Übergabeprotokolle für Hausverwaltungen – digitalisiert und zentral verwaltet
Hausverwaltungen verwalten hunderte oder tausende Wohnungen und Objekte. Bei jeder Übergabe entstehen Fragen: Wie dokumentieren wir einheitlich? Wie archivieren wir die Protokolle sicher? Wie stellen wir sicher, dass alle Betreuer nach den gleichen Standards arbeiten?
Mit digitalen Übergabeprotokollen von Domudox bringen Sie Struktur in diesen komplexen Alltag. Alle Protokolle sind zentral verfügbar, einheitlich formatiert und sofort versandbereit.
Der Alltag in Hausverwaltungen – wo die Probleme beginnen
Montagmorgen in einer Hausverwaltung mit 50 Wohnungen: Der Betreuer kommt von einer Besichtigung zurück. Auf dem Tisch liegt das handschriftliche Übergabeprotokoll, das Fotos sind mit dem Smartphone gemacht und noch nirgends hochgeladen. Im Büro wartet die Verwalterin auf das Protokoll, um es zu tippen und an alle Beteiligten zu versenden. Der Termin für die nächste Kopie ist bereits überschritten.
Papierformulare und digitale Chaos
Manche Betreuer bringen handschriftliche Formulare mit, andere arbeiten digital. Die Protokolle sind uneinheitlich, schwer lesbar und landen in verschiedenen Ordnern.
Zeitaufwand durch Nachbearbeitung
Nach jeder Übergabe müssen Protokolle abgetippt, Fotos manuell zugeordnet und Kopien für alle Beteiligten angefertigt werden. Das kostet Stunden pro Woche.
Fehlende Standards im Team
Verschiedene Betreuer erfassen unterschiedliche Informationen. Wichtige Details gehen verloren. Es gibt keinen zentralen Überblick über alle Übergaben.
Archivierung und Dokumentenbeschaffung
Alte Protokolle sind schwer auffindbar. Wenn Mietprobleme später entstehen, dauert die Suche nach relevanten Dokumenten lange.
So funktionieren digitale Übergabeprotokolle in der Praxis
Mit digitalen Protokollen entfällt der Medienbruch. Der Betreuer arbeitet von Anfang an digital. Alle Daten sind sofort verfügbar. Keine Nachbearbeitung mehr.
Objekt anlegen
Fügen Sie ein Objekt (Wohnung, Haus) in Domudox ein. Geben Sie die Adresse, ggf. Raumaufteilung und Spezifika an.
Vor Ort erfassen
Der Betreuer öffnet die App auf dem Smartphone oder Tablet, lädt das Protokoll und erfasst während der Begehung live den Zustand, macht Fotos und notiert Mängel.
Unterschriften
Vermieter und Mieter unterschreiben am Bildschirm. Domudox speichert Zeitstempel und Unterschrift automatisch.
PDF generieren und versenden
Das fertige Protokoll wird als PDF erzeugt. Sie können es sofort per E-Mail an alle Beteiligten versenden oder im System archivieren.
Zentral verwalten
Alle Protokolle sind zentral abrufbar. In wenigen Sekunden finden Sie Übergaben nach Objekt, Datum oder Bereich.
Zentrale Verwaltung aller Objekte und Protokolle
In Domudox sehen Sie alle Ihre Objekte auf einen Blick. Für jedes Objekt werden alle Übergabeprotokolle chronologisch gespeichert. Sie finden alte Dokumentationen in Sekunden – nicht Stunden.
Die Übersichtlichkeit ist entscheidend: Welche Mängel treten an welchem Objekt wiederholt auf? Welche Reparaturen wurden bereits eingeleitet? Diese Fragen beantworten sich selbst, wenn die Daten strukturiert vorliegen.
- Einheitliche Protokolle für alle Betreuer
- Zeitersparnis durch Automatisierung
- Zentrale Verwaltung aller Objekte
- Strukturierte Archivierung
- Rechtssicherheit durch Zeitstempel und digitale Unterschriften
- Teamfunktionen für mehrere Betreuer
Abb. 1: Zentrale Objektverwaltung mit allen Übergabeprotokollen, Terminen und Status für hunderte Immobilien übersichtlich geordnet.
