Übergabeprotokolle für Hausverwaltungen – strukturiert und zentral
In professionellen Hausverwaltungen geht es nicht um einzelne Übergaben, sondern um Prozesse. Wenn fünf Betreuer in einer Woche zehn Übergaben durchführen, braucht es klare Standards. Sonst entstehen unterschiedliche Dokumentqualitäten, verstreute Dateien und fehlende Informationen.
Domudox bietet genau diese Struktur: Einheitliche Protokolle, zentrale Ablage, automatischer PDF-Export. Jeder Betreuer arbeitet nach demselben Schema – ohne Schulung, ohne zusätzliche Software.
Das Problem: Jeder dokumentiert anders
Betreuer A macht detaillierte Notizen, aber vergisst die Fotos. Betreuer B fotografiert alles, trägt aber keine Zählerstände ein. Betreuer C nutzt noch Papierformulare aus dem Schreibwarenladen. Die Folge: Bei Rückfragen fehlen immer genau die Informationen, die man gerade braucht.
Wenn dann nach einem Jahr ein Mieter behauptet, ein Schaden sei bereits beim Einzug vorhanden gewesen, wird es kompliziert. Das Einzugsprotokoll liegt vielleicht auf dem alten Laptop des ehemaligen Betreuers. Oder es wurde nie digital erfasst. Oder die Fotos sind in einem anderen Ordner.
Ohne System
- Unterschiedliche Formate und Qualitäten
- Fotos separat gespeichert oder verloren
- Kein zentraler Zugriff auf alte Protokolle
- Nachbearbeitung am Schreibtisch notwendig
Mit Domudox
- Einheitliche Struktur für alle Betreuer
- Fotos direkt im Protokoll eingebettet
- Alle Protokolle zentral und sofort abrufbar
- Keine Nachbearbeitung, PDF entsteht automatisch
Alle Übergaben eines Objekts auf einen Blick
Die Verlaufsansicht zeigt für jedes Objekt alle durchgeführten Übergaben. Sie sehen sofort, wann der letzte Mieterwechsel war, welche Mängel dokumentiert wurden und ob offene Punkte existieren.
Für die tägliche Arbeit bedeutet das: Wenn der Vermieter anruft und nach dem Zustand einer Wohnung fragt, haben Sie die Antwort in Sekunden. Nicht in Stunden.
Mehr über die Verlaufsansicht →
Verlaufsansicht: Chronologisch sortierte Protokolle mit Status und Datum.
Dashboard: Überblick für die Verwaltungsleitung
Das Dashboard zeigt der Verwaltungsleitung alle relevanten Informationen: Wie viele Übergaben stehen diese Woche an? Welche Protokolle sind noch nicht abgeschlossen? Welche Betreuer sind aktiv?
Die zentrale Übersicht ermöglicht es, den Überblick zu behalten – auch wenn mehrere Betreuer gleichzeitig Übergaben durchführen.
Dashboard: Alle Protokolle und Objekte zentral verwaltet.
Der Übergabeprozess in vier Schritten
Von der Vorbereitung bis zum archivierten Dokument – der gesamte Ablauf ist durchdacht und effizient.
Objekt auswählen oder aus Vorlage laden. Alle gespeicherten Daten stehen bereit. Der Betreuer muss nichts manuell vorbereiten.
Zustand erfassen, Fotos machen, Zählerstände eintragen. Alles direkt auf dem Smartphone – Raum für Raum.
Digitale Unterschriften von allen Parteien. Das System erfasst Zeitstempel und speichert alles revisionssicher.
PDF-Generierung und E-Mail-Versand an alle Beteiligten. Das Protokoll ist im System archiviert und jederzeit abrufbar.
PDF-Export: Ein Dokument für alle Beteiligten
Das generierte PDF enthält alle relevanten Informationen: Raumzustände, Fotodokumentation, Zählerstände, Anmerkungen und die digitalen Unterschriften beider Parteien. Vermieter, Mieter und Verwaltung erhalten das identische Dokument.
Kein Zusammensuchen von Fotos mehr. Kein separater E-Mail-Anhang mit Bildern. Ein Dokument – vollständig und rechtssicher.
PDF-Export: Vollständiges Übergabeprotokoll mit integrierter Dokumentation.
Häufige Fragen
Kann jeder Mitarbeiter seine eigenen Protokolle verwalten?
Ja. Jeder Mitarbeiter erhält einen eigenen Zugang und sieht seine Protokolle. Die Verwaltung hat gleichzeitig Zugriff auf alle Dokumente aller Mitarbeiter – zentral an einem Ort.
Wie stelle ich sicher, dass alle Betreuer einheitlich arbeiten?
