Übergabeprotokolle für Hausmeister: direkt vor Ort, ohne Papierkram danach
Hausmeister und Objektbetreuer sind die ersten, die einen Schaden sehen, und die letzten, die dafür die richtigen Unterlagen haben. Mit Domudox erfassen Sie Mängel, Fotos und Zählerstände direkt während der Begehung. Kein Übertragen handschriftlicher Notizen, kein Suchen nach dem richtigen Vordruck. Das fertige Protokoll liegt als PDF vor, bevor Sie das Objekt verlassen.
Was im Alltag schiefläuft, und warum das vermeidbar ist
Ein Hausmeister betreut im Schnitt mehrere Objekte gleichzeitig. Übergaben finden unter Zeitdruck statt: Mieter warten, der nächste Termin drängt. Notizen auf dem Klemmbrett, Fotos auf dem Privathandy, der Zählerstand auf einem Zettel. Abends muss das alles irgendwie zu einem Protokoll zusammengefügt werden. Wenn dann Wochen später ein Eigentümer nach einem bestimmten Schaden fragt, beginnt die Suche.
Viele dieser Probleme haben nichts mit mangelnder Sorgfalt zu tun. Sie entstehen, weil kein geeignetes Werkzeug vorhanden ist. Domudox ist so gebaut, dass Hausmeister und Objektbetreuer alles an einem Ort erledigen können, direkt am Gerät, das sie ohnehin dabei haben. Einen detaillierten Ablauf finden Sie in unserer Anleitung Protokoll Schritt für Schritt erstellen.
Was Domudox für Hausmeister und Objektbetreuer ändert
Alles auf dem Smartphone
Domudox läuft im Browser, ohne App-Installation. Öffnen Sie die Seite auf Ihrem Diensthandy und beginnen Sie sofort mit dem Protokoll.
Fotos direkt beim Fotografieren zuordnen
Machen Sie ein Foto im Bad und es landet automatisch unter "Bad". Sie müssen nachher nichts sortieren und nichts übertragen. Mehr dazu unter Fotodokumentation im Überblick.
Mängel mit Beschreibung festhalten
Kratzer im Parkett, Riss in der Wand, defekte Steckdose: Schäden werden mit Bild und Freitextnotiz dokumentiert. So ist später klar, was bereits vor dem Einzug vorhanden war. Siehe auch: Schadendokumentation mit Foto.
Schlüsselübergabe protokollieren
Anzahl, Art und Übergabezeitpunkt der Schlüssel werden im Protokoll festgehalten. Mit Unterschrift beider Parteien.
Digitale Unterschrift vor Ort
Der Mieter unterschreibt auf dem Bildschirm, der Hausmeister bestätigt danach. Fertig. Das PDF wird sofort erstellt und kann direkt per E-Mail weitergeleitet werden.
Kein Nacharbeiten im Büro
Da alles während der Begehung erfasst wird, entfällt die Abschrift zuhause. Das spart Ihnen im Schnitt 30 bis 40 Minuten pro Übergabe.
Eine typische Übergabe mit Domudox, Schritt für Schritt
Objekt öffnen
Öffnen Sie das Protokoll für das betreffende Objekt. Stammdaten wie Adresse und Raumstruktur sind bereits hinterlegt, wenn Ihre Verwaltung Domudox im Team einsetzt.
Räume begehen und dokumentieren
Gehen Sie jeden Raum durch. Erfassen Sie Zustand, Mängel und Fotos direkt vor Ort, in der Reihenfolge, die für Sie passt.
Zählerstände eintragen
Strom, Gas, Wasser: Tragen Sie die Zählerstände in die dafür vorgesehenen Felder ein. Fotos der Zähler können direkt angehängt werden. Weitere Infos: Zählerstände beim Ein- und Auszug.
Unterschreiben und fertig
Beide Parteien unterschreiben am Ende auf dem Bildschirm. Das PDF wird automatisch generiert und per E-Mail versandt.
Für welche Tätigkeitsfelder Domudox passt
Domudox ist so gebaut, dass es ohne Einarbeitung funktioniert. Ob angestellter Hausmeister in einem Wohnungsbauunternehmen, selbstständiger Objektbetreuer mit mehreren Auftraggebern oder Haustechniker in einem Verwaltungsbüro: Die Bedienung ist in wenigen Minuten klar. Wer regelmäßig Begehungen durchführt, Einzüge und Auszüge dokumentiert oder bei Mieterwechseln eingebunden ist, findet in Domudox einen Ablauf, der besser funktioniert als alles auf Papier.
