Übergabeprotokolle für Hausverwaltungen – strukturiert und zentral
In professionellen Hausverwaltungen geht es nicht um einzelne Übergaben, sondern um Prozesse. Wenn fünf Betreuer in einer Woche zehn Übergaben durchführen, braucht es klare Standards. Sonst entstehen unterschiedliche Dokumentqualitäten, verstreute Dateien und fehlende Informationen.
Domudox bietet genau diese Struktur: Einheitliche Protokolle, zentrale Ablage, automatischer PDF-Export. Jeder Betreuer arbeitet nach demselben Schema – ohne Schulung, ohne zusätzliche Software.
Das Problem: Jeder dokumentiert anders
Betreuer A macht detaillierte Notizen, aber vergisst die Fotos. Betreuer B fotografiert alles, trägt aber keine Zählerstände ein. Betreuer C nutzt noch Papierformulare aus dem Schreibwarenladen. Die Folge: Bei Rückfragen fehlen immer genau die Informationen, die man gerade braucht.
Wenn dann nach einem Jahr ein Mieter behauptet, ein Schaden sei bereits beim Einzug vorhanden gewesen, wird es kompliziert. Das Einzugsprotokoll liegt vielleicht auf dem alten Laptop des ehemaligen Betreuers. Oder es wurde nie digital erfasst. Oder die Fotos sind in einem anderen Ordner.
Ohne System
- Unterschiedliche Formate und Qualitäten
- Fotos separat gespeichert oder verloren
- Kein zentraler Zugriff auf alte Protokolle
- Nachbearbeitung am Schreibtisch notwendig
Mit Domudox
- Einheitliche Struktur für alle Betreuer
- Fotos direkt im Protokoll eingebettet
- Alle Protokolle zentral und sofort abrufbar
- Keine Nachbearbeitung, PDF entsteht automatisch
Alle Übergaben eines Objekts auf einen Blick
Die Verlaufsansicht zeigt für jedes Objekt alle durchgeführten Übergaben. Sie sehen sofort, wann der letzte Mieterwechsel war, welche Mängel dokumentiert wurden und ob offene Punkte existieren.
Für die tägliche Arbeit bedeutet das: Wenn der Vermieter anruft und nach dem Zustand einer Wohnung fragt, haben Sie die Antwort in Sekunden. Nicht in Stunden.
Mehr über die Verlaufsansicht →
Verlaufsansicht: Chronologisch sortierte Protokolle mit Status und Datum.
Dashboard: Überblick für die Verwaltungsleitung
Das Dashboard zeigt der Verwaltungsleitung alle relevanten Informationen: Wie viele Übergaben stehen diese Woche an? Welche Protokolle sind noch nicht abgeschlossen? Welche Betreuer sind aktiv?
Die zentrale Übersicht ermöglicht es, den Überblick zu behalten – auch wenn mehrere Betreuer gleichzeitig Übergaben durchführen.
Dashboard: Alle Protokolle und Objekte zentral verwaltet.
Der Übergabeprozess in vier Schritten
Von der Vorbereitung bis zum archivierten Dokument – der gesamte Ablauf ist durchdacht und effizient.
Objekt auswählen oder aus Vorlage laden. Alle gespeicherten Daten stehen bereit. Der Betreuer muss nichts manuell vorbereiten.
Zustand erfassen, Fotos machen, Zählerstände eintragen. Alles direkt auf dem Smartphone - Raum für Raum. Details zur Bilddokumentation finden Sie unter Fotos direkt im Protokoll.
Digitale Unterschriften von allen Parteien. Das System erfasst Zeitstempel und speichert alles revisionssicher.
PDF-Generierung und E-Mail-Versand an alle Beteiligten. Das Protokoll ist im System archiviert und jederzeit abrufbar. Für die Umstellung im Team hilft der Leitfaden zur papierlosen Wohnungsübergabe.
PDF-Export: Ein Dokument für alle Beteiligten
Das generierte PDF enthält alle relevanten Informationen: Raumzustände, Fotodokumentation, Zählerstände, Anmerkungen und die digitalen Unterschriften beider Parteien. Vermieter, Mieter und Verwaltung erhalten das identische Dokument.
Kein Zusammensuchen von Fotos mehr. Kein separater E-Mail-Anhang mit Bildern. Ein Dokument – vollständig und rechtssicher. Für Compliance-Anforderungen finden Sie zusätzlich Hinweise zur DSGVO-konformen Übergabedokumentation.
PDF-Export: Vollständiges Übergabeprotokoll mit integrierter Dokumentation.
Häufige Fragen
Kann jeder Mitarbeiter seine eigenen Protokolle verwalten?
Ja. Jeder Mitarbeiter erhält einen eigenen Zugang und sieht seine Protokolle. Die Verwaltung hat gleichzeitig Zugriff auf alle Dokumente aller Mitarbeiter – zentral an einem Ort.
Wie stelle ich sicher, dass alle Betreuer einheitlich arbeiten?
Domudox gibt die Struktur vor: Welche Räume, welche Felder, welche Prüfpunkte. Der Betreuer füllt aus – das System sorgt für Konsistenz. Ergänzend helfen gespeicherte Objektvorlagen.
Gibt es eine Begrenzung bei der Anzahl der Objekte?