Live vor Ort: Alles auf dem Smartphone oder Tablet
Der Betreuer steht in der leeren Wohnung, öffnet Domudox auf dem Smartphone und beginnt das Protokoll. Raum für Raum wird erfasst:
- Zustand: Alle Räume werden dokumentiert – sauber, verschmutzt, beschädigt
- Fotos: Mängel und auffällige Zustände werden fotografiert und automatisch zugeordnet
- Zählerstände: Strom, Gas, Wasser – alle auf einen Blick erfasst
- Unterschriften: Vermieter und Mieter unterschreiben direkt am Bildschirm
Nach etwa 15 Minuten ist das Protokoll vollständig. Das PDF wird sofort per E-Mail versendet. Alle haben die identische Dokumentation.
Abb. 2: Responsive Web-App auf dem Smartphone zeigt strukturierte Erfassungsfelder, erweiterte Fotos und digitale Unterschriftenfunktion während der Wohnungsbegehung.
Teamzusammenarbeit mit einheitlichen Standards
Standards sicherstellen
Alle Betreuer arbeiten nach demselben Muster. Keine Informationen gehen mehr verloren. Die Qualität ist konsistent.
Keine lokalen Dateien mehr
Alle Daten sind im System. Kein Risiko, dass wichtige Dokumente auf dem Laptop eines Betreuers verloren gehen.
Direkt integrierte Fotos – keine manuelle Sortierung mehr
Mit digitalen Übergabeprotokollen werden Fotos direkt beim Betreuer vor Ort gemacht und automatisch dem richtigen Raum zugeordnet. Diese Fotos werden vollständig in das PDF-Protokoll integriert – nicht als separate Dateien, sondern als Teil des Dokuments. Das bedeutet: keine nachträgliche Sortierung von Bildern mehr und keine separaten Dateien zum Versand.
- • Fotos direkt im PDF eingebunden – nicht separat
- • Automatische Platzierung im richtigen Kontext
- • Hochauflösend und druckbar
- • Keine Nachbearbeitung notwendig
- • Ein Dokument für alle Beteiligten
Strukturierte Dokumentation für maximale Rechtssicherheit
Jede Übergabe wird mit vollständigen Informationen dokumentiert:
- Zeitstempel: Automatisch erfasst. Wann genau hat die Übergabe stattgefunden?
- Unterschriften: Digital erfasst mit Datum und Uhrzeit. Alle Beteiligten haben das Original sofort.
- Fotos & Dokumente: Hochauflösende Bilder sind direkt im PDF eingebunden. Keine separaten Dateien.
- Versionskontrolle: Das System speichert automatisch, wann das Protokoll erstellt und versendet wurde.
Falls es später zu Meinungsverschiedenheiten kommt, haben Sie eine lückenlose Dokumentation für alle Übergaben. Das spart rechtliche Diskussionen.
Abb. 3: Vollständig ausgefülltes Übergabeprotokoll mit Unterschriften, Zeitstempeln, Fotos und strukturierten Informationen zu Räumen, Zählerständen und Mängeln – PDF-versandbereit.
Einfache Integration in Ihren Betriebsalltag
Sie benötigen keine komplizierte Schulung. Domudox ist selbsterklärend. Ihre Betreuer können nach 10 Minuten die erste Übergabe erstellen. Support ist per Mail unter [email protected] verfügbar.
Häufige Fragen von Hausverwaltungen
Wie viele Betreuer können gleichzeitig die Software nutzen?
Im Pro oder besser im Enterprise Tarif von Domudox können Sie unbegrenzt viele Betreuer einladen. Jeder erhält einen eigenen Log-in und kann Protokolle erstellen und verwalten. Gleichzeitige Nutzung ist kein Problem – jeder arbeitet mit seinen eigenen Protokollen.
Können wir mit verschiedenen Immobilien arbeiten?
Ja, Sie können so viele Objekte wie nötig in der Software verwalten. Jedes Objekt erhält eine eigene Adresse
Wie funktioniert das mit dem Datenschutz?
Domudox speichert alle Daten auf deutschen Servern und ist DSGVO-konform. Mieterdaten werden sicher verschlüsselt. Bei Fragen zum Datenschutz, können sie unsere Datenschutzerklärung einsehen.
