Digitale Wohnungsübergabe in der WG
Wohngemeinschaften sind dynamisch. Bewohner kommen und gehen – manchmal alle paar Monate. Für Vermieter und Hauptmieter bedeutet das: regelmäßige Übergaben, und bei jeder einzelnen die Frage, wie der Zustand dokumentiert wird.
Domudox macht diese wiederkehrende Aufgabe effizient: Das Objekt ist angelegt, die Vorlage steht. Bei jedem Bewohnerwechsel erstellen Sie in Minuten ein neues Protokoll. Über die Jahre entsteht so eine lückenlose Dokumentation – unverzichtbar für die Kautionsabrechnung.
Das Kautionsproblem in Wohngemeinschaften
Stellen Sie sich vor: In einer 3er-WG wechseln über 5 Jahre insgesamt 8 verschiedene Bewohner. Beim finalen Auszug aller Bewohner stellt der Vermieter Schäden fest. Wer ist verantwortlich? Bewohner 3, der vor 4 Jahren ausgezogen ist? Oder Bewohner 7, der erst seit einem Monat da war?
Ohne Übergabeprotokolle bei jedem Wechsel ist diese Frage nicht zu beantworten. Der Vermieter hat keine Handhabe, die Bewohner streiten, die Kaution wird zum Streitfall.
Mit einem Protokoll bei jedem Bewohnerwechsel ist die Sachlage klar: Jedes Dokument zeigt den Zustand zum Zeitpunkt der Übergabe. Neue Schäden lassen sich dem Zeitraum und damit dem Bewohner zuordnen.
Der WG-Übergabe-Workflow mit Domudox
Objekt einmalig anlegen
Adresse, Objekttyp „WG-Zimmer", Bereiche (Zimmer, Küche, Bad, Flur) hinterlegen. Das dauert 5 Minuten und gilt für alle zukünftigen Übergaben.
Protokoll bei Auszug erstellen
Objekt auswählen, Protokoll starten, Zustand dokumentieren, Fotos machen, unterschreiben lassen. Der ausziehende Bewohner bestätigt den dokumentierten Zustand.
Protokoll bei Einzug erstellen
Neuer Bewohner? Neues Protokoll. Diesmal dokumentiert der Einziehende den Zustand bei Übernahme. So hat er einen Beleg für den Zustand bei seinem Einzug.
Verlauf nutzen
Alle Protokolle bleiben unter demselben Objekt gespeichert. Über die Jahre entsteht eine lückenlose Dokumentation aller Bewohnerwechsel.
WG-Übergaben professionell dokumentieren
Legen Sie Ihre WG als Objekt an und erstellen Sie bei jedem Bewohnerwechsel ein sauberes Protokoll.
Kostenlos startenHäufige Fragen
Wie oft sollte in einer WG ein Protokoll erstellt werden?
Bei jedem Bewohnerwechsel. Egal ob Ein- oder Auszug – jedes Mal sollte der Zustand dokumentiert werden. Nur so lässt sich bei der Kautionsabrechnung nachvollziehen, wer für was verantwortlich ist.
Reicht ein Protokoll für die gesamte WG?
Nein. Jeder Bewohnerwechsel bekommt ein eigenes Protokoll. So können Sie den Zustand zu jedem Zeitpunkt nachvollziehen – nicht nur den aktuellen.
Was passiert mit dem Protokoll, wenn der Hauptmieter wechselt?
Beim Wechsel des Hauptmieters wird idealerweise die gesamte Wohnung neu dokumentiert – nicht nur das Zimmer. Domudox unterstützt beide Szenarien: Zimmer-Übergabe und Komplett-Übergabe.
Brauchen alle WG-Bewohner einen Domudox-Account?
Nein. Nur der Vermieter oder Hauptmieter braucht einen Account. Die anderen Parteien unterschreiben auf seinem Gerät. Das PDF wird anschließend an alle per E-Mail versendet.
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Protokolle & Objekte
- Protokolle / Monat3
- Objekte3Legen Sie Ihre Objekte einmal an – mit Räumen, Zählern, Schlüsseln und Stammdaten. Bei jeder neuen Übergabe sind alle Daten sofort verfügbar.
- FotodokumentationFotos direkt bei der Übergabe aufnehmen und dem Protokoll zuordnen – für lückenlose Beweissicherung.
- Mobile NutzungProtokolle direkt vor Ort am Smartphone oder Tablet erstellen – kein Büro notwendig.
- Basis-PDFAutomatisch generiertes PDF-Protokoll mit allen erfassten Daten – direkt nach Abschluss verfügbar.
- Verlaufsansicht
- 100 MB SpeicherplatzProtokolle und Fotos werden bis zu 100 MB gespeichert.
Branding & Ausgabe
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Team & Nutzer
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- Protokolle / MonatAnzahl der Übergabeprotokolle pro Monat. Anpassbar von 10 bis 15.10
- ObjekteLegen Sie Ihre Objekte einmal an – mit Räumen, Zählern, Schlüsseln und Stammdaten. Bei jeder neuen Übergabe sind alle Daten sofort verfügbar. Anpassbar von 10 bis 30.10
- FotodokumentationFotos direkt bei der Übergabe aufnehmen und dem Protokoll zuordnen.
- Mobile NutzungProtokolle direkt vor Ort am Smartphone oder Tablet erstellen.
- Basis-PDFAutomatisch generiertes PDF-Protokoll mit allen erfassten Daten.
- VerlaufsansichtAlle Protokolle eines Objekts chronologisch – Einzug, Auszug. Sofort sehen was wann dokumentiert wurde.
- Unbegrenzter SpeicherplatzAlle Protokolle und Fotos werden dauerhaft gespeichert – ohne Speicherlimit.
Branding & Ausgabe
- Eigenes PDF-BrandingLogo und Firmenfarben im PDF-Protokoll.
- WohnungsgeberbestätigungBeim Einzug automatisch generieren – alle Daten aus dem Protokoll werden direkt übernommen. Gesetzlich vorgeschrieben nach §19 BMG.
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- ObjekteLegen Sie Ihre Objekte einmal an – mit Räumen, Zählern, Schlüsseln und Stammdaten. Bei jeder neuen Übergabe sind alle Daten sofort verfügbar. Anpassbar von 50 bis 1500.50
- FotodokumentationFotos direkt bei der Übergabe aufnehmen und dem Protokoll zuordnen.
- Mobile NutzungProtokolle direkt vor Ort am Smartphone oder Tablet erstellen.
- Basis-PDFAutomatisch generiertes PDF-Protokoll mit allen erfassten Daten.
- VerlaufsansichtAlle Protokolle eines Objekts chronologisch – Einzug, Auszug, Begehung. Sofort sehen was wann dokumentiert wurde.
- Unbegrenzter SpeicherplatzAlle Protokolle und Fotos werden dauerhaft gespeichert – ohne Speicherlimit.
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