Nein. Sie können beliebig viele Objekte anlegen und verwalten. Jedes Objekt kann unbegrenzt viele Protokolle enthalten.
Wie schnell ist Domudox einsatzbereit?
Sofort. Sie registrieren sich, legen Ihr erstes Objekt an und können innerhalb von Minuten das erste Übergabeprotokoll erstellen. Es ist keine Installation oder Schulung erforderlich.
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Starten Sie kostenlos und upgraden Sie, wenn Sie mehr brauchen. Monatlich kündbar.
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Protokolle & Objekte
- Protokolle / Monat3
- Objekte3Legen Sie Ihre Objekte einmal an – mit Räumen, Zählern, Schlüsseln und Stammdaten. Bei jeder neuen Übergabe sind alle Daten sofort verfügbar.
- FotodokumentationFotos direkt bei der Übergabe aufnehmen und dem Protokoll zuordnen – für lückenlose Beweissicherung.
- Mobile NutzungProtokolle direkt vor Ort am Smartphone oder Tablet erstellen – kein Büro notwendig.
- Basis-PDFAutomatisch generiertes PDF-Protokoll mit allen erfassten Daten – direkt nach Abschluss verfügbar.
- Verlaufsansicht
- 100 MB SpeicherplatzProtokolle und Fotos werden bis zu 100 MB gespeichert.
Branding & Ausgabe
- Eigenes PDF-Branding
- Wohnungsgeberbestätigung
Team & Nutzer
- Teamfunktionen
Pro
Für regelmäßige Übergaben mit eigenem Branding
zzgl. MwSt.
Monatlich kündbar · zzgl. MwSt.
Protokolle & Objekte
- Protokolle / MonatAnzahl der Übergabeprotokolle pro Monat. Anpassbar von 10 bis 15.10
- ObjekteLegen Sie Ihre Objekte einmal an – mit Räumen, Zählern, Schlüsseln und Stammdaten. Bei jeder neuen Übergabe sind alle Daten sofort verfügbar. Anpassbar von 10 bis 30.10
- FotodokumentationFotos direkt bei der Übergabe aufnehmen und dem Protokoll zuordnen.
- Mobile NutzungProtokolle direkt vor Ort am Smartphone oder Tablet erstellen.
- Basis-PDFAutomatisch generiertes PDF-Protokoll mit allen erfassten Daten.
- VerlaufsansichtAlle Protokolle eines Objekts chronologisch – Einzug, Auszug. Sofort sehen was wann dokumentiert wurde.
- Unbegrenzter SpeicherplatzAlle Protokolle und Fotos werden dauerhaft gespeichert – ohne Speicherlimit.
Branding & Ausgabe
- Eigenes PDF-BrandingLogo und Firmenfarben im PDF-Protokoll.
- WohnungsgeberbestätigungBeim Einzug automatisch generieren – alle Daten aus dem Protokoll werden direkt übernommen. Gesetzlich vorgeschrieben nach §19 BMG.
Team & Nutzer
- Teamfunktionen
Verwaltung
Unbegrenzte Übergaben. Ihr Team. Ihr Logo.
zzgl. MwSt.
Monatlich kündbar · zzgl. MwSt.
Protokolle & Objekte
- Protokolle / MonatUnbegrenztUnbegrenzte Protokollerstellung pro Monat.
- ObjekteLegen Sie Ihre Objekte einmal an – mit Räumen, Zählern, Schlüsseln und Stammdaten. Bei jeder neuen Übergabe sind alle Daten sofort verfügbar. Anpassbar von 50 bis 1500.50
- FotodokumentationFotos direkt bei der Übergabe aufnehmen und dem Protokoll zuordnen.
- Mobile NutzungProtokolle direkt vor Ort am Smartphone oder Tablet erstellen.
- Basis-PDFAutomatisch generiertes PDF-Protokoll mit allen erfassten Daten.
- VerlaufsansichtAlle Protokolle eines Objekts chronologisch – Einzug, Auszug, Begehung. Sofort sehen was wann dokumentiert wurde.
- Unbegrenzter SpeicherplatzAlle Protokolle und Fotos werden dauerhaft gespeichert – ohne Speicherlimit.
Branding & Ausgabe
- Eigenes PDF-BrandingLogo und Firmenfarben im PDF-Protokoll.
- WohnungsgeberbestätigungBeim Einzug automatisch generieren – alle Daten aus dem Protokoll werden direkt übernommen. Gesetzlich vorgeschrieben nach §19 BMG.
Team & Nutzer
- TeamfunktionenMehrere Mitarbeiter arbeiten gemeinsam an Protokollen.
- NutzerAnzahl der Teammitglieder. Weitere Nutzer hinzubuchbar.1
Enterprise
Für große Bestände, Verwaltungsunternehmen und individuelle Anforderungen.
Jahresvertrag möglich · zzgl. MwSt.
Alle Preise zzgl. gesetzlicher MwSt. · Monatlich kündbar · Zahlungsbedingungen
Domudox in der Praxis
Die wichtigsten Arbeitsschritte direkt in der App
Die meisten Seiten auf dieser Website führen letztlich auf denselben Ablauf: Protokoll starten, Fotos zuordnen, Unterschriften holen und das PDF versenden. In Domudox passiert das in einem einzigen, durchgängigen Workflow.
