Digitale Wohnungsübergabe für Hausverwaltungen
Hausverwaltungen mit 50, 200 oder 500 Einheiten stehen vor derselben Herausforderung: Jede Übergabe kostet Zeit, produziert Papier und erfordert Nachbearbeitung. Betreuer fahren von Objekt zu Objekt, erstellen Protokolle auf unterschiedliche Weise und die Dokumentation landet verstreut auf verschiedenen Rechnern.
Domudox macht aus diesem fragmentierten Prozess einen durchgängigen digitalen Workflow. Von der Vorbereitung über die Begehung bis zum fertigen PDF – alles passiert in einem System.
Wo Hausverwaltungen bei Übergaben Zeit verlieren
Eine einzelne Wohnungsübergabe ist kein Problem. Aber wenn pro Monat 20, 30 oder mehr Übergaben anfallen, summiert sich der Aufwand erheblich. Der Betreuer verbringt 45 Minuten vor Ort, aber anschließend weitere 30 Minuten am Schreibtisch: Fotos sortieren, Protokoll abtippen, Kopien anfertigen, E-Mails versenden.
Bei 25 Übergaben pro Monat sind das über 12 Stunden reine Nachbearbeitung. Mit digitalen Übergabeprotokollen reduziert sich diese Zeit auf null – das fertige PDF entsteht automatisch noch während der Begehung.
Nachbearbeitung pro Übergabe mit Papier
Nachbearbeitung mit Domudox
Zeitersparnis pro Monat bei 25 Übergaben
Objektvorlagen: Einmal anlegen, immer wieder verwenden
Jede Wohnung in Ihrem Bestand wird einmalig als Objektvorlage angelegt. Adresse, Etage, Zimmeranzahl, besondere Ausstattung – alle Informationen stehen beim nächsten Mieterwechsel sofort bereit. Kein erneutes Eintippen, kein Suchen nach alten Unterlagen.
Bei der nächsten Übergabe genügt ein Klick auf das Objekt. Das Protokoll wird mit allen gespeicherten Daten vorausgefüllt. Der Betreuer ergänzt nur noch den aktuellen Zustand, macht Fotos und holt die Unterschriften ein.
Mehr über Objektvorlagen erfahren →
Objektvorlagen-Übersicht: Alle Ihre Immobilien mit gespeicherten Daten für schnelle Protokollerstellung.
Verlaufsansicht: Die komplette Historie jedes Objekts
Wann war die letzte Übergabe? Welche Mängel wurden damals festgestellt? Wer hat unterschrieben? Die Verlaufsansicht in Domudox zeigt alle vergangenen Protokolle chronologisch sortiert. Jedes Dokument ist mit einem Klick abrufbar.
Für Hausverwaltungen bedeutet das: Wenn ein Mieter nach zwei Jahren auszieht, vergleichen Sie den Einzugszustand direkt mit dem aktuellen Zustand. Ohne Aktenordner durchsuchen zu müssen. Ohne den Betreuer von damals fragen zu müssen.
Mehr über Verlauf und Archiv →
Verlaufsansicht: Chronologische Übersicht aller Übergaben für ein einzelnes Objekt.
Vor Ort arbeiten – ohne Laptop, ohne Papier
Ihre Betreuer brauchen nur ihr Smartphone oder Tablet. Domudox läuft im Browser auf jedem Gerät. Die Oberfläche ist für die Nutzung vor Ort optimiert: große Schaltflächen, klare Struktur, schnelle Erfassung.
Fotos werden direkt mit der Gerätekamera aufgenommen und automatisch dem richtigen Raum zugeordnet. Zählerstände lassen sich in wenigen Sekunden eintragen. Am Ende unterschreiben Mieter und Vermieter direkt auf dem Bildschirm.
Das Ergebnis: Ein vollständiges, professionelles Protokoll – erstellt in der Zeit, die sonst nur für die Begehung selbst benötigt wurde.
Mobile Erfassung: Der Betreuer arbeitet direkt vor Ort auf dem Smartphone.
Professionelle PDFs mit integrierter Fotodokumentation
Nach jeder Übergabe generiert Domudox automatisch ein vollständiges PDF-Dokument. Alle Angaben, Fotos, Zählerstände und Unterschriften sind strukturiert dargestellt. Das Dokument kann sofort per E-Mail an alle Beteiligten versendet werden.
Im Pro-Plan können Sie Ihr eigenes Logo und Branding im PDF hinterlegen. So wirken die Dokumente wie von Ihrer Hausverwaltung erstellt – professionell und einheitlich.
Mehr über Fotodokumentation im PDF →
Fertiges PDF-Protokoll: Fotos, Zählerstände und Unterschriften in einem Dokument.
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Der typische Workflow einer Hausverwaltung mit Domudox
Der Unterschied zwischen analogen und digitalen Prozessen wird im Alltag deutlich. Hier ein realistisches Szenario aus einer Verwaltung mit 120 Einheiten:
Mieterwechsel wird gemeldet
Die Hausverwaltung erhält die Kündigung. Im System wird das betroffene Objekt aufgerufen – alle Daten vom Einzug sind sofort sichtbar.
Termin und Vorbereitung
Der Betreuer startet ein neues Protokoll aus der bestehenden Objektvorlage. Adresse, Raumaufteilung und letzte Zählerstände sind bereits vorausgefüllt.
Begehung vor Ort
Mit dem Smartphone erfasst der Betreuer den aktuellen Zustand, fotografiert Mängel und trägt Zählerstände ein. Alles in einer Anwendung.
