemeinsam Protokolle zu erstellen und zu verwalten.
Enterprise
- Alle Pro-Funktionen Enthält alle Funktionen des Pro-Plans als Grundlage für Ihr Enterprise-Paket.
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Sie können Ihren Plan jederzeit upgraden oder downgraden und Teammitglieder nach Bedarf hinzufügen oder entfernen. Der Einstieg ist kostenlos und ohne Verpflichtung. Siehe AGB.