Digitale Wohnungsübergabe für Hausverwaltungen
Hausverwaltungen mit 50, 200 oder 500 Einheiten stehen vor derselben Herausforderung: Jede Übergabe kostet Zeit, produziert Papier und erfordert Nachbearbeitung. Betreuer fahren von Objekt zu Objekt, erstellen Protokolle auf unterschiedliche Weise und die Dokumentation landet verstreut auf verschiedenen Rechnern.
Domudox macht aus diesem fragmentierten Prozess einen durchgängigen digitalen Workflow. Von der Vorbereitung über die Begehung bis zum fertigen PDF – alles passiert in einem System.
Wo Hausverwaltungen bei Übergaben Zeit verlieren
Eine einzelne Wohnungsübergabe ist kein Problem. Aber wenn pro Monat 20, 30 oder mehr Übergaben anfallen, summiert sich der Aufwand erheblich. Der Betreuer verbringt 45 Minuten vor Ort, aber anschließend weitere 30 Minuten am Schreibtisch: Fotos sortieren, Protokoll abtippen, Kopien anfertigen, E-Mails versenden.
Bei 25 Übergaben pro Monat sind das über 12 Stunden reine Nachbearbeitung. Mit digitalen Übergabeprotokollen reduziert sich diese Zeit auf null – das fertige PDF entsteht automatisch noch während der Begehung.
Nachbearbeitung pro Übergabe mit Papier
Nachbearbeitung mit Domudox
Zeitersparnis pro Monat bei 25 Übergaben
Objektvorlagen: Einmal anlegen, immer wieder verwenden
Jede Wohnung in Ihrem Bestand wird einmalig als Objektvorlage angelegt. Adresse, Etage, Zimmeranzahl, besondere Ausstattung – alle Informationen stehen beim nächsten Mieterwechsel sofort bereit. Kein erneutes Eintippen, kein Suchen nach alten Unterlagen.
Bei der nächsten Übergabe genügt ein Klick auf das Objekt. Das Protokoll wird mit allen gespeicherten Daten vorausgefüllt. Der Betreuer ergänzt nur noch den aktuellen Zustand, macht Fotos und holt die Unterschriften ein.
Mehr über Objektvorlagen erfahren →
Objektvorlagen-Übersicht: Alle Ihre Immobilien mit gespeicherten Daten für schnelle Protokollerstellung.
Verlaufsansicht: Die komplette Historie jedes Objekts
Wann war die letzte Übergabe? Welche Mängel wurden damals festgestellt? Wer hat unterschrieben? Die Verlaufsansicht in Domudox zeigt alle vergangenen Protokolle chronologisch sortiert. Jedes Dokument ist mit einem Klick abrufbar.
Für Hausverwaltungen bedeutet das: Wenn ein Mieter nach zwei Jahren auszieht, vergleichen Sie den Einzugszustand direkt mit dem aktuellen Zustand. Ohne Aktenordner durchsuchen zu müssen. Ohne den Betreuer von damals fragen zu müssen.
Mehr über Verlauf und Archiv →
Verlaufsansicht: Chronologische Übersicht aller Übergaben für ein einzelnes Objekt.
Vor Ort arbeiten – ohne Laptop, ohne Papier
Ihre Betreuer brauchen nur ihr Smartphone oder Tablet. Domudox läuft im Browser auf jedem Gerät. Die Oberfläche ist für die Nutzung vor Ort optimiert: große Schaltflächen, klare Struktur, schnelle Erfassung.
Fotos werden direkt mit der Gerätekamera aufgenommen und automatisch dem richtigen Raum zugeordnet. Zählerstände lassen sich in wenigen Sekunden eintragen. Am Ende unterschreiben Mieter und Vermieter direkt auf dem Bildschirm.
Das Ergebnis: Ein vollständiges, professionelles Protokoll – erstellt in der Zeit, die sonst nur für die Begehung selbst benötigt wurde.
Mobile Erfassung: Der Betreuer arbeitet direkt vor Ort auf dem Smartphone.
