Digitale Protokolle für professionelle Hausverwaltungen
Hausverwaltungen sind keine Einzelkämpfer. Sie arbeiten im Team, betreuen Dutzende bis Hunderte Objekte und müssen gegenüber Vermietern, Mietern und Behörden gleichermaßen professionell auftreten. Das Werkzeug für Übergabeprotokolle muss zu diesem Anspruch passen.
Domudox ist als Workflow-Software konzipiert – nicht als digitale Vorlage. Die Software gibt Struktur vor, speichert Daten zentral, integriert Fotos automatisch und generiert professionelle Dokumente. Für Teams, die Standards brauchen.
Warum Vorlagen nicht ausreichen
Eine PDF-Vorlage zum Ausdrucken mag für einen privaten Vermieter mit einer Wohnung funktionieren. Für eine Hausverwaltung mit 200 Einheiten und fünf Betreuern ist sie unbrauchbar. Vorlagen speichern keine Daten, integrieren keine Fotos, bieten keine Teamfunktionen und erzeugen keinen durchgängigen Workflow.
Was professionelle Verwaltungen brauchen, ist ein System: zentrale Datenhaltung, einheitliche Prozesse, automatische Dokumentenerstellung. Kein Papier, das in verschiedenen Ordnern landet. Kein Betreuer, der sein eigenes Format erfindet.
Domudox ist dieses System. Gebaut für Teams. Gebaut für wiederkehrende Prozesse. Gebaut für den professionellen Einsatz.
Zentrale Übersicht für die Geschäftsführung
Das Dashboard zeigt den aktuellen Stand aller Protokolle und Objekte. Wie viele Übergaben wurden diese Woche durchgeführt? Welche Protokolle sind noch offen? Die Geschäftsführung behält den Überblick, ohne jeden Betreuer einzeln fragen zu müssen.
Gleichzeitig arbeitet jeder Betreuer in seinem Bereich. Er sieht seine Objekte, seine Protokolle, seine Termine. Die zentrale Verwaltung und die dezentrale Nutzung ergänzen sich nahtlos.
Dashboard: Zentrale Übersicht über alle Aktivitäten der Verwaltung.
Objekthistorie statt verstreuter Aktenordner
Gerade bei großen Beständen mit häufigem Mieterwechsel ist entscheidend, dass die Historie eines Objekts nicht in einzelnen, verstreuten Dateien verschwindet. Zu jedem Objekt zeigt Domudox den vollständigen Protokollverlauf: von der ersten Übergabe bis zum aktuellen Stand.
Das erleichtert die Einarbeitung neuer Betreuer und Rückfragen von Eigentümern erheblich, ohne dass jemand manuell durch Ordner suchen muss. Mehr dazu im Beitrag Wohnungsübergabe: Verlauf und Archiv.
Teamfunktionen für professionelle Zusammenarbeit
Im Verwaltung-Plan arbeiten bis zu 20 Benutzer zusammen. Für größere Teams steht der Enterprise-Plan zur Verfügung – mit unbegrenzten Benutzern und Prioritäts-Support. Jeder Mitarbeiter erhält einen eigenen Zugang, arbeitet mit seinen Objekten und erstellt seine Protokolle.
Die Verwaltungsleitung hat Zugriff auf alle Protokolle aller Betreuer. So lassen sich Qualitätsstandards überprüfen, offene Vorgänge identifizieren und bei Bedarf eingreifen.
Neue Mitarbeiter werden in Minuten eingerichtet: Account anlegen, Zugang zusenden, fertig. Keine Schulung nötig – die Oberfläche erklärt sich selbst.
Vorlagen duplizieren statt jedes Objekt neu anlegen
Bei großen Beständen mit ähnlich geschnittenen Wohnungen im selben Gebäude oder Portfolio muss nicht jede Übergabe von null beginnen. Ein bereits erstelltes Protokoll lässt sich als Vorlage duplizieren, sodass Grundstruktur und Standardfelder erhalten bleiben und Betreuer nur noch die tatsächlichen Abweichungen ergänzen.
Details zum Ablauf zeigt die Anleitung Protokolle duplizieren.
Professionelle Dokumente mit Ihrem Branding
Im Pro-Plan können Sie Ihr Unternehmenslogo im PDF hinterlegen. Jedes generierte Protokoll trägt dann Ihr Branding – professionell und wiedererkennbar. Ihre Vermieter erhalten Dokumente, die aussehen wie von Ihrer Hausverwaltung erstellt, weil sie es sind.
Die PDF-Struktur ist einheitlich: Objektdaten, Raumzustände, Fotodokumentation, Zählerstände, Anmerkungen, Unterschriften. Immer in derselben Reihenfolge. Immer vollständig. Immer professionell.
Branding: Ihr Logo auf jedem generierten Protokoll-PDF.
Professionelle Protokolle für Ihr Team
Starten Sie mit dem kostenlosen Plan und erleben Sie, wie Domudox Ihre Übergabeprozesse verbessert.
Häufige Fragen
Was unterscheidet Domudox von einfachen Vorlagen-Downloads?
Domudox ist keine Vorlage, sondern eine vollständige Workflow-Software. Daten werden gespeichert, Fotos integriert, Unterschriften digital erfasst und PDFs automatisch generiert. Alles in einem System – nicht als isolierte Dateien.
Wie sicher sind die Daten?
Alle Daten liegen verschlüsselt auf deutschen Servern. Domudox ist DSGVO-konform. Jeder Nutzer sieht nur die Daten, für die er berechtigt ist.
Können wir Domudox mit anderen Systemen verbinden?
Im Enterprise-Plan bieten wir individuelle Integrationen an. Sprechen Sie uns an, wenn Sie eine Anbindung an Ihre bestehende Hausverwaltungssoftware benötigen.