Unterschriften und Abschluss
Mieter und Vermieter unterschreiben digital. Das Protokoll wird abgeschlossen und das PDF automatisch generiert.
Versand und Archivierung
Das fertige PDF wird direkt per E-Mail an alle Beteiligten versendet. Im System bleibt es dauerhaft abrufbar – mit einem Klick.
Häufige Fragen zur digitalen Wohnungsübergabe
Wie lange dauert eine digitale Wohnungsübergabe mit Domudox?
Eine vollständige Übergabe dauert durchschnittlich 15 bis 25 Minuten – inklusive Fotodokumentation, Zählerständen und digitalen Unterschriften. Die Nachbereitung entfällt komplett, da das PDF sofort generiert wird.
Können mehrere Betreuer gleichzeitig mit der Software arbeiten?
Ja. Jeder Betreuer erhält einen eigenen Zugang und kann Protokolle unabhängig voneinander erstellen. Alle Daten werden zentral gespeichert und sind für berechtigte Personen sofort einsehbar.
Wie funktionieren die Objektvorlagen?
Einmal angelegte Objekte werden mit allen relevanten Daten gespeichert – Adresse, Raumaufteilung, Ausstattung. Bei der nächsten Übergabe starten Sie mit einem Klick ein neues Protokoll auf Basis dieser Vorlage.
Werden die Daten sicher gespeichert?
Alle Daten liegen auf deutschen Servern und werden verschlüsselt übertragen. Domudox ist vollständig DSGVO-konform. Mieterdaten werden vertraulich behandelt und sind nur für berechtigte Nutzer einsehbar.
Kann ich alte Protokolle nachträglich einsehen?
Ja. Die Verlaufsansicht zeigt alle vergangenen Übergaben chronologisch sortiert. Sie können jederzeit auf frühere Protokolle zugreifen, diese als PDF herunterladen oder erneut versenden.
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Protokolle & Objekte
- Protokolle / Monat3
- Objekte3Legen Sie Ihre Objekte einmal an – mit Räumen, Zählern, Schlüsseln und Stammdaten. Bei jeder neuen Übergabe sind alle Daten sofort verfügbar.
- FotodokumentationFotos direkt bei der Übergabe aufnehmen und dem Protokoll zuordnen – für lückenlose Beweissicherung.
- Mobile NutzungProtokolle direkt vor Ort am Smartphone oder Tablet erstellen – kein Büro notwendig.
- Basis-PDFAutomatisch generiertes PDF-Protokoll mit allen erfassten Daten – direkt nach Abschluss verfügbar.
- Verlaufsansicht
- 100 MB SpeicherplatzProtokolle und Fotos werden bis zu 100 MB gespeichert.
Branding & Ausgabe
- Eigenes PDF-Branding
- Wohnungsgeberbestätigung
Team & Nutzer
- Teamfunktionen
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Für regelmäßige Übergaben mit eigenem Branding
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Protokolle & Objekte
- Protokolle / MonatAnzahl der Übergabeprotokolle pro Monat. Anpassbar von 10 bis 15.10
- ObjekteLegen Sie Ihre Objekte einmal an – mit Räumen, Zählern, Schlüsseln und Stammdaten. Bei jeder neuen Übergabe sind alle Daten sofort verfügbar. Anpassbar von 10 bis 30.10
- FotodokumentationFotos direkt bei der Übergabe aufnehmen und dem Protokoll zuordnen.
- Mobile NutzungProtokolle direkt vor Ort am Smartphone oder Tablet erstellen.
- Basis-PDFAutomatisch generiertes PDF-Protokoll mit allen erfassten Daten.
- VerlaufsansichtAlle Protokolle eines Objekts chronologisch – Einzug, Auszug. Sofort sehen was wann dokumentiert wurde.
- Unbegrenzter SpeicherplatzAlle Protokolle und Fotos werden dauerhaft gespeichert – ohne Speicherlimit.
Branding & Ausgabe
- Eigenes PDF-BrandingLogo und Firmenfarben im PDF-Protokoll.
- WohnungsgeberbestätigungBeim Einzug automatisch generieren – alle Daten aus dem Protokoll werden direkt übernommen. Gesetzlich vorgeschrieben nach §19 BMG.
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- Protokolle / MonatUnbegrenztUnbegrenzte Protokollerstellung pro Monat.
- ObjekteLegen Sie Ihre Objekte einmal an – mit Räumen, Zählern, Schlüsseln und Stammdaten. Bei jeder neuen Übergabe sind alle Daten sofort verfügbar. Anpassbar von 50 bis 1500.50
- FotodokumentationFotos direkt bei der Übergabe aufnehmen und dem Protokoll zuordnen.
- Mobile NutzungProtokolle direkt vor Ort am Smartphone oder Tablet erstellen.
- Basis-PDFAutomatisch generiertes PDF-Protokoll mit allen erfassten Daten.
- VerlaufsansichtAlle Protokolle eines Objekts chronologisch – Einzug, Auszug, Begehung. Sofort sehen was wann dokumentiert wurde.
- Unbegrenzter SpeicherplatzAlle Protokolle und Fotos werden dauerhaft gespeichert – ohne Speicherlimit.
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Die wichtigsten Arbeitsschritte direkt in der App
Die meisten Seiten auf dieser Website führen letztlich auf denselben Ablauf: Protokoll starten, Fotos zuordnen, Unterschriften holen und das PDF versenden. In Domudox passiert das in einem einzigen, durchgängigen Workflow.