Professionelle PDFs mit integrierter Fotodokumentation
Nach jeder Übergabe generiert Domudox automatisch ein vollständiges PDF-Dokument. Alle Angaben, Fotos, Zählerstände und Unterschriften sind strukturiert dargestellt. Das Dokument kann sofort per E-Mail an alle Beteiligten versendet werden.
Im Pro-Plan können Sie Ihr eigenes Logo und Branding im PDF hinterlegen. So wirken die Dokumente wie von Ihrer Hausverwaltung erstellt – professionell und einheitlich.
Mehr über Fotodokumentation im PDF →
Fertiges PDF-Protokoll: Fotos, Zählerstände und Unterschriften in einem Dokument.
Starten Sie jetzt mit digitalen Übergaben
Testen Sie Domudox kostenlos und erleben Sie, wie viel einfacher Wohnungsübergaben sein können. Keine Kreditkarte, keine Verpflichtung.
Der typische Workflow einer Hausverwaltung mit Domudox
Der Unterschied zwischen analogen und digitalen Prozessen wird im Alltag deutlich. Hier ein realistisches Szenario aus einer Verwaltung mit 120 Einheiten:
Mieterwechsel wird gemeldet
Die Hausverwaltung erhält die Kündigung. Im System wird das betroffene Objekt aufgerufen – alle Daten vom Einzug sind sofort sichtbar.
Termin und Vorbereitung
Der Betreuer startet ein neues Protokoll aus der bestehenden Objektvorlage. Adresse, Raumaufteilung und letzte Zählerstände sind bereits vorausgefüllt.
Begehung vor Ort
Mit dem Smartphone erfasst der Betreuer den aktuellen Zustand, fotografiert Mängel und trägt Zählerstände ein. Alles in einer Anwendung.
Unterschriften und Abschluss
Mieter und Vermieter unterschreiben digital. Das Protokoll wird abgeschlossen und das PDF automatisch generiert.
Versand und Archivierung
Das fertige PDF wird direkt per E-Mail an alle Beteiligten versendet. Im System bleibt es dauerhaft abrufbar – mit einem Klick.
Häufige Fragen zur digitalen Wohnungsübergabe
Wie lange dauert eine digitale Wohnungsübergabe mit Domudox?
Eine vollständige Übergabe dauert durchschnittlich 15 bis 25 Minuten – inklusive Fotodokumentation, Zählerständen und digitalen Unterschriften. Die Nachbereitung entfällt komplett, da das PDF sofort generiert wird.
Können mehrere Betreuer gleichzeitig mit der Software arbeiten?
Ja. Jeder Betreuer erhält einen eigenen Zugang und kann Protokolle unabhängig voneinander erstellen. Alle Daten werden zentral gespeichert und sind für berechtigte Personen sofort einsehbar.
Wie funktionieren die Objektvorlagen?
Einmal angelegte Objekte werden mit allen relevanten Daten gespeichert – Adresse, Raumaufteilung, Ausstattung. Bei der nächsten Übergabe starten Sie mit einem Klick ein neues Protokoll auf Basis dieser Vorlage.
Werden die Daten sicher gespeichert?
Alle Daten liegen auf deutschen Servern und werden verschlüsselt übertragen. Domudox ist vollständig DSGVO-konform. Mieterdaten werden vertraulich behandelt und sind nur für berechtigte Nutzer einsehbar.
Kann ich alte Protokolle nachträglich einsehen?
Ja. Die Verlaufsansicht zeigt alle vergangenen Übergaben chronologisch sortiert. Sie können jederzeit auf frühere Protokolle zugreifen, diese als PDF herunterladen oder erneut versenden.
Verwandte Themen
Übergabeprotokoll für Hausverwaltungen
Digitale Protokolle im Verwaltungsalltag
Fotodokumentation bei der Übergabe
Mängel und Zustände visuell festhalten
Objektvorlagen für Übergaben
Wiederkehrende Daten effizient nutzen
Wohnungsübergabe App
Mobile Erfassung direkt vor Ort
Schadendokumentation digital
Zentrale Nachweise für alle Schäden
Protokolle ohne Papier
Papierlose Prozesse für Verwaltungen
Transparente Preise ohne versteckte Kosten
Starten Sie kostenlos und upgraden Sie, wenn Sie mehr brauchen. Keine Einrichtungsgebühren, monatlich kündbar.