Wie werden neue Mitarbeiter eingearbeitet?
Die Oberfläche ist selbsterklärend. Neue Mitarbeiter können nach der Registrierung sofort arbeiten. Die Struktur der Protokolle ist vorgegeben – der Mitarbeiter füllt aus, das System sorgt für Konsistenz.
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Digitale Wohnungsübergabe Hausverwaltung
Zeitersparnis durch Digitalisierung
Wohnungsübergabe mehrere Wohnungen
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Objektvorlagen
Wiederverwendbare Daten anlegen
Wohnungsübergabe App
Mobile Nutzung vor Ort
Schadendokumentation
Mängel professionell erfassen
Transparente Preise ohne versteckte Kosten
Starten Sie kostenlos und upgraden Sie, wenn Sie mehr brauchen. Monatlich kündbar.
Starter
Für erste Schritte und private Vermieter
Keine Kreditkarte erforderlich
Protokolle & Objekte
- Protokolle / Monat3
- Objekte3Legen Sie Ihre Objekte einmal an – mit Räumen, Zählern, Schlüsseln und Stammdaten. Bei jeder neuen Übergabe sind alle Daten sofort verfügbar.
- FotodokumentationFotos direkt bei der Übergabe aufnehmen und dem Protokoll zuordnen – für lückenlose Beweissicherung.
- Mobile NutzungProtokolle direkt vor Ort am Smartphone oder Tablet erstellen – kein Büro notwendig.
- Basis-PDFAutomatisch generiertes PDF-Protokoll mit allen erfassten Daten – direkt nach Abschluss verfügbar.
- Verlaufsansicht
- 100 MB SpeicherplatzProtokolle und Fotos werden bis zu 100 MB gespeichert.
Branding & Ausgabe
- Eigenes PDF-Branding
- Wohnungsgeberbestätigung
Team & Nutzer
- Teamfunktionen
Pro
Für regelmäßige Übergaben mit eigenem Branding
zzgl. MwSt.
Monatlich kündbar · zzgl. MwSt.
Protokolle & Objekte
- Protokolle / MonatAnzahl der Übergabeprotokolle pro Monat. Anpassbar von 10 bis 15.10
- ObjekteLegen Sie Ihre Objekte einmal an – mit Räumen, Zählern, Schlüsseln und Stammdaten. Bei jeder neuen Übergabe sind alle Daten sofort verfügbar. Anpassbar von 10 bis 30.10
- FotodokumentationFotos direkt bei der Übergabe aufnehmen und dem Protokoll zuordnen.
- Mobile NutzungProtokolle direkt vor Ort am Smartphone oder Tablet erstellen.
- Basis-PDFAutomatisch generiertes PDF-Protokoll mit allen erfassten Daten.
- VerlaufsansichtAlle Protokolle eines Objekts chronologisch – Einzug, Auszug. Sofort sehen was wann dokumentiert wurde.
- Unbegrenzter SpeicherplatzAlle Protokolle und Fotos werden dauerhaft gespeichert – ohne Speicherlimit.
Branding & Ausgabe
- Eigenes PDF-BrandingLogo und Firmenfarben im PDF-Protokoll.
- WohnungsgeberbestätigungBeim Einzug automatisch generieren – alle Daten aus dem Protokoll werden direkt übernommen. Gesetzlich vorgeschrieben nach §19 BMG.
Team & Nutzer
- Teamfunktionen
Verwaltung
Unbegrenzte Übergaben. Ihr Team. Ihr Logo.
zzgl. MwSt.
Monatlich kündbar · zzgl. MwSt.
Protokolle & Objekte
- Protokolle / MonatUnbegrenztUnbegrenzte Protokollerstellung pro Monat.
- ObjekteLegen Sie Ihre Objekte einmal an – mit Räumen, Zählern, Schlüsseln und Stammdaten. Bei jeder neuen Übergabe sind alle Daten sofort verfügbar. Anpassbar von 50 bis 1500.50
- FotodokumentationFotos direkt bei der Übergabe aufnehmen und dem Protokoll zuordnen.
- Mobile NutzungProtokolle direkt vor Ort am Smartphone oder Tablet erstellen.
- Basis-PDFAutomatisch generiertes PDF-Protokoll mit allen erfassten Daten.
- VerlaufsansichtAlle Protokolle eines Objekts chronologisch – Einzug, Auszug, Begehung. Sofort sehen was wann dokumentiert wurde.
- Unbegrenzter SpeicherplatzAlle Protokolle und Fotos werden dauerhaft gespeichert – ohne Speicherlimit.
Branding & Ausgabe
- Eigenes PDF-BrandingLogo und Firmenfarben im PDF-Protokoll.
- WohnungsgeberbestätigungBeim Einzug automatisch generieren – alle Daten aus dem Protokoll werden direkt übernommen. Gesetzlich vorgeschrieben nach §19 BMG.
Team & Nutzer
- TeamfunktionenMehrere Mitarbeiter arbeiten gemeinsam an Protokollen.
- NutzerAnzahl der Teammitglieder. Weitere Nutzer hinzubuchbar.1
Enterprise
Für große Bestände, Verwaltungsunternehmen und individuelle Anforderungen.
Jahresvertrag möglich · zzgl. MwSt.
Alle Preise zzgl. gesetzlicher MwSt. · Monatlich kündbar · Zahlungsbedingungen
Domudox in der Praxis
Die wichtigsten Arbeitsschritte direkt in der App
Die meisten Seiten auf dieser Website führen letztlich auf denselben Ablauf: Protokoll starten, Fotos zuordnen, Unterschriften holen und das PDF versenden. In Domudox passiert das in einem einzigen, durchgängigen Workflow.
