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Objekt vorbereiten
Stammdaten der Wohnung einmalig hinterlegen und als wiederverwendbare Vorlage speichern. Beim nächsten Termin öffnen Sie direkt die vorbereitete Vorlage.
Wohnungsübergabe Prozess für Hausverwaltungen
Unterschiedliche Abläufe bei der Wohnungsübergabe führen zu Fehlern, Mehraufwand und Rückfragen. Hausverwaltungen, die täglich mehrere Übergaben koordinieren, brauchen einen klaren, wiederholbaren Prozess — unabhängig davon, welcher Mitarbeiter den Termin durchführt.
Mit Domudox standardisieren Sie jeden Schritt: von der Erfassung des Wohnungszustands über Fotos und Zählerstände bis hin zur digitalen Unterschrift und dem fertigen PDF. Das Ergebnis ist ein einheitliches Übergabeprotokoll für Hausverwaltungen, das sich jederzeit abrufen lässt.
Warum fehlende Standards bei Übergaben teuer werden
In vielen Hausverwaltungen gibt es keinen einheitlichen Ablauf für die Wohnungsübergabe. Jeder Mitarbeiter dokumentiert auf seine Weise: der eine fotografiert ausführlich, der andere notiert nur kurz. Das führt dazu, dass Übergabeprotokolle in Qualität und Vollständigkeit stark schwanken.
Genau dann entstehen Probleme — wenn Mieter nach Wochen Rückfragen stellen oder wenn die Kautionsabrechnung unklar ist. Wer kein vollständiges Fotodokumentations-Protokoll vorweisen kann, steht im Zweifelsfall schwächer da.
Hinzu kommt der Aufwand durch fehlende Wiederverwendbarkeit: Stammdaten werden immer neu eingetippt, Vorlagen fehlen, Abläufe unterscheiden sich je nach Objekt. Ein standardisierter digitaler Prozess löst all das auf einmal.
So läuft ein standardisierter Übergabeprozess mit Domudox ab
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Übergabe dokumentieren
Fotos, Mängel und Zählerstände direkt vor Ort im Protokoll erfassen. Jedes Bild wird dem richtigen Raum zugeordnet, nichts geht verloren.
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Abschließen und archivieren
Beide Parteien unterschreiben digital, das fertige PDF wird sofort per E-Mail versandt und im Verlauf archiviert — jederzeit abrufbar.
Was ein einheitlicher Prozess konkret bringt
- ✓ Verlässliche Qualität: Jede Übergabe wird gleich dokumentiert — unabhängig davon, wer vor Ort ist oder wie viel Erfahrung der Mitarbeiter hat.
- ✓ Weniger Rückfragen: Vollständige Protokolle mit Fotos reduzieren Unklarheiten bei Mietern und schützen bei Streitigkeiten über Kautionsabzüge.
- ✓ Zeitersparnis im Team: Vorlagen, Stammdaten und wiederverwendbare Daten sparen bei jeder Übergabe wertvolle Minuten.
- ✓ DSGVO-konform: Alle Daten werden sicher verarbeitet. Mehr dazu auf der DSGVO-Seite.
- ✓ Skalierbar: Egal ob 10 oder 500 Einheiten — der gleiche Prozess funktioniert für jede Bestandsgröße.
Häufige Fragen zum Übergabeprozess
Wie lange dauert die Einrichtung?
In der Regel reichen 15 bis 30 Minuten, um die ersten Objektvorlagen anzulegen und einen Testlauf durchzuführen. Danach ist jede weitere Übergabe in wenigen Minuten vorbereitet.
Können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig arbeiten?
Ja. Domudox ist für Teams ausgelegt. Jeder Mitarbeiter arbeitet mit dem gleichen Prozess, die Protokolle landen zentral im Archiv der Hausverwaltung.
Was passiert mit den fertigen Protokollen?
Jedes Protokoll wird als PDF gespeichert und ist im digitalen Verlauf der Verwaltung dauerhaft archiviert. So haben Sie bei Rückfragen jederzeit Zugriff auf vollständige Dokumentation.
Weiterführende Seiten für Hausverwaltungen
Digitales Übergabeprotokoll
Hauptseite für Hausverwaltungen mit vollständigem Funktionsüberblick.
Übergabeprotokoll für Hausverwaltungen
Alle Features speziell für Verwaltungsgesellschaften.
Mehrere Wohnungen verwalten
Effizienz bei größeren Beständen mit einheitlichen Prozessen.
Schadendokumentation
Schäden rechtssicher und nachvollziehbar erfassen.
Papierlos arbeiten
Übergaben komplett ohne Ausdrucke und Papierordner.
Digitalisierung starten
Erste Schritte zur digitalen Hausverwaltung.
Übergaben jetzt standardisieren
Kostenlos starten — keine Installation, keine Kreditkarte, sofort einsatzbereit.
Preise & Einstieg
Starten Sie kostenlos und testen Sie alle Funktionen direkt im Einsatz. Für größere Teams stehen erweiterte Pläne zur Verfügung.
Sie können sofort starten und erste Übergaben digital erfassen.
Der Einstieg ist kostenlos und ohne Verpflichtung.
Erweitern Sie Ihren Plan, sobald Sie mehr Funktionen benötigen.
Digitale Übergabe
Die Übergabe in der App statt auf Papier
Die zentralen Schritte sind immer gleich: Räume erfassen, Fotos zuordnen, Unterschriften sichern und das PDF versenden. Darum nutzen wir hier sichtbare Übergabe-Screens statt generischer Bilder.