Starter
- Bis zu 3 Protokolle pro Monat Erstellen Sie bis zu 3 Übergabeprotokolle monatlich. Ideal für Vermieter mit wenigen Wohnungen.
- 3 Objektvorlagen Speichern Sie bis zu 3 Objektvorlagen, um wiederkehrende Protokolle schneller zu erstellen.
- Fotodokumentation Fügen Sie Fotos direkt in das Protokoll ein, um den Zustand der Wohnung visuell festzuhalten.
- Digitale Unterschriften Lassen Sie die Parteien digital unterschreiben, direkt am Tablet oder Handy.
- PDF-Generierung & E-Mail-Versand Generieren Sie professionelle PDFs und versenden Sie diese direkt per E-Mail an alle Beteiligten.
- Support per E-Mail Unser Support-Team hilft Ihnen bei Fragen und Problemen per E-Mail weiter.
- 100 MB Speicherplatz Speicherplatz für Ihre Fotos und Dokumente. Ausreichend für mehrere Protokolle mit Bildern.
- Domudox Logo entfernt im PDF
- Eigenes Logo & Branding im PDF
- Wohnungsgeberbestätigung (automatisch erstellen & PDF)
- Keine Team-Funktionen
Pro
- Unbegrenzte Protokolle Erstellen Sie so viele Übergabeprotokolle wie Sie benötigen – ohne monatliches Limit.
- 50 Objektvorlagen Speichern Sie bis zu 50 Objektvorlagen für schnellere Protokollerstellung bei vielen Objekten.
- Fotodokumentation Fügen Sie Fotos direkt in das Protokoll ein, um den Zustand der Wohnung visuell festzuhalten.
- Digitale Unterschriften Lassen Sie die Parteien digital unterschreiben, direkt am Tablet oder Handy.
- PDF-Generierung & E-Mail-Versand Generieren Sie professionelle PDFs und versenden Sie diese direkt per E-Mail an alle Beteiligten.
- Support per E-Mail Unser Support-Team hilft Ihnen bei Fragen und Problemen per E-Mail weiter.
- Unbegrenzter Speicherplatz Laden Sie beliebig viele Fotos und Dokumente hoch – ohne Speicherlimit.
- Domudox Logo entfernt im PDF Das Domudox-Logo wird nicht mehr im generierten PDF angezeigt. Für ein professionelleres Erscheinungsbild.
- Eigenes Logo & Branding im PDF Laden Sie Ihr eigenes Logo hoch und passen Sie das PDF-Design an Ihre Marke an.
- Wohnungsgeberbestätigung (automatisch erstellen & PDF) Erstellen Sie automatisch eine Wohnungsgeberbestätigung als PDF – direkt aus dem Protokoll heraus.
- Team-Funktionen mit 3 Benutzern Laden Sie bis zu 3 Teammitglieder ein, um gemeinsam Protokolle zu erstellen und zu verwalten.
Enterprise
- Alle Pro-Funktionen Enthält alle Funktionen des Pro-Plans als Grundlage für Ihr Enterprise-Paket.
- 50+ Objektvorlagen Speichern Sie mehr als 50 Objektvorlagen für große Immobilienportfolios.
- 3+ Benutzer Fügen Sie mehr als 3 Teammitglieder hinzu – ideal für größere Verwaltungen.
- Prioritäts-Support Erhalten Sie bevorzugten Support mit kürzeren Antwortzeiten und direktem Ansprechpartner.
- Individuelle Integrationen Wir entwickeln individuelle Anbindungen an Ihre bestehenden Systeme und Software.
Sie können Ihren Plan jederzeit upgraden oder downgraden und Teammitglieder nach Bedarf hinzufügen oder entfernen. Der Einstieg ist kostenlos und ohne Verpflichtung. Siehe AGB.