Nächste Übergabe digital abwickeln
Testen Sie Domudox bei Ihrer nächsten Begehung. Kostenlos, ohne Installation, ohne Vertrag.
Preise & Einstieg
Starten Sie kostenlos und testen Sie alle Funktionen direkt im Einsatz. Für größere Teams stehen erweiterte Pläne zur Verfügung.
Sie können sofort starten und erste Übergaben digital erfassen.
Der Einstieg ist kostenlos und ohne Verpflichtung.
Erweitern Sie Ihren Plan, sobald Sie mehr Funktionen benötigen.
Transparente Preise ohne versteckte Kosten
Starten Sie kostenlos und upgraden Sie, wenn Sie mehr brauchen. Keine Einrichtungsgebühren, monatlich kündbar.
Starter
- Bis zu 3 Protokolle pro Monat Erstellen Sie bis zu 3 Übergabeprotokolle monatlich. Ideal für Vermieter mit wenigen Wohnungen.
- 3 Objektvorlagen Speichern Sie bis zu 3 Objektvorlagen, um wiederkehrende Protokolle schneller zu erstellen.
- Fotodokumentation Fügen Sie Fotos direkt in das Protokoll ein, um den Zustand der Wohnung visuell festzuhalten.
- Digitale Unterschriften Lassen Sie die Parteien digital unterschreiben, direkt am Tablet oder Handy.
- PDF-Generierung & E-Mail-Versand Generieren Sie professionelle PDFs und versenden Sie diese direkt per E-Mail an alle Beteiligten.
- Support per E-Mail Unser Support-Team hilft Ihnen bei Fragen und Problemen per E-Mail weiter.
- 100 MB Speicherplatz Speicherplatz für Ihre Fotos und Dokumente. Ausreichend für mehrere Protokolle mit Bildern.
- Domudox Logo entfernt im PDF
- Eigenes Logo & Branding im PDF
- Wohnungsgeberbestätigung (automatisch erstellen & PDF)
- Keine Team-Funktionen
Pro
- Unbegrenzte Protokolle Erstellen Sie so viele Übergabeprotokolle wie Sie benötigen – ohne monatliches Limit.
- 50 Objektvorlagen Speichern Sie bis zu 50 Objektvorlagen für schnellere Protokollerstellung bei vielen Objekten.
- Fotodokumentation Fügen Sie Fotos direkt in das Protokoll ein, um den Zustand der Wohnung visuell festzuhalten.
- Digitale Unterschriften Lassen Sie die Parteien digital unterschreiben, direkt am Tablet oder Handy.
- PDF-Generierung & E-Mail-Versand Generieren Sie professionelle PDFs und versenden Sie diese direkt per E-Mail an alle Beteiligten.
- Support per E-Mail Unser Support-Team hilft Ihnen bei Fragen und Problemen per E-Mail weiter.
- Unbegrenzter Speicherplatz Laden Sie beliebig viele Fotos und Dokumente hoch – ohne Speicherlimit.
- Domudox Logo entfernt im PDF Das Domudox-Logo wird nicht mehr im generierten PDF angezeigt. Für ein professionelleres Erscheinungsbild.
- Eigenes Logo & Branding im PDF Laden Sie Ihr eigenes Logo hoch und passen Sie das PDF-Design an Ihre Marke an.
- Wohnungsgeberbestätigung (automatisch erstellen & PDF) Erstellen Sie automatisch eine Wohnungsgeberbestätigung als PDF – direkt aus dem Protokoll heraus.
- Team-Funktionen mit 3 Benutzern Laden Sie bis zu 3 Teammitglieder ein, um gemeinsam Protokolle zu erstellen und zu verwalten.
Enterprise
- Alle Pro-Funktionen Enthält alle Funktionen des Pro-Plans als Grundlage für Ihr Enterprise-Paket.
- 50+ Objektvorlagen Speichern Sie mehr als 50 Objektvorlagen für große Immobilienportfolios.
- 3+ Benutzer Fügen Sie mehr als 3 Teammitglieder hinzu – ideal für größere Verwaltungen.
- Prioritäts-Support Erhalten Sie bevorzugten Support mit kürzeren Antwortzeiten und direktem Ansprechpartner.
- Individuelle Integrationen Wir entwickeln individuelle Anbindungen an Ihre bestehenden Systeme und Software.
Sie können Ihren Plan jederzeit upgraden oder downgraden und Teammitglieder nach Bedarf hinzufügen oder entfernen. Der Einstieg ist kostenlos und ohne Verpflichtung. Siehe AGB.