Domudox gibt die Struktur vor: Welche Räume, welche Felder, welche Prüfpunkte. Der Betreuer füllt aus – das System sorgt für Konsistenz. Ergänzend helfen gespeicherte Objektvorlagen.
Gibt es eine Begrenzung bei der Anzahl der Objekte?
Nein. Sie können beliebig viele Objekte anlegen und verwalten. Jedes Objekt kann unbegrenzt viele Protokolle enthalten.
Wie schnell ist Domudox einsatzbereit?
Sofort. Sie registrieren sich, legen Ihr erstes Objekt an und können innerhalb von Minuten das erste Übergabeprotokoll erstellen. Es ist keine Installation oder Schulung erforderlich.
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Skalierung bei vielen Objekten
Transparente Preise ohne versteckte Kosten
Starten Sie kostenlos und upgraden Sie, wenn Sie mehr brauchen. Keine Einrichtungsgebühren, monatlich kündbar.
Starter
- Bis zu 3 Protokolle pro Monat Erstellen Sie bis zu 3 Übergabeprotokolle monatlich. Ideal für Vermieter mit wenigen Wohnungen.
- 3 Objektvorlagen Speichern Sie bis zu 3 Objektvorlagen, um wiederkehrende Protokolle schneller zu erstellen.
- Fotodokumentation Fügen Sie Fotos direkt in das Protokoll ein, um den Zustand der Wohnung visuell festzuhalten.
- Digitale Unterschriften Lassen Sie die Parteien digital unterschreiben, direkt am Tablet oder Handy.
- PDF-Generierung & E-Mail-Versand Generieren Sie professionelle PDFs und versenden Sie diese direkt per E-Mail an alle Beteiligten.
- Support per E-Mail Unser Support-Team hilft Ihnen bei Fragen und Problemen per E-Mail weiter.
- 100 MB Speicherplatz Speicherplatz für Ihre Fotos und Dokumente. Ausreichend für mehrere Protokolle mit Bildern.
- Domudox Logo entfernt im PDF
- Eigenes Logo & Branding im PDF
- Wohnungsgeberbestätigung (automatisch erstellen & PDF)
- Keine Team-Funktionen
Pro
- Unbegrenzte Protokolle Erstellen Sie so viele Übergabeprotokolle wie Sie benötigen – ohne monatliches Limit.
- 50 Objektvorlagen Speichern Sie bis zu 50 Objektvorlagen für schnellere Protokollerstellung bei vielen Objekten.
- Fotodokumentation Fügen Sie Fotos direkt in das Protokoll ein, um den Zustand der Wohnung visuell festzuhalten.
- Digitale Unterschriften Lassen Sie die Parteien digital unterschreiben, direkt am Tablet oder Handy.
- PDF-Generierung & E-Mail-Versand Generieren Sie professionelle PDFs und versenden Sie diese direkt per E-Mail an alle Beteiligten.
- Support per E-Mail Unser Support-Team hilft Ihnen bei Fragen und Problemen per E-Mail weiter.
- Unbegrenzter Speicherplatz Laden Sie beliebig viele Fotos und Dokumente hoch – ohne Speicherlimit.
- Domudox Logo entfernt im PDF Das Domudox-Logo wird nicht mehr im generierten PDF angezeigt. Für ein professionelleres Erscheinungsbild.
- Eigenes Logo & Branding im PDF Laden Sie Ihr eigenes Logo hoch und passen Sie das PDF-Design an Ihre Marke an.
- Wohnungsgeberbestätigung (automatisch erstellen & PDF) Erstellen Sie automatisch eine Wohnungsgeberbestätigung als PDF – direkt aus dem Protokoll heraus.
- Team-Funktionen mit 3 Benutzern Laden Sie bis zu 3 Teammitglieder ein, um gemeinsam Protokolle zu erstellen und zu verwalten.
Enterprise
- Alle Pro-Funktionen Enthält alle Funktionen des Pro-Plans als Grundlage für Ihr Enterprise-Paket.
- 50+ Objektvorlagen Speichern Sie mehr als 50 Objektvorlagen für große Immobilienportfolios.
- 3+ Benutzer Fügen Sie mehr als 3 Teammitglieder hinzu – ideal für größere Verwaltungen.
- Prioritäts-Support Erhalten Sie bevorzugten Support mit kürzeren Antwortzeiten und direktem Ansprechpartner.
- Individuelle Integrationen Wir entwickeln individuelle Anbindungen an Ihre bestehenden Systeme und Software.
Sie können Ihren Plan jederzeit upgraden oder downgraden und Teammitglieder nach Bedarf hinzufügen oder entfernen. Der Einstieg ist kostenlos und ohne Verpflichtung. Siehe AGB.