Übergabeprotokolle für Hausmeister: direkt vor Ort, ohne Papierkram danach
Hausmeister und Objektbetreuer sind die ersten, die einen Schaden sehen, und die letzten, die dafür die richtigen Unterlagen haben. Mit Domudox erfassen Sie Mängel, Fotos und Zählerstände direkt während der Begehung. Kein Übertragen handschriftlicher Notizen, kein Suchen nach dem richtigen Vordruck. Das fertige Protokoll liegt als PDF vor, bevor Sie das Objekt verlassen.
Was im Alltag schiefläuft, und warum das vermeidbar ist
Ein Hausmeister betreut im Schnitt mehrere Objekte gleichzeitig. Übergaben finden unter Zeitdruck statt: Mieter warten, der nächste Termin drängt. Notizen auf dem Klemmbrett, Fotos auf dem Privathandy, der Zählerstand auf einem Zettel. Abends muss das alles irgendwie zu einem Protokoll zusammengefügt werden. Wenn dann Wochen später ein Eigentümer nach einem bestimmten Schaden fragt, beginnt die Suche.
Viele dieser Probleme haben nichts mit mangelnder Sorgfalt zu tun. Sie entstehen, weil kein geeignetes Werkzeug vorhanden ist. Domudox ist so gebaut, dass Hausmeister und Objektbetreuer alles an einem Ort erledigen können, direkt am Gerät, das sie ohnehin dabei haben. Einen detaillierten Ablauf finden Sie in unserer Anleitung Protokoll Schritt für Schritt erstellen.
Was Domudox für Hausmeister und Objektbetreuer ändert
Alles auf dem Smartphone
Domudox läuft im Browser, ohne App-Installation. Öffnen Sie die Seite auf Ihrem Diensthandy und beginnen Sie sofort mit dem Protokoll.
Fotos direkt beim Fotografieren zuordnen
Machen Sie ein Foto im Bad und es landet automatisch unter "Bad". Sie müssen nachher nichts sortieren und nichts übertragen. Mehr dazu unter Fotodokumentation im Überblick.
Mängel mit Beschreibung festhalten
Kratzer im Parkett, Riss in der Wand, defekte Steckdose: Schäden werden mit Bild und Freitextnotiz dokumentiert. So ist später klar, was bereits vor dem Einzug vorhanden war. Siehe auch: Schadendokumentation mit Foto.
Schlüsselübergabe protokollieren
Anzahl, Art und Übergabezeitpunkt der Schlüssel werden im Protokoll festgehalten. Mit Unterschrift beider Parteien.
Digitale Unterschrift vor Ort
Der Mieter unterschreibt auf dem Bildschirm, der Hausmeister bestätigt danach. Fertig. Das PDF wird sofort erstellt und kann direkt per E-Mail weitergeleitet werden.
Kein Nacharbeiten im Büro
Da alles während der Begehung erfasst wird, entfällt die Abschrift zuhause. Das spart Ihnen im Schnitt 30 bis 40 Minuten pro Übergabe.
Eine typische Übergabe mit Domudox, Schritt für Schritt
Objekt öffnen
Öffnen Sie das Protokoll für das betreffende Objekt. Stammdaten wie Adresse und Raumstruktur sind bereits hinterlegt, wenn Ihre Verwaltung Domudox im Team einsetzt.
Räume begehen und dokumentieren
Gehen Sie jeden Raum durch. Erfassen Sie Zustand, Mängel und Fotos direkt vor Ort, in der Reihenfolge, die für Sie passt.
Zählerstände eintragen
Strom, Gas, Wasser: Tragen Sie die Zählerstände in die dafür vorgesehenen Felder ein. Fotos der Zähler können direkt angehängt werden. Weitere Infos: Zählerstände beim Ein- und Auszug.
Unterschreiben und fertig
Beide Parteien unterschreiben am Ende auf dem Bildschirm. Das PDF wird automatisch generiert und per E-Mail versandt.
Für welche Tätigkeitsfelder Domudox passt
Domudox ist so gebaut, dass es ohne Einarbeitung funktioniert. Ob angestellter Hausmeister in einem Wohnungsbauunternehmen, selbstständiger Objektbetreuer mit mehreren Auftraggebern oder Haustechniker in einem Verwaltungsbüro: Die Bedienung ist in wenigen Minuten klar. Wer regelmäßig Begehungen durchführt, Einzüge und Auszüge dokumentiert oder bei Mieterwechseln eingebunden ist, findet in Domudox einen Ablauf, der besser funktioniert als alles auf Papier.
Nächste Übergabe digital abwickeln
Testen Sie Domudox bei Ihrer nächsten Begehung. Kostenlos, ohne Installation, ohne Vertrag.
Preise & Einstieg
Starten Sie kostenlos und testen Sie alle Funktionen direkt im Einsatz. Für größere Teams stehen erweiterte Pläne zur Verfügung.
Sie können sofort starten und erste Übergaben digital erfassen.
Der Einstieg ist kostenlos und ohne Verpflichtung.
Erweitern Sie Ihren Plan, sobald Sie mehr Funktionen benötigen.