Preise
Transparente Preise ohne versteckte Kosten
Starten Sie kostenlos und upgraden Sie, wenn Sie mehr brauchen. Monatlich kündbar.
Starter
Für erste Schritte und private Vermieter
0 € Kostenlos
Kostenlos starten
Keine Kreditkarte erforderlich
Protokolle & Objekte
- Protokolle / Monat3
- Objekte3Legen Sie Ihre Objekte einmal an – mit Räumen, Zählern, Schlüsseln und Stammdaten. Bei jeder neuen Übergabe sind alle Daten sofort verfügbar.
- FotodokumentationFotos direkt bei der Übergabe aufnehmen und dem Protokoll zuordnen – für lückenlose Beweissicherung.
- Mobile NutzungProtokolle direkt vor Ort am Smartphone oder Tablet erstellen – kein Büro notwendig.
- Basis-PDFAutomatisch generiertes PDF-Protokoll mit allen erfassten Daten – direkt nach Abschluss verfügbar.
- Verlaufsansicht
- 100 MB SpeicherplatzProtokolle und Fotos werden bis zu 100 MB gespeichert.
Branding & Ausgabe
- Eigenes PDF-Branding
- Wohnungsgeberbestätigung
Team & Nutzer
- Teamfunktionen
Beliebt
Pro
Für regelmäßige Übergaben mit eigenem Branding
5,00 € / Monat
zzgl. MwSt.
Jetzt upgraden
Monatlich kündbar · zzgl. MwSt.
Protokolle & Objekte
- Protokolle / MonatAnzahl der Übergabeprotokolle pro Monat. Anpassbar von 10 bis 15.10
- ObjekteLegen Sie Ihre Objekte einmal an – mit Räumen, Zählern, Schlüsseln und Stammdaten. Bei jeder neuen Übergabe sind alle Daten sofort verfügbar. Anpassbar von 10 bis 30.10
- FotodokumentationFotos direkt bei der Übergabe aufnehmen und dem Protokoll zuordnen.
- Mobile NutzungProtokolle direkt vor Ort am Smartphone oder Tablet erstellen.
- Basis-PDFAutomatisch generiertes PDF-Protokoll mit allen erfassten Daten.
- VerlaufsansichtAlle Protokolle eines Objekts chronologisch – Einzug, Auszug. Sofort sehen was wann dokumentiert wurde.
- Unbegrenzter SpeicherplatzAlle Protokolle und Fotos werden dauerhaft gespeichert – ohne Speicherlimit.
Branding & Ausgabe
- Eigenes PDF-BrandingLogo und Firmenfarben im PDF-Protokoll.
- WohnungsgeberbestätigungBeim Einzug automatisch generieren – alle Daten aus dem Protokoll werden direkt übernommen. Gesetzlich vorgeschrieben nach §19 BMG.
Team & Nutzer
- Teamfunktionen
Verwaltung
Unbegrenzte Übergaben. Ihr Team. Ihr Logo.
15,00 € / Monat
zzgl. MwSt.
Jetzt starten
Monatlich kündbar · zzgl. MwSt.
Protokolle & Objekte
- Protokolle / MonatUnbegrenztUnbegrenzte Protokollerstellung pro Monat.
- ObjekteLegen Sie Ihre Objekte einmal an – mit Räumen, Zählern, Schlüsseln und Stammdaten. Bei jeder neuen Übergabe sind alle Daten sofort verfügbar. Anpassbar von 50 bis 1500.50
- FotodokumentationFotos direkt bei der Übergabe aufnehmen und dem Protokoll zuordnen.
- Mobile NutzungProtokolle direkt vor Ort am Smartphone oder Tablet erstellen.
- Basis-PDFAutomatisch generiertes PDF-Protokoll mit allen erfassten Daten.
- VerlaufsansichtAlle Protokolle eines Objekts chronologisch – Einzug, Auszug, Begehung. Sofort sehen was wann dokumentiert wurde.
- Unbegrenzter SpeicherplatzAlle Protokolle und Fotos werden dauerhaft gespeichert – ohne Speicherlimit.
Branding & Ausgabe
- Eigenes PDF-BrandingLogo und Firmenfarben im PDF-Protokoll.
- WohnungsgeberbestätigungBeim Einzug automatisch generieren – alle Daten aus dem Protokoll werden direkt übernommen. Gesetzlich vorgeschrieben nach §19 BMG.
Team & Nutzer
- TeamfunktionenMehrere Mitarbeiter arbeiten gemeinsam an Protokollen.
- NutzerAnzahl der Teammitglieder. Weitere Nutzer hinzubuchbar.1
Enterprise
Für große Bestände, Verwaltungsunternehmen und individuelle Anforderungen.
Auf Anfrage Individuelles Angebot
Jahresvertrag möglich · zzgl. MwSt.
Unbegrenzte Nutzer Beliebig viele Teammitglieder möglich
Alle Verwaltung Funktionen inklusive
Großer Immobilienbestand Tausende Objekte ohne Limit
Alle Preise zzgl. gesetzlicher MwSt. · Monatlich kündbar · Zahlungsbedingungen
Wohnungsübergabe vor Ort
Digitale Übergaben vor Ort direkt in der App
Auf dieser Seite geht es um die konkrete Wohnungsübergabe vor Ort. Domudox bündelt Raumdokumentation, Fotos, Unterschriften und PDF-Erstellung in einem Ablauf.