Digitale Unterschriften für Übergabeprotokolle

Was sind digitale Unterschriften?

Eine digitale Unterschrift ist das elektronische Äquivalent zur handschriftlichen Signatur. Sie bestätigt, dass eine Person einem Dokument zustimmt. Bei Übergabeprotokollen dokumentiert sie, dass Vermieter und Mieter den Inhalt anerkennen.

Die Unterschrift erfolgt direkt auf dem Bildschirm eines Smartphones oder Tablets. Mit dem Finger oder einem Stift wird auf dem Display unterschrieben. Das Ergebnis wird im Dokument gespeichert und ist dauerhaft mit dem Protokoll verbunden.

Rechtliche Grundlagen in Deutschland

In Deutschland sind elektronische Unterschriften durch die eIDAS-Verordnung und das Bürgerliche Gesetzbuch geregelt. Für Übergabeprotokolle reicht in der Regel eine einfache elektronische Signatur aus.

Das Übergabeprotokoll ist kein Vertrag im eigentlichen Sinne, sondern eine Bestandsaufnahme. Es dokumentiert den Zustand der Wohnung zum Zeitpunkt der Übergabe. Für diese Art von Dokumenten ist keine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich.

Die Unterschrift beider Parteien bestätigt, dass sie bei der Übergabe anwesend waren und den dokumentierten Zustand zur Kenntnis genommen haben. Im Streitfall dient das unterschriebene Protokoll als Beweismittel.

Vorteile gegenüber der klassischen Unterschrift

Sofortige Verfügbarkeit

Nach der Unterschrift ist das Protokoll fertig. Kein Ausdrucken, kein Scannen. Das Dokument kann sofort per E-Mail an alle Beteiligten versendet werden. Jeder hat innerhalb von Minuten seine Kopie.

Bessere Lesbarkeit

Handschriftliche Unterschriften auf Papier werden oft undeutlich fotografiert oder schlecht gescannt. Die digitale Erfassung stellt sicher, dass die Signatur immer klar erkennbar ist.

Zeitstempel inklusive

Jede digitale Unterschrift wird mit dem genauen Zeitpunkt versehen. Datum und Uhrzeit werden automatisch erfasst und können nicht nachträglich geändert werden. Das erhöht die Beweiskraft des Dokuments.

Keine Medienbrüche

Bei der klassischen Methode wechseln Sie zwischen digitalem Protokoll, Ausdruck, Unterschrift auf Papier und erneutem Digitalisieren. Mit digitaler Signatur bleibt alles in einem Format.

Wie funktioniert es bei Domudox?

Protokoll erstellen

Sie durchlaufen das Protokoll wie gewohnt. Alle Räume werden erfasst, Fotos gemacht, Zählerstände notiert. Am Ende steht das fertige Dokument.

Unterschriften sammeln

Im letzten Schritt erscheint ein Unterschriftsfeld auf dem Bildschirm. Zuerst unterschreibt der Vermieter oder dessen Vertreter, dann der Mieter. Jeder unterschreibt mit dem Finger direkt auf dem Display.

Protokoll abschließen

Nach beiden Unterschriften wird das Protokoll finalisiert. Ein PDF wird erstellt, das alle Inhalte einschließlich der Signaturen enthält. Änderungen sind danach nicht mehr möglich.

Versand an alle Parteien

Das fertige PDF kann direkt per E-Mail versendet werden. Alle Beteiligten erhalten eine identische Kopie des Protokolls. Die Originaldaten bleiben sicher gespeichert.

Sicherheit und Integrität

Digitale Dokumente können theoretisch verändert werden. Deshalb ist es wichtig, dass das System die Integrität des Protokolls sicherstellt. Bei Domudox werden alle Daten verschlüsselt gespeichert. Nach dem Abschluss ist das Protokoll schreibgeschützt.

Die Zeitstempel der Unterschriften sind an das Dokument gebunden und nicht manipulierbar. Jede Änderung am Protokoll würde die digitale Signatur ungültig machen. So ist sichergestellt, dass das Dokument nachträglich nicht verfälscht wurde.

Häufige Fragen zur digitalen Unterschrift

Was passiert, wenn jemand nicht digital unterschreiben möchte?

In seltenen Fällen lehnen Parteien die digitale Signatur ab. Sie können das Protokoll dann ausdrucken und klassisch unterschreiben lassen. Das fertige Dokument wird anschließend eingescannt und archiviert.

Kann ich das Protokoll nachträglich ändern?

Nach dem Abschluss mit Unterschriften ist das Protokoll gesperrt. Änderungen sind nicht mehr möglich. Bei Fehlern muss ein neues Protokoll erstellt werden, das beide Parteien erneut unterschreiben.

Wie lange werden die Protokolle gespeichert?

Ihre Protokolle bleiben dauerhaft gespeichert, solange Ihr Konto aktiv ist. Wir empfehlen, wichtige Dokumente zusätzlich lokal zu sichern.

Gilt die digitale Unterschrift vor Gericht?

Ja, digital unterschriebene Übergabeprotokolle werden als Beweismittel anerkannt. Die Zeitstempel und die Dokumentation der Signatur erhöhen sogar die Beweiskraft gegenüber schlecht lesbaren handschriftlichen Unterschriften.