Praxis für Teams
So arbeitet Domudox im Teamalltag
Diese Seiten profitieren von klaren Abläufen und einem zentralen Ort für Protokolle, Fotos und Übergaben. Deshalb zeigen wir hier die App eher im Verwaltungs- und Teamkontext.
Transparente Preise ohne versteckte Kosten
Starten Sie kostenlos und upgraden Sie, wenn Sie mehr brauchen. Monatlich kündbar.
Starter
Für erste Schritte und private Vermieter
Keine Kreditkarte erforderlich
Protokolle & Objekte
- Protokolle / Monat3
- Objekte3Legen Sie Ihre Objekte einmal an – mit Räumen, Zählern, Schlüsseln und Stammdaten. Bei jeder neuen Übergabe sind alle Daten sofort verfügbar.
- FotodokumentationFotos direkt bei der Übergabe aufnehmen und dem Protokoll zuordnen – für lückenlose Beweissicherung.
- Mobile NutzungProtokolle direkt vor Ort am Smartphone oder Tablet erstellen – kein Büro notwendig.
- Basis-PDFAutomatisch generiertes PDF-Protokoll mit allen erfassten Daten – direkt nach Abschluss verfügbar.
- Verlaufsansicht
- 100 MB SpeicherplatzProtokolle und Fotos werden bis zu 100 MB gespeichert.
Branding & Ausgabe
- Eigenes PDF-Branding
- Wohnungsgeberbestätigung
Team & Nutzer
- Teamfunktionen
Pro
Für regelmäßige Übergaben mit eigenem Branding
zzgl. MwSt.
Monatlich kündbar · zzgl. MwSt.
Protokolle & Objekte
- Protokolle / MonatAnzahl der Übergabeprotokolle pro Monat. Anpassbar von 10 bis 15.10
- ObjekteLegen Sie Ihre Objekte einmal an – mit Räumen, Zählern, Schlüsseln und Stammdaten. Bei jeder neuen Übergabe sind alle Daten sofort verfügbar. Anpassbar von 10 bis 30.10
- FotodokumentationFotos direkt bei der Übergabe aufnehmen und dem Protokoll zuordnen.
- Mobile NutzungProtokolle direkt vor Ort am Smartphone oder Tablet erstellen.
- Basis-PDFAutomatisch generiertes PDF-Protokoll mit allen erfassten Daten.
- VerlaufsansichtAlle Protokolle eines Objekts chronologisch – Einzug, Auszug. Sofort sehen was wann dokumentiert wurde.
- Unbegrenzter SpeicherplatzAlle Protokolle und Fotos werden dauerhaft gespeichert – ohne Speicherlimit.
Branding & Ausgabe
- Eigenes PDF-BrandingLogo und Firmenfarben im PDF-Protokoll.
- WohnungsgeberbestätigungBeim Einzug automatisch generieren – alle Daten aus dem Protokoll werden direkt übernommen. Gesetzlich vorgeschrieben nach §19 BMG.
Team & Nutzer
- Teamfunktionen
Verwaltung
Unbegrenzte Übergaben. Ihr Team. Ihr Logo.
zzgl. MwSt.
Monatlich kündbar · zzgl. MwSt.
Protokolle & Objekte
- Protokolle / MonatUnbegrenztUnbegrenzte Protokollerstellung pro Monat.
- ObjekteLegen Sie Ihre Objekte einmal an – mit Räumen, Zählern, Schlüsseln und Stammdaten. Bei jeder neuen Übergabe sind alle Daten sofort verfügbar. Anpassbar von 50 bis 1500.50
- FotodokumentationFotos direkt bei der Übergabe aufnehmen und dem Protokoll zuordnen.
- Mobile NutzungProtokolle direkt vor Ort am Smartphone oder Tablet erstellen.
- Basis-PDFAutomatisch generiertes PDF-Protokoll mit allen erfassten Daten.
- VerlaufsansichtAlle Protokolle eines Objekts chronologisch – Einzug, Auszug, Begehung. Sofort sehen was wann dokumentiert wurde.
- Unbegrenzter SpeicherplatzAlle Protokolle und Fotos werden dauerhaft gespeichert – ohne Speicherlimit.
Branding & Ausgabe
- Eigenes PDF-BrandingLogo und Firmenfarben im PDF-Protokoll.
- WohnungsgeberbestätigungBeim Einzug automatisch generieren – alle Daten aus dem Protokoll werden direkt übernommen. Gesetzlich vorgeschrieben nach §19 BMG.
Team & Nutzer
- TeamfunktionenMehrere Mitarbeiter arbeiten gemeinsam an Protokollen.
- NutzerAnzahl der Teammitglieder. Weitere Nutzer hinzubuchbar.1
Enterprise
Für große Bestände, Verwaltungsunternehmen und individuelle Anforderungen.
Jahresvertrag möglich · zzgl. MwSt.
Alle Preise zzgl. gesetzlicher MwSt. · Monatlich kündbar · Zahlungsbedingungen
Domudox in der Praxis
Die wichtigsten Arbeitsschritte direkt in der App
Die meisten Seiten auf dieser Website führen letztlich auf denselben Ablauf: Protokoll starten, Fotos zuordnen, Unterschriften holen und das PDF versenden. In Domudox passiert das in einem einzigen, durchgängigen Workflow.