Können wir die Protokolle automatisch an den Vermieter versenden?
Ja, direkt aus der Anwendung. Sie können das PDF-Protokoll per E-Mail an den Vermieter, Mieter oder andere beteiligte Personen versenden. Alle erhalten das identische Dokument.
Transparente Preise ohne versteckte Kosten
Starten Sie kostenlos und upgraden Sie, wenn Sie mehr brauchen. Keine Einrichtungsgebühren, monatlich kündbar.
Starter
- Bis zu 3 Protokolle pro Monat Erstellen Sie bis zu 3 Übergabeprotokolle monatlich. Ideal für Vermieter mit wenigen Wohnungen.
- 3 Objektvorlagen Speichern Sie bis zu 3 Objektvorlagen, um wiederkehrende Protokolle schneller zu erstellen.
- Fotodokumentation Fügen Sie Fotos direkt in das Protokoll ein, um den Zustand der Wohnung visuell festzuhalten.
- Digitale Unterschriften Lassen Sie die Parteien digital unterschreiben, direkt am Tablet oder Handy.
- PDF-Generierung & E-Mail-Versand Generieren Sie professionelle PDFs und versenden Sie diese direkt per E-Mail an alle Beteiligten.
- Support per E-Mail Unser Support-Team hilft Ihnen bei Fragen und Problemen per E-Mail weiter.
- 100 MB Speicherplatz Speicherplatz für Ihre Fotos und Dokumente. Ausreichend für mehrere Protokolle mit Bildern.
- Domudox Logo entfernt im PDF
- Eigenes Logo & Branding im PDF
- Wohnungsgeberbestätigung (automatisch erstellen & PDF)
- Keine Team-Funktionen
Pro
- Unbegrenzte Protokolle Erstellen Sie so viele Übergabeprotokolle wie Sie benötigen – ohne monatliches Limit.
- 50 Objektvorlagen Speichern Sie bis zu 50 Objektvorlagen für schnellere Protokollerstellung bei vielen Objekten.
- Fotodokumentation Fügen Sie Fotos direkt in das Protokoll ein, um den Zustand der Wohnung visuell festzuhalten.
- Digitale Unterschriften Lassen Sie die Parteien digital unterschreiben, direkt am Tablet oder Handy.
- PDF-Generierung & E-Mail-Versand Generieren Sie professionelle PDFs und versenden Sie diese direkt per E-Mail an alle Beteiligten.
- Support per E-Mail Unser Support-Team hilft Ihnen bei Fragen und Problemen per E-Mail weiter.
- Unbegrenzter Speicherplatz Laden Sie beliebig viele Fotos und Dokumente hoch – ohne Speicherlimit.
- Domudox Logo entfernt im PDF Das Domudox-Logo wird nicht mehr im generierten PDF angezeigt. Für ein professionelleres Erscheinungsbild.
- Eigenes Logo & Branding im PDF Laden Sie Ihr eigenes Logo hoch und passen Sie das PDF-Design an Ihre Marke an.
- Wohnungsgeberbestätigung (automatisch erstellen & PDF) Erstellen Sie automatisch eine Wohnungsgeberbestätigung als PDF – direkt aus dem Protokoll heraus.
- Team-Funktionen mit 3 Benutzern Laden Sie bis zu 3 Teammitglieder ein, um gemeinsam Protokolle zu erstellen und zu verwalten.
Enterprise
- Alle Pro-Funktionen Enthält alle Funktionen des Pro-Plans als Grundlage für Ihr Enterprise-Paket.
- 50+ Objektvorlagen Speichern Sie mehr als 50 Objektvorlagen für große Immobilienportfolios.
- 3+ Benutzer Fügen Sie mehr als 3 Teammitglieder hinzu – ideal für größere Verwaltungen.
- Prioritäts-Support Erhalten Sie bevorzugten Support mit kürzeren Antwortzeiten und direktem Ansprechpartner.
- Individuelle Integrationen Wir entwickeln individuelle Anbindungen an Ihre bestehenden Systeme und Software.
Sie können Ihren Plan jederzeit upgraden oder downgraden und Teammitglieder nach Bedarf hinzufügen oder entfernen. Der Einstieg ist kostenlos und ohne Verpflichtung. Siehe AGB.